疫苗臺賬管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織疫苗管理，規(guī)范疫苗臺賬記錄，確保疫苗的采購、儲存、運輸、使用等環(huán)節(jié)可追溯，保障疫苗質(zhì)量和接種安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)涉及疫苗管理的所有部門和人員，包括但不限于采購部門、倉儲部門、接種部門等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)疫苗管理的法律法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件，確保疫苗管理活動合法合規(guī)。2.全程追溯原則建立完整的疫苗臺賬，對疫苗從采購到使用的全過程進行詳細記錄，實現(xiàn)疫苗信息的可追溯性。3.真實準(zhǔn)確原則臺賬記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得弄虛作假，確保記錄能夠反映疫苗管理的實際情況。4.安全第一原則將疫苗安全放在首位，采取有效措施保障疫苗在各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量和安全，防止疫苗污染、變質(zhì)、失效等情況發(fā)生。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負責(zé)按照規(guī)定的采購渠道和程序采購疫苗，確保所采購疫苗的質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。2.收集、整理疫苗采購相關(guān)資料，包括疫苗生產(chǎn)企業(yè)資質(zhì)證明、產(chǎn)品批準(zhǔn)證明文件、采購合同等，并及時移交至臺賬管理部門。3.在采購疫苗時，明確記錄疫苗的品種、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)企業(yè)、采購日期等信息，并將相關(guān)信息及時傳遞給倉儲部門和臺賬管理部門。（二）倉儲部門1.負責(zé)疫苗的儲存和保管工作，按照疫苗儲存要求，提供適宜的儲存條件，確保疫苗質(zhì)量穩(wěn)定。2.建立疫苗出入庫管理制度，詳細記錄疫苗的出入庫時間、品種、規(guī)格、數(shù)量、批次、有效期等信息，并及時更新臺賬。3.定期對庫存疫苗進行盤點，保證賬實相符，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.配合臺賬管理部門做好疫苗信息的核對和查詢工作。（三）接種部門1.根據(jù)實際需求，從倉儲部門領(lǐng)取疫苗，并在領(lǐng)取時簽字確認，注明領(lǐng)取時間、疫苗品種、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.按照接種規(guī)范和流程為受種者接種疫苗，準(zhǔn)確記錄接種疫苗的品種、規(guī)格、數(shù)量、接種時間、接種對象等信息，并及時反饋給臺賬管理部門。3.對接種后的疫苗剩余量進行核實和記錄，將剩余疫苗退回倉儲部門，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（四）臺賬管理部門1.負責(zé)建立和維護疫苗臺賬，對采購部門、倉儲部門、接種部門提供的疫苗信息進行匯總、整理和分析，確保臺賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對疫苗臺賬進行審核和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正臺賬記錄中存在的問題。3.按照規(guī)定的期限妥善保管疫苗臺賬資料，以備查閱和追溯。4.負責(zé)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保疫苗臺賬管理工作與其他疫苗管理環(huán)節(jié)的有效銜接。（五）質(zhì)量管理部門1.對疫苗采購、儲存、運輸、使用等環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理情況進行監(jiān)督檢查，確保各項操作符合質(zhì)量管理要求。2.參與疫苗臺賬管理工作，對臺賬記錄中涉及疫苗質(zhì)量的信息進行審核和把關(guān)。3.對發(fā)現(xiàn)的疫苗質(zhì)量問題及時進行調(diào)查處理，并督促相關(guān)部門采取整改措施，同時將情況記錄在疫苗臺賬中。三、疫苗臺賬的建立（一）臺賬內(nèi)容疫苗臺賬應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.疫苗基本信息-疫苗品種、規(guī)格、劑型、批準(zhǔn)文號、生產(chǎn)企業(yè)等。-疫苗的采購批次、生產(chǎn)日期、有效期等。2.采購信息-采購日期、采購數(shù)量、采購價格、采購渠道等。-采購合同編號、供應(yīng)商名稱及聯(lián)系方式等。3.儲存信息-入庫時間、入庫數(shù)量、儲存位置、溫度記錄等。-庫存盤點記錄，包括盤點時間、實際庫存數(shù)量、賬實差異情況及處理結(jié)果等。4.運輸信息-運輸日期、運輸方式、運輸工具、運輸起止地點等。-運輸過程中的溫度記錄、運輸交接單編號等。5.使用信息-接種時間、接種對象姓名、性別、年齡、接種劑量、接種部位等。-疫苗使用數(shù)量、剩余數(shù)量及剩余疫苗的處理情況等。6.報廢信息-報廢日期、報廢原因、報廢疫苗品種、規(guī)格、數(shù)量等。-報廢審批記錄，包括審批部門、審批人及審批意見等。（二）臺賬格式疫苗臺賬應(yīng)采用電子表格或?qū)ｉT的管理軟件進行記錄，確保格式規(guī)范、易于查詢和統(tǒng)計分析。臺賬應(yīng)設(shè)置表頭，明確各列所記錄的信息內(nèi)容，并按照時間順序依次記錄每一筆疫苗管理業(yè)務(wù)。（三）建立流程1.采購部門在完成疫苗采購后，應(yīng)在[具體時間]內(nèi)將采購相關(guān)信息傳遞給臺賬管理部門。臺賬管理部門收到信息后，應(yīng)在[規(guī)定時間]內(nèi)將疫苗基本信息、采購信息等錄入臺賬系統(tǒng)。2.倉儲部門在疫苗入庫時，應(yīng)詳細記錄入庫時間、入庫數(shù)量、儲存位置等信息，并在每日工作結(jié)束后，將當(dāng)天的疫苗出入庫情況匯總整理后傳遞給臺賬管理部門。臺賬管理部門根據(jù)倉儲部門提供的信息，及時更新疫苗庫存信息。3.接種部門在領(lǐng)取和使用疫苗時，應(yīng)按照要求準(zhǔn)確記錄接種時間、接種對象等信息，并在每次接種工作完成后，將相關(guān)信息反饋給臺賬管理部門。臺賬管理部門對反饋的信息進行審核后，更新疫苗使用信息。4.對于疫苗報廢情況，相關(guān)部門應(yīng)填寫疫苗報廢申請表，詳細說明報廢原因、報廢疫苗品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，并按照規(guī)定的審批流程進行審批。審批通過后，將報廢信息傳遞給臺賬管理部門，臺賬管理部門據(jù)此更新疫苗臺賬。四、疫苗臺賬的登記與更新（一）登記要求1.疫苗臺賬記錄人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉疫苗管理業(yè)務(wù)流程，確保記錄的準(zhǔn)確性和及時性。2.臺賬記錄應(yīng)使用藍黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆書寫。記錄應(yīng)清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖補。如有錯誤需要更正，應(yīng)采用劃紅線更正法，并由更正人在更正處簽名或蓋章。3.每一筆疫苗管理業(yè)務(wù)發(fā)生后，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)進行記錄，確保臺賬記錄與實際業(yè)務(wù)操作同步。（二）更新頻率1.倉儲部門應(yīng)每日更新疫苗庫存信息，確保臺賬記錄與實際庫存數(shù)量一致。2.臺賬管理部門應(yīng)定期（每周/每月）對采購部門、接種部門等提供的疫苗信息進行匯總和整理，更新疫苗臺賬的相關(guān)內(nèi)容，保證臺賬信息的及時性和完整性。3.當(dāng)疫苗的基本信息、生產(chǎn)企業(yè)、有效期等發(fā)生變更時，相關(guān)部門應(yīng)及時通知臺賬管理部門，臺賬管理部門應(yīng)在接到通知后的[規(guī)定時間]內(nèi)更新臺賬記錄。五、疫苗臺賬的審核與檢查（一）內(nèi)部審核1.臺賬管理部門應(yīng)定期（每季度/半年）對疫苗臺賬進行內(nèi)部審核，審核內(nèi)容包括臺賬記錄的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。2.審核人員應(yīng)按照審核標(biāo)準(zhǔn)和流程，對臺賬中的各項信息進行逐一核對，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并要求相關(guān)部門進行整改。3.內(nèi)部審核結(jié)束后，應(yīng)形成審核報告，報告中應(yīng)包括審核情況概述、發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議等內(nèi)容，并提交給部門負責(zé)人和質(zhì)量管理部門。（二）外部檢查1.公司/組織應(yīng)積極配合上級主管部門、藥品監(jiān)督管理部門等開展的疫苗管理檢查工作，如實提供疫苗臺賬及相關(guān)資料。2.對于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的臺賬管理問題，應(yīng)及時組織整改，并將整改情況報告上級主管部門和藥品監(jiān)督管理部門。3.對外部檢查提出的改進意見和建議，應(yīng)認真研究并落實到疫苗臺賬管理工作中，不斷完善臺賬管理制度。六、疫苗臺賬的保管與查閱（一）保管期限疫苗臺賬資料應(yīng)妥善保管，保管期限不得少于[規(guī)定年限]。保管期限自疫苗最后一次使用或報廢之日起計算。（二）保管方式1.疫苗臺賬應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種形式進行保存。電子臺賬應(yīng)定期進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。紙質(zhì)臺賬應(yīng)分類裝訂成冊，存放在專門的檔案柜中。2.檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保臺賬資料的安全。（三）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱疫苗臺賬時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱臺賬資