電子收據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司電子收據(jù)的管理，確保電子收據(jù)的真實(shí)性、完整性和合法性，提高財(cái)務(wù)管理效率，保障公司和客戶的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在經(jīng)營活動(dòng)中開具的各類電子收據(jù)，包括但不限于銷售商品、提供勞務(wù)、收取費(fèi)用等業(yè)務(wù)所涉及的電子收據(jù)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則電子收據(jù)的管理應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)和相關(guān)財(cái)務(wù)制度的要求，確保電子收據(jù)的開具、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則電子收據(jù)應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和金額，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛開、偽造電子收據(jù)。3.安全保密原則加強(qiáng)電子收據(jù)信息的安全管理，采取必要的技術(shù)措施和管理手段，防止電子收據(jù)信息泄露、篡改或丟失，保障公司和客戶的信息安全。4.便捷高效原則在保證電子收據(jù)管理合規(guī)性和安全性的前提下，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，優(yōu)化電子收據(jù)管理流程，提高工作效率，為公司和客戶提供便捷的服務(wù)。二、電子收據(jù)的開具（一）開具條件1.公司在銷售商品、提供勞務(wù)或者從事其他經(jīng)營活動(dòng)收取款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)客戶要求，應(yīng)當(dāng)開具電子收據(jù)。2.開具電子收據(jù)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋公司發(fā)票專用章電子印章。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)部門在確認(rèn)收入實(shí)現(xiàn)后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)業(yè)務(wù)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門。業(yè)務(wù)信息應(yīng)包括客戶名稱、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等。2.財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門傳遞的信息后，對(duì)其進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括業(yè)務(wù)的真實(shí)性、金額的準(zhǔn)確性、客戶信息的完整性等。審核無誤后，按照公司規(guī)定的電子收據(jù)模板生成電子收據(jù)。3.電子收據(jù)生成后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送至客戶預(yù)留的電子郵箱或手機(jī)短信。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將電子收據(jù)的相關(guān)信息記錄在公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，以便后續(xù)查詢和統(tǒng)計(jì)。（三）開具要求1.電子收據(jù)應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和內(nèi)容，確保電子收據(jù)的規(guī)范性和一致性。2.電子收據(jù)上應(yīng)清晰顯示公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等信息。3.電子收據(jù)的金額應(yīng)與實(shí)際收取的款項(xiàng)一致，不得擅自更改或調(diào)整。4.電子收據(jù)的開具日期應(yīng)準(zhǔn)確無誤，不得提前或滯后開具。三、電子收據(jù)的獲取與查驗(yàn)（一）客戶獲取電子收據(jù)1.客戶在交易完成后，應(yīng)及時(shí)關(guān)注公司發(fā)送的電子收據(jù)信息。電子收據(jù)將以電子郵件或手機(jī)短信的形式發(fā)送至客戶預(yù)留的電子郵箱或手機(jī)號(hào)碼。2.客戶可通過點(diǎn)擊電子郵件中的鏈接或查看手機(jī)短信中的電子收據(jù)圖片，獲取電子收據(jù)的詳細(xì)信息?？蛻粢部傻卿浌竟俜骄W(wǎng)站或手機(jī)APP，在相關(guān)功能模塊中查詢和下載電子收據(jù)。（二）電子收據(jù)查驗(yàn)1.公司應(yīng)向客戶提供電子收據(jù)查驗(yàn)的渠道和方式。客戶可通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)或其他指定的查驗(yàn)平臺(tái)，對(duì)公司開具的電子收據(jù)進(jìn)行查驗(yàn)。2.客戶在查驗(yàn)電子收據(jù)時(shí)，應(yīng)輸入電子收據(jù)代碼、號(hào)碼、開票日期、校驗(yàn)碼等相關(guān)信息。查驗(yàn)平臺(tái)將自動(dòng)對(duì)輸入的信息進(jìn)行驗(yàn)證，并反饋查驗(yàn)結(jié)果。3.如客戶對(duì)電子收據(jù)的真實(shí)性存在疑問，可向公司財(cái)務(wù)部門提出查詢申請(qǐng)。公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)核實(shí)電子收據(jù)的開具情況，并向客戶提供相關(guān)證明材料。四、電子收據(jù)的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.公司應(yīng)采用安全可靠的電子存儲(chǔ)方式，對(duì)電子收據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)。電子存儲(chǔ)方式可包括公司內(nèi)部服務(wù)器存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)等。2.電子收據(jù)應(yīng)按照年度、月份、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，以便于查詢和管理。同時(shí)，應(yīng)建立電子收據(jù)存儲(chǔ)索引，確保能夠快速準(zhǔn)確地查找所需的電子收據(jù)。（二）存儲(chǔ)期限1.電子收據(jù)的存儲(chǔ)期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和相關(guān)財(cái)務(wù)制度的要求。一般情況下，電子收據(jù)應(yīng)至少保存10年。2.在存儲(chǔ)期限屆滿后，如電子收據(jù)仍需作為財(cái)務(wù)檔案或法律證據(jù)使用，公司應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行延長(zhǎng)存儲(chǔ)期限或進(jìn)行其他處理。（三）存儲(chǔ)安全1.加強(qiáng)電子收據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等，防止電子收據(jù)信息被非法獲取、篡改或丟失。2.定期對(duì)電子收據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.建立電子收據(jù)存儲(chǔ)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)電子收據(jù)的訪問、下載、修改等操作進(jìn)行記錄和審計(jì)。發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改。五、電子收據(jù)的使用與核銷（一）電子收據(jù)的使用1.電子收據(jù)僅作為公司與客戶之間經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的證明，不得用于其他任何非法目的。2.公司各部門應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定使用電子收據(jù)，不得擅自擴(kuò)大電子收據(jù)的使用范圍或違規(guī)使用電子收據(jù)。3.如因業(yè)務(wù)需要，需對(duì)電子收據(jù)進(jìn)行重新開具、作廢或紅沖等操作，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行審批和處理。（二）電子收據(jù)的核銷1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)電子收據(jù)的開具情況進(jìn)行核對(duì)和核銷。核銷內(nèi)容包括電子收據(jù)的開具金額、收款情況、客戶信息等。2.在核銷電子收據(jù)時(shí)，應(yīng)確保電子收據(jù)的開具信息與財(cái)務(wù)系統(tǒng)記錄的收款信息一致。如發(fā)現(xiàn)不一致的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。3.核銷后的電子收據(jù)應(yīng)進(jìn)行標(biāo)記或歸檔，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子收據(jù)的核銷情況進(jìn)行總結(jié)和分析，為公司財(cái)務(wù)管理提供決策依據(jù)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)電子收據(jù)的管理情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括電子收據(jù)的開具、獲取、存儲(chǔ)、使用、核銷等環(huán)節(jié)。2.內(nèi)部檢查應(yīng)形成書面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況。如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合國家稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門對(duì)電子收據(jù)的監(jiān)督檢查工作。如實(shí)提供電子收據(jù)的相關(guān)資料和信息，接受稅務(wù)機(jī)關(guān)等部門的檢查和指導(dǎo)。2.如因違反國家法律法規(guī)或相關(guān)財(cái)務(wù)制度，導(dǎo)致公司受到稅務(wù)機(jī)關(guān)