電話管理辦法試行一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電話使用管理，規(guī)范電話使用行為，提高工作效率，節(jié)約通訊費(fèi)用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工。（三）基本原則1.確保工作通訊暢通原則，保障公司各項(xiàng)工作的正常開展。2.合理使用、節(jié)約費(fèi)用原則，避免不必要的電話費(fèi)用支出。3.規(guī)范管理、責(zé)任明確原則，明確各部門及員工在電話使用中的職責(zé)。二、電話管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司電話系統(tǒng)的日常維護(hù)與管理，包括線路檢查、設(shè)備維修等，確保電話系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.制定電話費(fèi)用預(yù)算，并監(jiān)控費(fèi)用支出情況，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。3.對員工電話使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。（二）各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電話使用的管理和監(jiān)督，教育引導(dǎo)員工正確使用電話。2.控制本部門電話費(fèi)用支出，對異常費(fèi)用及時進(jìn)行調(diào)查和處理。3.配合行政部門做好電話系統(tǒng)的相關(guān)工作。（三）員工職責(zé)1.遵守本辦法規(guī)定，正確、合理使用公司電話，不得利用公司電話辦理私人事務(wù)。2.愛護(hù)電話設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸。3.發(fā)現(xiàn)電話故障及時向行政部門報告。三、電話使用規(guī)范（一）工作電話使用1.員工應(yīng)確保在工作時間內(nèi)隨時接聽工作電話，及時處理工作事務(wù)。接聽電話時應(yīng)使用禮貌用語，如“您好，[公司名稱]”等。2.撥打電話前應(yīng)明確通話目的，組織好語言，提高通話效率。通話結(jié)束時應(yīng)禮貌道別，待對方掛斷電話后再放下聽筒。3.嚴(yán)禁使用公司電話撥打與工作無關(guān)的長途電話、聲訊電話等，如因工作需要撥打長途電話，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人申請并經(jīng)批準(zhǔn)。（二）特殊情況電話使用1.因緊急工作需要在非工作時間使用公司電話的，應(yīng)在事后及時向部門負(fù)責(zé)人說明情況。2.員工因出差等原因需要臨時使用外地電話的，應(yīng)盡量使用當(dāng)?shù)毓搽娫捇蚴褂霉窘y(tǒng)一辦理的通訊套餐，費(fèi)用自理。（三）禁止行為1.禁止利用公司電話聊天、玩游戲、炒股等與工作無關(guān)的活動。2.禁止將公司電話轉(zhuǎn)接給外部人員用于私人通話。3.禁止故意損壞電話設(shè)備或干擾電話系統(tǒng)正常運(yùn)行。四、電話費(fèi)用管理（一）費(fèi)用核算1.公司電話費(fèi)用采用統(tǒng)一核算方式，由行政部門每月根據(jù)電話使用記錄進(jìn)行費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。2.費(fèi)用核算范圍包括固定電話月租費(fèi)、通話費(fèi)、長途費(fèi)、短信費(fèi)等。（二）費(fèi)用報銷1.員工因工作需要產(chǎn)生的電話費(fèi)用，按照公司相關(guān)費(fèi)用報銷規(guī)定進(jìn)行報銷。報銷時應(yīng)提供有效的發(fā)票和通話記錄清單等相關(guān)憑證。2.行政部門應(yīng)定期對電話費(fèi)用報銷情況進(jìn)行審核，對不符合報銷規(guī)定的費(fèi)用不予報銷。（三）費(fèi)用控制1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和歷史費(fèi)用數(shù)據(jù)，制定合理的電話費(fèi)用預(yù)算，并嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。2.如發(fā)現(xiàn)電話費(fèi)用異常增長，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查分析，找出原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行控制。五、電話設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.行政部門根據(jù)工作需要為各部門配置必要的電話設(shè)備，并做好設(shè)備登記工作。2.新員工入職時，由行政部門負(fù)責(zé)為其配備工作所需的電話設(shè)備。（二）設(shè)備維護(hù)1.行政部門定期對電話設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.員工應(yīng)愛護(hù)電話設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝或更換設(shè)備部件。如因個人原因造成設(shè)備損壞，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。（三）設(shè)備更新1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，行政部門應(yīng)適時對電話設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，以滿足工作需要。2.電話設(shè)備更新應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行審批和采購。六、監(jiān)督與檢查（一）日常監(jiān)督1.行政部門定期對員工電話使用情況進(jìn)行抽查，檢查是否存在違規(guī)使用電話的行為。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門員工電話使用情況的日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（二）專項(xiàng)檢查1.行政部門不定期組織電話使用情況專項(xiàng)檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行集中整治。2.專項(xiàng)檢查結(jié)果將作為員工績效考核的參考依據(jù)之一。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.因違規(guī)使用電話給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對多次違