社區(qū)文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本社區(qū)文件管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，促進(jìn)社區(qū)各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本社區(qū)內(nèi)所有部門及工作人員在工作過(guò)程中所形成、使用和保管的各類文件。（三）文件定義本辦法所稱文件，是指在社區(qū)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的信息記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)文件管理工作由專門的部門或人員負(fù)責(zé)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分級(jí)分類管理原則：根據(jù)文件的來(lái)源、內(nèi)容、性質(zhì)和重要程度，進(jìn)行分級(jí)分類管理，便于查找、利用和保管。3.確保安全原則：采取有效措施，確保文件的安全，防止文件的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.方便利用原則：文件管理應(yīng)充分考慮工作需要，便于文件的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、社區(qū)制定的行政規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及社區(qū)各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)工作的文件，如項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施方案、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)文件：與社區(qū)財(cái)務(wù)工作相關(guān)的文件，如預(yù)算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、經(jīng)費(fèi)審批文件等。4.人事文件：關(guān)于社區(qū)人員招聘、培訓(xùn)、考核、任免、獎(jiǎng)懲等方面的文件。5.其他文件：不屬于以上分類的其他各類文件。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：[年份][類別代碼][順序號(hào)]。例如：2023-XZ-001，表示2023年行政類文件第1號(hào)。3.類別代碼：行政文件用“XZ”表示，業(yè)務(wù)文件用“YW”表示，財(cái)務(wù)文件用“CW”表示，人事文件用“RS”表示，其他文件用“QT”表示。三、文件的形成與收集（一）文件形成1.各部門及工作人員在工作過(guò)程中應(yīng)及時(shí)形成各類文件，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件起草應(yīng)使用統(tǒng)一格式的紙張和字體，字跡清晰，表述準(zhǔn)確。電子文件應(yīng)采用規(guī)范的格式和命名方式。3.文件起草完成后，起草人應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件質(zhì)量，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行審核、簽發(fā)。（二）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，確保本部門形成的文件及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、相關(guān)單位抄送的文件等，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記，并及時(shí)分發(fā)到相關(guān)部門。3.文件收集過(guò)程中，應(yīng)注意檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與文件形成部門或人員溝通解決。四、文件的審核與簽發(fā)（一）文件審核1.一般性文件由部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、政策要求，是否與社區(qū)工作實(shí)際相符，格式是否規(guī)范等。2.重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，需經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽后，報(bào)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審核。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，提出明確的意見和建議。3.文件審核人應(yīng)在文件上簽署審核意見，并注明審核日期。（二）文件簽發(fā)1.文件經(jīng)審核無(wú)誤后，由社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署同意或修改意見，并注明簽發(fā)日期。2.以社區(qū)名義發(fā)布的文件，需經(jīng)社區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。五、文件的印發(fā)與歸檔（一）文件印發(fā)1.文件審核簽發(fā)后，由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)前應(yīng)檢查文件格式、內(nèi)容等是否符合要求，確保印刷質(zhì)量。2.文件印發(fā)數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作需要嚴(yán)格控制，避免浪費(fèi)。印發(fā)的文件應(yīng)加蓋社區(qū)公章或部門印章。3.辦公室應(yīng)及時(shí)將印發(fā)的文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好分發(fā)記錄。（二）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合歸檔要求。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，編制文件目錄，填寫卷內(nèi)文件備考表，裝訂成冊(cè)，并在封面注明檔號(hào)、年度、保管期限等信息。3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。4.辦公室應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保歸檔文件的質(zhì)量。對(duì)不符合歸檔要求的文件，應(yīng)及時(shí)通知承辦部門進(jìn)行整改。六、文件的保管與利用（一）文件保管1.社區(qū)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件的安全保管。2.文件應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.文件保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的文件應(yīng)長(zhǎng)期保存，不得銷毀；長(zhǎng)期保管期限一般為15年至50年；短期保管期限一般為5年以下。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的保管期限對(duì)文件進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）文件利用1.社區(qū)工作人員因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件檔案室查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供必要的幫助，確保查閱工作順利進(jìn)行。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.外單位人員查閱社區(qū)文件，需持單位介紹信，經(jīng)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱范圍和手續(xù)按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.文件一般不得外借。如因特殊情況確需外借的，應(yīng)填寫《文件外借申請(qǐng)表》，經(jīng)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理外借手續(xù)。外借期限一般不得超過(guò)[X]天，到期應(yīng)及時(shí)歸還。檔案管理人員應(yīng)對(duì)外借文件進(jìn)行跟蹤催還，確保文件安全歸還。七、文件的保密與銷毀（一）文件保密1.社區(qū)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密制度，對(duì)涉及國(guó)家秘密、社區(qū)商業(yè)秘密和敏感信息的文件，應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格保密。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播、泄露文件內(nèi)容。在文件起草、審核、印發(fā)、保管、利用等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件信息泄露。3.對(duì)因工作需要接觸機(jī)密文件的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（二）文件銷毀1.文件保管期滿或因其他原因需要銷毀的，由檔案管理人員提出銷毀意見，填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀文件的名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。3.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的文件出售或作為廢品處理，防止文件信息泄露。八、文件管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.社區(qū)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保文件管理工作符合本辦法的規(guī)定。2.社區(qū)紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)對(duì)文件管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反文件管理規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文件的形成、收集、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定程序和要求。2.文件的保管是否安全，是否存在丟失、損壞、泄露等情況。3.文件的利用是否規(guī)范，是否按照規(guī)定進(jìn)行查閱、借閱和復(fù)制等操作。4.文件的保密制度是否落實(shí)，保密措施是否到位。5.文件銷毀是否按照規(guī)定進(jìn)行，銷毀記錄是否完整。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門或人員限期整改。2.對(duì)違反文件管理規(guī)定的行