ICS01.140.20

CCSA14

45

廣西壯族自治區(qū)地方標準

DB45/T2708—2023

幼兒園檔案管理規(guī)范

Specificationforarchivemanagementofkindergarten

2023-08-10發(fā)布2023-09-30實施

廣西壯族自治區(qū)市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB45/T2708—2023

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

本文件由廣西壯族自治區(qū)機關事務管理局提出并歸口。

本文件起草單位：廣西壯族自治區(qū)直屬機關第一幼兒園、廣西壯族自治區(qū)標準技術(shù)研究院。

本文件主要起草人：黃小川、李廣軍、梁萬山、羅斌、王合義、林麗、潘攀、秦義、林建業(yè)、黃煜

淇、何劍、朱立德、李皖華、吳寧忠、梁源、王江、牙思文、農(nóng)麗英、郭靜、駱偉光、黃海烽、陳媛媛、

楊潔蓓、嚴婷。

II

DB45/T2708—2023

幼兒園檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了幼兒園檔案管理規(guī)范中的一般要求、工作職責、檔案分類、檔案保存、檔案借閱、檔

案銷毀和檔案信息化基礎建設。

本文件適用于廣西壯族自治區(qū)行政區(qū)域范圍內(nèi)幼兒園檔案管理。

2規(guī)范性引用文件

本文件沒有規(guī)范性引用文件。

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

紙質(zhì)文件paperdocument

立檔單位在其職能活動中形成和辦理完畢后作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料。

3.2

電子文件electronicrecord

以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?/p>

[來源：DA/T1—2000，2.13]

3.3

邏輯歸檔logicalarchiving

將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在邏輯歸檔工作中，電子文件的存儲格式和位置保

持不變。

4一般要求

4.1管理范圍

下列檔案應納入幼兒園檔案管理：

——黨務檔案；

——人事檔案；

——園務檔案；

——教育教學檔案；

——幼兒園保健檔案；

——其他專項活動檔案。

注：這些檔案具體包括的材料見第6章。

4.2檔案質(zhì)量

1

DB45/T2708—2023

4.2.1檔案資料的手寫內(nèi)容應使用黑色墨水筆書寫。

4.2.2檔案資料字跡應清晰、工整。

4.2.3每學期應清理規(guī)整檔案不少于1次，每學年應更新檔案目錄不少于1次。

4.3檔案室管理

4.3.1檔案室應保持清潔、干燥，配置防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防鼠害、防有害光線、防

污染和碎紙機等設施設備，并安裝鐵門、鐵窗。

4.3.2未經(jīng)檔案管理員允許，非檔案室工作人員不應進入檔案室的檔案存放區(qū)。

4.3.3檔案室的檔案存放區(qū)內(nèi)不準許拍照、錄音、錄像。

5工作職責

5.1應明確園務檔案管理部門職責，設置專（兼）職檔案管理崗位，負責指導各部門各項材料收集、

整理，并負責園內(nèi)各項檔案紙質(zhì)文檔和電子文檔的收集、整理、分類保存、借閱、銷毀的相關工作。各

項檔案管理制度條款應懸掛在檔案室內(nèi)明顯位置。

5.2園長應對園務檔案管理工作負總責任，分管副園長應負責監(jiān)督檢查檔案管理員日常工作。

5.3園務檔案管理部門應定期向本單位負責人報告檔案管理情況。

5.4園務檔案管理部門應定期組織檔案工作培訓。

6檔案分類

6.1黨務檔案

黨務工作、活動形成的文件材料，包括：

——上級黨組織下發(fā)的文件、通知、學習資料、黨支部會議記錄材料；

——黨組織引領幼兒園發(fā)展的規(guī)劃材料

——年度黨務工作計劃、總結(jié)材料；

——黨員花名冊、黨費繳納臺賬；

——發(fā)展黨員材料；

——黨支委做的工作報告、專題講話、黨課講稿和演示材料；

——重要黨務活動的文字材料和照片、錄音和視頻材料；

——黨員組織關系轉(zhuǎn)移的相關材料和臺賬；

——年度民主評議黨員材料；

——上級黨組織的表彰文件和相關材料；

——向上級黨組織報送的請示文件，上級黨組織的指示、批復文件；

——其他黨務材料。

6.2園務檔案

幼兒園開展日常工作產(chǎn)生的材料，包括：

——上級部門下達的指導性文件；

——幼兒園機構(gòu)設置及變動材料；

——幼兒園規(guī)章制度文件；

——園務工作計劃和總結(jié)材料；

2

DB45/T2708—2023

——人員編制、崗位設置材料；

——園務會議材料；

——幼兒園大事記材料。

6.3教育教學檔案

6.3.1教師個人業(yè)務檔案

教師個人業(yè)務檔案，包括：

——學歷證明材料；

——職稱證明材料；

——繼續(xù)教育材料；

——榮譽和獲獎材料；

——個人計劃和總結(jié)材料；

——著作成果材料；

——其他材料。

6.3.2教師研修檔案

教師研修檔案，包括：

——研修計劃和總結(jié)材料；

——研修方案材料；

——研修通知材料；

——研修記錄材料；

——研修資料。

6.3.3教學活動檔案

教學活動檔案，包括：

——學期教學計劃和總結(jié)材料；

——周計劃表單；

——活動方案和總結(jié)材料；

——活動反思材料；

——教學參考資料。

6.3.4教科研檔案

教科研檔案，包括：

——教科研計劃和總結(jié)材料；

——教科研活動記錄材料；

——課題研究資料；

——教師業(yè)務考核方案和總結(jié)材料；

——項目活動方案和總結(jié)材料；

——班組工作計劃和總結(jié)材料。

6.3.5家園共育檔案

家園共育檔案，包括：

3

DB45/T2708—2023

——家長學校材料；

——家長會記錄材料；

——家長開放日活動記錄材料；

——班級家園欄材料；

——班級家園聯(lián)系材料；

——家長進課堂活動材料。

6.4幼兒園保健檔案

幼兒園保健檔案，包括：

——組織管理工作形成的材料；

——生活制度材料；

——辦園條件材料；

——健康檢查材料；

——體格鍛煉材料；

——膳食營養(yǎng)材料；

——疾病控制材料；

——傷害預防材料應有保健室（醫(yī)務室）兒童在園傷害事故登記表單；

——健康教育材料；

——信息管理材料。

6.5人事檔案

人事檔案，包括：

——教職工履歷材料；

——自傳材料包括由本人書寫的敘述本人經(jīng)歷、思想變化過程、家庭情況、社會關系等內(nèi)容的材

料；

——鑒定、考核和考察材料；

——學歷和評聘技術(shù)職務材料；

——政審材料；

——加入黨團材料；

——獎勵材料；

——處分材料；

——任免、工資、出國和退（離）休等材料；

——其他類材料。

6.6其他專項活動檔案

幼兒園開展其他專項活動產(chǎn)生的檔案文件，包括：

——安全管理檔案；

——群團組織檔案；

——財務管理檔案

——采購項目檔案；

——食堂管理檔案；

——總務工程、維修檔案；

——物業(yè)管理檔案；

4

DB45/T2708—2023

——其他專項分類檔案。

7檔案保存

7.1紙質(zhì)文件

7.1.1歸檔

文件歸檔可按如下任一規(guī)定執(zhí)行：

——根據(jù)項目具體要求歸檔；

——根據(jù)項目完成的時間歸檔；

——根據(jù)最小的部門單位歸檔。

7.1.2裝訂

7.1.2.1檔案應采用抽桿或三孔一線的方式裝訂，已成冊不易拆釘?shù)模杀３衷膊蛔儭?/p>

7.1.2.2文件按件裝訂，應符合如下要求：

——正文在前，附件在后；

——有文件處理單的，放在最前面。

7.1.3分類

7.1.3.1應按年度分類：將歸檔文件按其形成的年度進行分類。

7.1.3.2應按保管期限分類：歸檔文件（文書檔案）保管期限分為永久和定期兩種，定期分30年、10

年。

7.1.3.3應按事項分類：將單位的歸檔文件按事項進行分類。

7.1.4編號和裝盒

7.1.4.1檔案裝盒前應將歸檔文件按排列順序逐件編號，在文件首面上端的空白位置加蓋歸檔章并添

加如下標識：

——年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)標注公元紀年；

示例：文件形成年度為2022年的，標注“2022”。

——保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱。

示例：例如“永久”“30年”或“10年”。

7.1.4.2檔案盒封面正面應標明檔案名稱。

7.1.4.3檔案盒子脊應標明檔案內(nèi)容。

7.1.4.4存檔材料應有封面、目錄。

7.1.4.5應根據(jù)卷內(nèi)目錄放置相應材料，除此之外，還應放置有關卷內(nèi)檔案情況的說明材料：

——有關文件缺損、修改、補充、移出、銷毀情況的說明材料；

——記錄有負責整理本盒歸檔文件的人員姓名信息的材料；

——記錄有負責檢查本盒歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名信息的材料；

——記錄有歸檔文件整理完畢日期信息的材料。

7.1.5排架

7.1.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與幼兒園歸檔文件分類方案一致，排架方法應避

免頻繁倒架。

5

DB45/T2708—2023

7.1.5.2歸檔檔案應按照檔案分類、編號分類依次上架。

7.2電子文件

7.2.1一般要求

文件形成部門或信息管理部門應定期將經(jīng)過鑒定和檢測符合歸檔條件的電子文件移交到檔案管理

部門，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。

7.2.2鑒定

7.2.2.1電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定、歸檔范

圍和劃定保管期限。

7.2.2.2電子文件應包含背景信息和元數(shù)據(jù)。

7.2.2.3電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應當與內(nèi)容信息的保管期限一致。

7.2.2.4應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。

7.2.3檢測

在進行電子文件歸檔工作時，應對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進行檢測，檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)

境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

7.2.4歸檔

7.2.4.1通用要求

7.2.4.1.1電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行，電子文件的歸檔操作應包括邏輯歸檔操作和物理歸

檔操作。

7.2.4.1.2邏輯歸檔可實時進行，也可與物理歸檔工作一起定期完成。

7.2.4.2物理歸檔

7.2.4.2.1凡在網(wǎng)絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。

7.2.4.2.2應把帶有歸檔標識的電子文件集中，復制至耐久性好的載體上，一式3套，分別用于封存

保管、供查閱使用、異地保存。加密的電子文件，則應在解密后再制作復制。

7.2.4.2.3推薦采用的載體，應按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫入光盤、磁帶、可擦寫光盤、

固態(tài)硬盤、硬磁盤等。但不準許使用軟磁盤作為歸檔文件長期保存的載體。

7.2.4.2.4存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、類別號、密級、保管

期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置為“只讀”狀態(tài)。

7.2.4.2.5特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存放有相應的查看軟件。

7.2.4.2.6應將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附上歸檔文件登記表。

7.2.4.2.7需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。

7.2.4.2.8電子文件歸檔后，形成部門還應至少保存存有歸檔電子文件的載體1年。

7.2.5歸檔電子文件的整理

7.2.5.1歸檔電子文件應以件為單位整理。

7.2.5.2電子文件應按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）或保管期限、年度、機構(gòu)(問題)等分類方案

進行分類。

7.2.5.3應按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。

6

DB45/T2708—2023

7.2.6歸檔電子文件的移交、接收與保管

7.2.6.1移交、接收與保管要求

對歸檔電子文件應按有關規(guī)定檢驗，并在檢驗合格后將其如期移交至檔案管理部門，集中保管。

注：在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，可通過網(wǎng)絡進行歸檔電子文件的移交和接收工作。

7.2.6.2移交、接收檢驗

7.2.6.2.1檔案管理部門在接收電子文件之前，均應對歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，合格

率達到100％時方可進行交接。

7.2.6.2.2檢驗項目如下：

a)載體有無劃痕，是否清潔；

b)有無病毒；

c)審核手續(xù)是否完善；

d)資料的真實性，完整性，有效性；

e)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

f)對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否齊全。

7.2.6.2.3檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。對檢驗不合格者，應退回

形成單位重新制作，并再次對其進行驗收。

7.2.6.3移交手續(xù)

檔案保管部門驗收合格，填寫歸檔電子文件移交、接受驗收登記表，該表還應同時向電子文件形成

單位提供。

7.2.6.4保管要求

歸檔電子文件的保管除應符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應符合以下條件：

——歸檔載體應作防水處理，且避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

——單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

——存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

7.2.6.5利用

7.2.6.5.1歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經(jīng)批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。

7.2.6.5.2利用時應使用拷貝件。

7.2.6.5.3利用時應遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，應遵守

國家部門有關保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。

7.2.6.5.4利用者對歸檔電子文件的使用應在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

7.2.6.6統(tǒng)計

檔案管理部門應及時按年度對電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。

7

DB45/T2708—2023

8檔案借閱

8.1要求

8.1.1檔案借閱履行審批手續(xù)，應由指定負責人審批后，方可調(diào)取檔案復印件。

8.1.2借閱檔案的時間不應超過一周，必要時可以續(xù)借，需長期借閱的應獲得園長的批準。

8.1.3外借檔案丟失，應及時向分管副園長報告并好記錄。

8.2程序

檔案借閱程序應按照如下要求執(zhí)行：

a)應填寫檔案借閱登記表；

b)歸還檔案應在借閱登記表中填寫歸檔日期并簽名；

c)超期未歸還檔案，檔案管理員應催促其歸還。

9檔案銷毀

9.1要求

9.1.1超過保管期限的檔案，檔案管理員應定期集中銷毀。

9.1.2任何人不應私自銷毀檔案。

9.1.3檔案銷毀時應有兩人以上進行現(xiàn)場監(jiān)督。

9.1.4歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行，且應在辦理審批手續(xù)

后實施。

9.1.5屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲體一起銷毀，并在網(wǎng)絡

中徹底清除。

注：不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

9.2程序

檔案銷毀按如下程序執(zhí)行：

a)填寫檔案銷毀登記表，提交銷毀申請；

b)審批程序：檔案管理員審核、分管園長批準；

c)核查實物與清單，銷毀檔案。

10檔案信息化基礎建設

10.1檔案信息化基礎設施和信息安全設施應能保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運行，滿足電子文件和電

子檔案管理活動的實際需求。

10.2應為檔案部門配備局域網(wǎng)、政務網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡基礎設施，網(wǎng)絡性能應能適應各門類電子文件、

電子檔案傳輸、利用要求。

10.3應配備與電子檔案管理系統(tǒng)以及電子檔案管理需求相適應的系統(tǒng)硬件、基礎軟件和存儲、備份等

設備。

10.4應配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應的安全保障設施，包括殺毒軟件、防火墻等設備。

8

DB45/T2708—2023

參考文獻

[1]GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

[2]GB/T31599社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范

[3]DA/T1檔案工作基本術(shù)語

[4]DA/T22歸檔文件整理規(guī)范

[5]DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

[6]南寧市教育局.南寧市教育局關于印發(fā)《南寧市中小學校文件材料歸檔范圍》《南寧市中小學

校歸檔文件保管期限表》的通知（南教辦〔2022〕24號）[Z].2022-5-5.

[7]南寧市教育局.關于規(guī)范南寧市中小學校檔案管理工作的通知（南教辦〔2022〕21號）

[Z].2022-4-21.

9

DB45/T2708—2023

目次

前言.................................................................................II

1范圍...............................................................................1

2規(guī)范性引用文件.....................................................................1

3術(shù)語和定義.........................................................................1

4一般要求...........................................................................1

4.1管理范圍.......................................................................1

4.2檔案質(zhì)量.......................................................................1

4.3檔案室管理.....................................................................2

5工作職責...........................................................................2

6檔案分類...........................................................................2

6.1黨務檔案.......................................................................2

6.2園務檔案.......................................................................2

6.3教育教學檔案...................................................................3

6.4幼兒園保健檔案.................................................................4

6.5人事檔案.......................................................................4

6.6其他專項活動檔案...............................................................4

7檔案保存...........................................................................5

7.1紙質(zhì)文件.......................................................................5

7.2電子文件.......................................................................6

8檔案借閱...........................................................................8

8.1要求...........................................................................8

8.2程序...........................................................................8

9檔案銷毀...........................................................................8

9.1要求...........................................................................8

9.2程序...........................................................................8

10檔案信息化基礎建設................................................................8

參考文獻..............................................................................9

I

DB45/T2708—2023

幼兒園檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了幼兒園檔案管理規(guī)范中的一般要求、工作職責、檔案分類、檔案保存、檔案借閱、檔

案銷毀和檔案信息化基礎建設。

本文件適用于廣西壯族自治區(qū)行政區(qū)域范圍內(nèi)幼兒園檔案管理。

2規(guī)范性引用文件

本文件沒有規(guī)范性引用文件。

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

紙質(zhì)文件paperdocument

立檔單位在其職能活動中形成和辦理完畢后作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料。

3.2

電子文件electronicrecord

以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在網(wǎng)絡上傳