科技檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司科技檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮科技檔案在公司科技創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)交流等方面的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在科技研發(fā)、生產(chǎn)制造、工程建設(shè)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類科技檔案的管理。（三）定義本辦法所稱科技檔案，是指公司在從事科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)建設(shè)、科技管理等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類科學(xué)原則按照科技檔案的形成領(lǐng)域、專業(yè)性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。3.安全保密原則加強(qiáng)科技檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.服務(wù)利用原則充分發(fā)揮科技檔案的作用，為公司的科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理、技術(shù)創(chuàng)新等提供有效服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司科技檔案管理的規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司科技檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立和維護(hù)公司科技檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)科技檔案的信息化管理。4.對公司各部門科技檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5.組織開展科技檔案的鑒定、銷毀工作。6.開發(fā)利用科技檔案信息資源，為公司提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門科技檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的科技檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好科技檔案的鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門科技檔案的查閱、借閱等利用工作，并按照規(guī)定做好登記和歸還手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做好科技檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、科技檔案的形成與收集（一）形成范圍1.科研項(xiàng)目檔案包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、可行性研究報(bào)告、任務(wù)書、開題報(bào)告、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、測試報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、研究成果報(bào)告、專利申請文件、論文發(fā)表等。2.產(chǎn)品檔案包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品說明書、用戶手冊等。3.工程建設(shè)檔案包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、工程招投標(biāo)文件、施工組織設(shè)計(jì)、施工記錄、工程變更文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.技術(shù)改造檔案包括技術(shù)改造項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、技術(shù)方案、設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、技術(shù)總結(jié)、驗(yàn)收報(bào)告等。5.設(shè)備儀器檔案包括設(shè)備儀器購置合同、技術(shù)資料、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢修記錄、報(bào)廢鑒定等。6.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案包括專利申請文件、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記文件、技術(shù)秘密保護(hù)文件等。7.其他科技檔案包括科技會(huì)議文件、技術(shù)交流材料、科技成果獎(jiǎng)勵(lì)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)科技檔案的形成和收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.科技檔案的形成應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.對形成的科技檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，編制目錄，確保檔案的系統(tǒng)性。4.各部門應(yīng)在科技項(xiàng)目完成或工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將形成的科技檔案移交至檔案管理部門。四、科技檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循科技檔案的形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.對收集到的科技檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作。2.按照科技檔案的類別，將相關(guān)文件材料進(jìn)行組卷，同一卷內(nèi)的文件應(yīng)保持內(nèi)容的相對完整性。3.對卷內(nèi)文件進(jìn)行排列，按照文件的重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。4.編制卷內(nèi)文件目錄，注明文件的題名、日期、頁號等信息。5.填寫備考表，注明卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況等。6.裝訂卷內(nèi)文件，確保文件的整齊、牢固。（三）分類標(biāo)準(zhǔn)1.科研項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目類別、項(xiàng)目階段等進(jìn)行分類。2.產(chǎn)品檔案按照產(chǎn)品型號、產(chǎn)品類別等進(jìn)行分類。3.工程建設(shè)檔案按照工程項(xiàng)目名稱、工程階段等進(jìn)行分類。4.技術(shù)改造檔案按照技術(shù)改造項(xiàng)目名稱、改造階段等進(jìn)行分類。5.設(shè)備儀器檔案按照設(shè)備儀器名稱、型號等進(jìn)行分類。6.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案按照知識(shí)產(chǎn)權(quán)類別、申請時(shí)間等進(jìn)行分類。7.其他科技檔案按照文件類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。五、科技檔案的編目與編號（一）編目要求1.編制科技檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，便于查找和利用。2.目錄應(yīng)包括檔案的題名、編號、日期、保管期限、密級等信息。3.對重要的科技檔案應(yīng)編制詳細(xì)的摘要，以便于快速了解檔案內(nèi)容。（二）編號方法1.科技檔案編號應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。2.編號應(yīng)遵循一定的規(guī)律，便于記憶和查詢。3.編號可采用數(shù)字、字母等組合方式，具體編號方法如下：-科研項(xiàng)目檔案：編號為“KY[項(xiàng)目類別代碼][項(xiàng)目編號]”，其中“KY”為科研項(xiàng)目檔案的代號，項(xiàng)目類別代碼和項(xiàng)目編號按照公司制定的標(biāo)準(zhǔn)填寫。-產(chǎn)品檔案：編號為“CP[產(chǎn)品型號代碼][產(chǎn)品編號]”，其中“CP”為產(chǎn)品檔案的代號，產(chǎn)品型號代碼和產(chǎn)品編號按照公司制定的標(biāo)準(zhǔn)填寫。-工程建設(shè)檔案：編號為“GC[工程項(xiàng)目名稱代碼][工程階段代碼][工程編號]”，其中“GC”為工程建設(shè)檔案的代號，工程項(xiàng)目名稱代碼、工程階段代碼和工程編號按照公司制定的標(biāo)準(zhǔn)填寫。-技術(shù)改造檔案：編號為“JZ[技術(shù)改造項(xiàng)目名稱代碼][改造階段代碼][改造編號]”，其中“JZ”為技術(shù)改造檔案的代號，技術(shù)改造項(xiàng)目名稱代碼、改造階段代碼和改造編號按照公司制定的標(biāo)準(zhǔn)填寫。-設(shè)備儀器檔案：編號為“SB[設(shè)備儀器名稱代碼][設(shè)備儀器型號代碼][設(shè)備儀器編號]”，其中“SB”為設(shè)備儀器檔案的代號，設(shè)備儀器名稱代碼、設(shè)備儀器型號代碼和設(shè)備儀器編號按照公司制定的標(biāo)準(zhǔn)填寫。-知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案：編號為“ZS[知識(shí)產(chǎn)權(quán)類別代碼][申請時(shí)間代碼][申請編號]”，其中“ZS”為知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的代號，知識(shí)產(chǎn)權(quán)類別代碼、申請時(shí)間代碼和申請編號按照公司制定的標(biāo)準(zhǔn)填寫。-其他科技檔案：編號為“QT[文件類別代碼][文件編號]”，其中“QT”為其他科技檔案的代號，文件類別代碼和文件編號按照公司制定的標(biāo)準(zhǔn)填寫。六、科技檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的科技檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.按照科技檔案的分類、編號順序進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。2.對重要的科技檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份可采用紙質(zhì)、電子等多種形式，分別存放于不同的地點(diǎn)。3.定期對科技檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的可讀性。（三）保護(hù)措施1.采取防火措施，配備必要的滅火設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.控制庫房的溫濕度，溫度保持在[X]℃-[X]℃之間，濕度保持在[X]%-[X]%之間。3.做好防蟲、防霉工作，定期對庫房進(jìn)行消毒，放置防蟲藥品。4.加強(qiáng)防盜措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置門禁系統(tǒng)。5.防止檔案受到光照、灰塵等影響，對檔案進(jìn)行密封保存。七、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，對科技檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立科技檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人和專業(yè)技術(shù)人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對公司科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用。3.檔案的密級和保密期限。（四）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、過程和作用。2.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見。3.參考同類檔案的鑒定結(jié)果。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對失去保存價(jià)值的科技檔案編制銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的銷毀，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、科技檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理、技術(shù)創(chuàng)新等工作需要，可查閱、借閱科技檔案。2.公司外部單位因工作需要，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱相關(guān)科技檔案。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員可到檔案管理部門查閱科技檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱科技檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制科技檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制費(fèi)用按照公司有關(guān)規(guī)定收取。（三）利用要求1.查閱、借閱科技檔案應(yīng)遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出公司。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱、借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和管理。（四）服務(wù)措施1.檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)為公司提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)滿足公司各部門的檔案需求。2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案檢索效率，為公司提供便捷的檔案查閱服務(wù)。3.定期對公司各部門的檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司檔案管理工作提供決策依據(jù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.各部門科技檔案管理工作的開展情況，包括檔案的形成、收集、整理、保管等。2.檔案管理部門對科技檔案的管理情況，包括規(guī)章制度的執(zhí)行、檔案的整理分類、編目編號、保管保護(hù)等。3.科技檔案的利用情況，包括查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)的辦理情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門定期對各部門科技檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查公司主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門不定期對各部門科技檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題