電子圖檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子圖檔的規(guī)范化管理，確保電子圖檔的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高工作效率，促進(jìn)公司信息化建設(shè)，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有電子圖檔的管理，包括但不限于設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工程文檔、辦公文檔等各類以電子形式存儲(chǔ)的文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司電子圖檔實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或崗位負(fù)責(zé)電子圖檔的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和維護(hù)等工作。2.分類分級(jí)原則：按照電子圖檔的內(nèi)容、性質(zhì)和用途進(jìn)行分類，并根據(jù)其重要性和保密程度進(jìn)行分級(jí)管理。3.安全保密原則：確保電子圖檔的安全存儲(chǔ)和傳輸，防止信息泄露、篡改和丟失。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的電子圖檔采取特殊的保密措施。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮電子圖檔的利用需求，提供便捷、高效的檢索和利用服務(wù)，以滿足公司各部門的工作需要。二、電子圖檔的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照專業(yè)領(lǐng)域分類：如機(jī)械設(shè)計(jì)、電氣設(shè)計(jì)、建筑設(shè)計(jì)、工藝設(shè)計(jì)等。2.按照項(xiàng)目階段分類：如項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工文件等。3.按照文件性質(zhì)分類：如圖紙、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)文件、報(bào)告、合同等。（二）編號(hào)規(guī)則1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：電子圖檔編號(hào)采用“專業(yè)代碼+項(xiàng)目代碼+文件類別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.專業(yè)代碼：根據(jù)公司的專業(yè)領(lǐng)域劃分，賦予每個(gè)專業(yè)一個(gè)兩位數(shù)字代碼，如“01”代表機(jī)械設(shè)計(jì)，“02”代表電氣設(shè)計(jì)等。3.項(xiàng)目代碼：按照公司的項(xiàng)目管理規(guī)定，為每個(gè)項(xiàng)目賦予一個(gè)唯一的代碼，一般由項(xiàng)目名稱的首字母縮寫和項(xiàng)目順序號(hào)組成，如“XM001”代表第一個(gè)項(xiàng)目。4.文件類別代碼：根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，賦予每個(gè)文件類別一個(gè)兩位數(shù)字代碼，如“01”代表圖紙，“02”代表技術(shù)規(guī)范，“03”代表標(biāo)準(zhǔn)文件等。5.順序號(hào)：按照電子圖檔的生成順序，為每個(gè)文件賦予一個(gè)四位數(shù)字順序號(hào)，從“0001”開始依次遞增。例如，機(jī)械設(shè)計(jì)專業(yè)的某個(gè)項(xiàng)目中的一張圖紙，編號(hào)為“01XM001010001”。三、電子圖檔的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門在工作過(guò)程中產(chǎn)生的電子圖檔：包括設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工程文檔、辦公文檔等。2.外部單位提供的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的電子圖檔：如供應(yīng)商提供的產(chǎn)品圖紙、合作單位提供的技術(shù)資料等。3.公司引進(jìn)的新技術(shù)、新產(chǎn)品的電子圖檔：如專利文件、技術(shù)手冊(cè)、產(chǎn)品說(shuō)明書等。（二）收集要求1.及時(shí)性：各部門應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的電子圖檔提交給電子圖檔管理部門，確保電子圖檔的及時(shí)收集和整理。2.完整性：提交的電子圖檔應(yīng)內(nèi)容完整，包括文件的所有頁(yè)面、附件等，確保電子圖檔能夠準(zhǔn)確反映工作成果。3.準(zhǔn)確性：電子圖檔的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或虛假信息。4.規(guī)范性：提交的電子圖檔應(yīng)符合公司規(guī)定的格式和命名規(guī)范，便于管理和檢索。（三）整理流程1.初步審核：電子圖檔管理部門收到提交的電子圖檔后，首先進(jìn)行初步審核，檢查電子圖檔的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.分類編號(hào)：根據(jù)電子圖檔的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)審核通過(guò)的電子圖檔進(jìn)行分類編號(hào)，并建立相應(yīng)的電子目錄。3.數(shù)據(jù)錄入：將電子圖檔的相關(guān)信息錄入電子圖檔管理系統(tǒng)，包括文件名稱、編號(hào)、類別、版本、日期、作者、來(lái)源等，以便于檢索和查詢。4.存儲(chǔ)備份：將整理好的電子圖檔按照存儲(chǔ)策略進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保電子圖檔的安全存儲(chǔ)。四、電子圖檔的存儲(chǔ)與備份（一）存儲(chǔ)設(shè)備1.服務(wù)器存儲(chǔ)：公司應(yīng)配備專業(yè)的服務(wù)器，用于存儲(chǔ)電子圖檔。服務(wù)器應(yīng)具備足夠的存儲(chǔ)空間和高性能的處理能力，以滿足公司電子圖檔存儲(chǔ)和訪問的需求。2.磁盤陣列存儲(chǔ)：為提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的可靠性和安全性，可采用磁盤陣列存儲(chǔ)方式。磁盤陣列應(yīng)具備冗余設(shè)計(jì)，能夠自動(dòng)檢測(cè)和修復(fù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，確保數(shù)據(jù)的完整性。3.磁帶存儲(chǔ)：對(duì)于重要的歷史電子圖檔或需要長(zhǎng)期保存的數(shù)據(jù)，可采用磁帶存儲(chǔ)方式。磁帶應(yīng)定期進(jìn)行備份和存儲(chǔ)介質(zhì)的更換，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)策略1.按類別存儲(chǔ)：根據(jù)電子圖檔的分類，將不同類別的電子圖檔分別存儲(chǔ)在不同的文件夾或存儲(chǔ)區(qū)域內(nèi)，便于管理和檢索。2.按項(xiàng)目存儲(chǔ)：對(duì)于與項(xiàng)目相關(guān)的電子圖檔，可按照項(xiàng)目進(jìn)行存儲(chǔ)，將一個(gè)項(xiàng)目的所有電子圖檔集中存儲(chǔ)在一個(gè)文件夾或存儲(chǔ)區(qū)域內(nèi)，方便項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的使用和管理。3.分層存儲(chǔ)：根據(jù)電子圖檔的使用頻率和重要程度，采用分層存儲(chǔ)策略。常用的、重要的電子圖檔存儲(chǔ)在高速存儲(chǔ)設(shè)備上，如服務(wù)器內(nèi)存或固態(tài)硬盤；不常用的、歷史的電子圖檔存儲(chǔ)在低速存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列或磁帶。（三）備份策略1.定期備份：電子圖檔管理部門應(yīng)定期對(duì)電子圖檔進(jìn)行備份，備份周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每天、每周或每月備份一次。2.異地備份：為防止自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)丟失，應(yīng)進(jìn)行異地備份。異地備份可采用磁帶異地存儲(chǔ)或云存儲(chǔ)等方式，將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在與公司總部不同地理位置的存儲(chǔ)設(shè)備上。3.備份驗(yàn)證：定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。驗(yàn)證方式可采用數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試、文件完整性檢查等方法。五、電子圖檔的檢索與利用（一）檢索方式1.系統(tǒng)檢索：利用電子圖檔管理系統(tǒng)提供的檢索功能，通過(guò)輸入關(guān)鍵詞、編號(hào)、類別、日期等信息，快速檢索到所需的電子圖檔。2.目錄檢索：對(duì)于沒有使用電子圖檔管理系統(tǒng)的情況，可通過(guò)電子圖檔的目錄進(jìn)行檢索。電子圖檔管理部門應(yīng)建立詳細(xì)的電子圖檔目錄，并定期進(jìn)行更新，確保目錄的準(zhǔn)確性和完整性。3.分類瀏覽：用戶可根據(jù)電子圖檔的分類，通過(guò)分類瀏覽的方式查找所需的電子圖檔。分類瀏覽可按照專業(yè)領(lǐng)域、項(xiàng)目階段、文件類別等進(jìn)行分類。（二）利用權(quán)限1.根據(jù)崗位職責(zé)設(shè)定權(quán)限：公司應(yīng)根據(jù)員工的崗位職責(zé)，設(shè)定不同的電子圖檔利用權(quán)限。例如，設(shè)計(jì)人員可查閱和修改自己設(shè)計(jì)的電子圖檔；管理人員可查閱和使用與管理工作相關(guān)的電子圖檔；涉及公司機(jī)密的電子圖檔，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱和使用。2.權(quán)限審批：對(duì)于超出個(gè)人權(quán)限范圍的電子圖檔利用需求，應(yīng)進(jìn)行權(quán)限審批。審批流程可根據(jù)公司的規(guī)定進(jìn)行設(shè)定，一般由申請(qǐng)人提出申請(qǐng)，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)電子圖檔管理部門或公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱和使用。（三）利用流程1.申請(qǐng)：用戶如需查閱或使用電子圖檔，應(yīng)填寫電子圖檔利用申請(qǐng)表，注明申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人、申請(qǐng)用途、所需電子圖檔的編號(hào)或名稱等信息。2.審批：電子圖檔利用申請(qǐng)表提交后，按照權(quán)限審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，電子圖檔管理部門將根據(jù)申請(qǐng)人的需求，提供相應(yīng)的電子圖檔。3.查閱與使用：用戶在查閱或使用電子圖檔時(shí)，應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自修改、復(fù)制、傳播電子圖檔。如需對(duì)電子圖檔進(jìn)行修改，應(yīng)按照公司的文件修改流程進(jìn)行操作，并將修改后的電子圖檔及時(shí)提交給電子圖檔管理部門進(jìn)行更新。4.歸還：使用完畢后，用戶應(yīng)及時(shí)將電子圖檔歸還給電子圖檔管理部門，并在申請(qǐng)表上注明歸還日期。電子圖檔管理部門應(yīng)對(duì)歸還的電子圖檔進(jìn)行檢查，確保電子圖檔的完整性和準(zhǔn)確性。六、電子圖檔的變更與廢止（一）變更管理1.變更原因：電子圖檔的變更原因包括設(shè)計(jì)變更、技術(shù)改進(jìn)、法律法規(guī)要求等。2.變更流程：當(dāng)電子圖檔需要變更時(shí)，應(yīng)由變更提出部門填寫電子圖檔變更申請(qǐng)表，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容和要求。電子圖檔管理部門收到變更申請(qǐng)表后，組織相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，由原電子圖檔編制人員對(duì)電子圖檔進(jìn)行修改，并按照文件修改流程進(jìn)行審批和發(fā)布。3.版本控制：為便于管理和追溯電子圖檔的變更歷史，應(yīng)對(duì)電子圖檔的版本進(jìn)行控制。電子圖檔的版本號(hào)應(yīng)在文件編號(hào)中體現(xiàn)，每次變更后，版本號(hào)依次遞增。例如，原電子圖檔編號(hào)為“01XM001010001”，第一次變更后版本號(hào)為“01XM001010002”，以此類推。（二）廢止管理1.廢止原因：電子圖檔的廢止原因包括文件過(guò)期、項(xiàng)目結(jié)束、法律法規(guī)變更等。2.廢止流程：當(dāng)電子圖檔需要廢止時(shí)，應(yīng)由廢止提出部門填寫電子圖檔廢止申請(qǐng)表，說(shuō)明廢止的原因和時(shí)間。電子圖檔管理部門收到廢止申請(qǐng)表后，對(duì)擬廢止的電子圖檔進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，將電子圖檔從存儲(chǔ)設(shè)備中刪除，并在電子圖檔管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記。3.廢止后的處理：對(duì)于廢止的電子圖檔，如涉及公司機(jī)密或有保存價(jià)值的，應(yīng)按照公司的保密制度和檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善處理，如進(jìn)行加密存儲(chǔ)或移交檔案管理部門保存。七、電子圖檔的安全與保密（一）安全措施1.網(wǎng)絡(luò)安全：公司應(yīng)建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.訪問控制：對(duì)電子圖檔管理系統(tǒng)的訪問進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問系統(tǒng)。設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的電子圖檔。3.數(shù)據(jù)加密：對(duì)重要的電子圖檔進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司的安全要求。4.安全審計(jì)：定期對(duì)電子圖檔管理系統(tǒng)的操作日志進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。審計(jì)內(nèi)容包括用戶登錄、文件訪問、修改、刪除等操作記錄。（二）保密制度1.保密范圍：明確公司電子圖檔中涉及保密的內(nèi)容，包括公司機(jī)密技術(shù)文件、商業(yè)秘密、客戶信息等。2.保密措施：對(duì)涉及保密的電子圖檔，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限、專人管理等。接觸保密電子圖檔的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.保密監(jiān)督：公司應(yīng)設(shè)立保密監(jiān)督機(jī)構(gòu)，定期對(duì)電子圖檔的保密情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。八、電子圖檔管理部門與職責(zé)（一）管理部門公司設(shè)立電子圖檔管理部門，負(fù)責(zé)公司電子圖檔的統(tǒng)一管理工作。電子圖檔管理部門可設(shè)在公司的信息化管理部門或技術(shù)管理部門，具體職責(zé)和人員配置可根據(jù)公司的實(shí)際情況確定。（二）部門職責(zé)1.制定和完善電子圖檔管理制度：根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，制定和完善電子圖檔管理辦法、分類編號(hào)規(guī)則、存儲(chǔ)備份策略、檢索利用流程等相關(guān)制度和規(guī)定。2.電子圖檔的收集、整理、存儲(chǔ)和備份：負(fù)責(zé)公司內(nèi)部各部門電子圖檔的收集、整理、存儲(chǔ)和備份工作，確保電子圖檔的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。3.電子圖檔管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理：負(fù)責(zé)電子圖檔管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理工作，包括系統(tǒng)的安裝、升級(jí)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.電子圖檔的檢索與利用服務(wù)：為公司各部門提供電子圖檔的檢索與利用服務(wù)，根據(jù)用戶的需求，及時(shí)提供相應(yīng)的電子圖檔，并對(duì)利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。5.電子圖檔的安全與保密管理：負(fù)責(zé)電子圖檔的安全與保密管理工作，制定安全保密制度，采取