禮品庫存管理辦法總則目的為了規(guī)范公司禮品庫存管理，合理控制禮品庫存數(shù)量，提高禮品使用效率，降低庫存成本，確保禮品的采購、存儲、發(fā)放等環(huán)節(jié)有序進行，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有禮品的庫存管理，包括但不限于商務(wù)禮品、促銷禮品、員工福利禮品等。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：禮品庫存由公司指定的部門進行統(tǒng)一管理，確保庫存信息的準確性和一致性。2.預算控制原則：禮品采購應根據(jù)公司年度預算和實際需求進行，嚴格控制采購成本。3.先進先出原則：在禮品發(fā)放時，應遵循先進先出的原則，確保禮品的時效性和質(zhì)量。4.安全保管原則：禮品應妥善保管，防止損壞、丟失和變質(zhì)，確保禮品的安全。管理職責采購部門職責1.根據(jù)公司需求和庫存情況，制定禮品采購計劃，并報相關(guān)領(lǐng)導審批。2.選擇合適的供應商，進行禮品采購談判，簽訂采購合同。3.負責禮品的驗收工作，確保所采購的禮品符合質(zhì)量要求和采購合同的約定。4.及時更新禮品庫存信息，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性。倉儲部門職責1.負責禮品的存儲管理，確保禮品存放整齊、有序，便于查找和發(fā)放。2.定期對禮品進行盤點，確保庫存數(shù)量與系統(tǒng)記錄一致。3.做好禮品的安全保管工作，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲等措施。4.根據(jù)審批后的禮品發(fā)放申請，及時發(fā)放禮品，并做好發(fā)放記錄。使用部門職責1.根據(jù)工作需要，提前向采購部門提出禮品需求申請，并說明禮品的用途、數(shù)量和規(guī)格等要求。2.負責禮品的使用和管理，確保禮品的使用符合公司的相關(guān)規(guī)定和要求。3.及時反饋禮品使用過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助采購部門和倉儲部門做好禮品管理工作。財務(wù)部門職責1.負責禮品采購資金的預算編制和審核工作，確保采購資金的合理使用。2.對禮品采購和發(fā)放進行財務(wù)核算，及時記錄相關(guān)費用。3.定期對禮品庫存進行財務(wù)審計，確保庫存資產(chǎn)的安全和完整。禮品采購管理采購計劃制定1.使用部門應根據(jù)工作需要，在每年年底前向采購部門提交下一年度的禮品需求計劃。采購部門結(jié)合庫存情況和公司預算，制定年度禮品采購計劃，并報公司領(lǐng)導審批。2.對于臨時性的禮品需求，使用部門應提前填寫《禮品采購申請表》，注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審核后，報采購部門審批。采購部門根據(jù)審批結(jié)果，及時安排采購。供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，對供應商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面進行綜合評估，選擇合適的供應商。2.對于重要禮品的采購，應采用招標、詢價等方式，選擇最優(yōu)供應商，確保采購成本的合理性和產(chǎn)品質(zhì)量的可靠性。采購合同簽訂1.采購部門與供應商達成采購意向后，應簽訂采購合同。采購合同應明確禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式等條款，確保雙方的權(quán)益得到保障。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本送財務(wù)部門和倉儲部門備案。采購驗收1.禮品到貨后，采購部門應組織使用部門和倉儲部門進行驗收。驗收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等方面，確保所采購的禮品符合采購合同的約定。2.驗收合格后，倉儲部門應及時辦理入庫手續(xù)，將禮品存入指定的倉庫，并更新庫存信息。對于驗收不合格的禮品，采購部門應及時與供應商協(xié)商處理，要求供應商更換或退貨。禮品倉儲管理倉庫設(shè)置1.公司應設(shè)立專門的禮品倉庫，根據(jù)禮品的種類、規(guī)格、用途等進行分類存放，確保禮品存放整齊、有序。2.倉庫應配備必要的倉儲設(shè)備和安全設(shè)施，如貨架、貨柜、消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保禮品的安全保管。庫存管理1.倉儲部門應建立禮品庫存臺賬，詳細記錄禮品的入庫、出庫、庫存數(shù)量、存放位置等信息。庫存臺賬應定期與系統(tǒng)記錄進行核對，確保數(shù)據(jù)的準確性。2.倉儲部門應根據(jù)禮品的特性和保管要求，合理安排存放位置，采取必要的保管措施，如防潮、防蟲、防火、防盜等，確保禮品的質(zhì)量不受影響。3.對于有保質(zhì)期要求的禮品，倉儲部門應定期檢查禮品的保質(zhì)期，及時清理過期禮品，并做好記錄。盤點管理1.倉儲部門應定期對禮品庫存進行盤點，盤點周期一般為每月一次小盤點，每季度一次中盤點，每年一次大盤點。2.盤點過程中，應認真核對禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，確保庫存數(shù)量與系統(tǒng)記錄一致。對于盤盈、盤虧的禮品，應查明原因，及時進行處理，并報公司領(lǐng)導審批。3.盤點結(jié)束后，倉儲部門應編制《禮品盤點報告》，詳細說明盤點結(jié)果、盤盈盤虧情況及處理建議，報公司領(lǐng)導和財務(wù)部門。禮品發(fā)放管理發(fā)放申請1.使用部門需要使用禮品時，應提前填寫《禮品發(fā)放申請表》，注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、發(fā)放對象等信息，經(jīng)部門負責人審核后，報公司領(lǐng)導審批。2.對于重要禮品的發(fā)放，還需經(jīng)公司高層領(lǐng)導審批。發(fā)放審批1.審批人員應根據(jù)禮品的使用規(guī)定和實際需求，對《禮品發(fā)放申請表》進行審核。審核內(nèi)容包括禮品的用途是否合理、發(fā)放對象是否符合要求、發(fā)放數(shù)量是否適當?shù)取?.對于不符合規(guī)定的禮品發(fā)放申請，審批人員應及時退回，并說明原因。發(fā)放執(zhí)行1.倉儲部門根據(jù)審批后的《禮品發(fā)放申請表》，及時發(fā)放禮品。發(fā)放時，應與領(lǐng)取人辦理交接手續(xù)，由領(lǐng)取人在《禮品發(fā)放登記表》上簽字確認。2.對于需要郵寄的禮品，倉儲部門應負責辦理郵寄手續(xù)，并及時將郵寄信息反饋給使用部門。禮品盤點與清理定期盤點1.倉儲部門應按照規(guī)定的盤點周期對禮品庫存進行全面盤點。盤點前，應制定詳細的盤點計劃，明確盤點人員、盤點范圍、盤點方法等。2.盤點過程中，應認真核對禮品的實物數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致，對于盤盈、盤虧的禮品，應詳細記錄其名稱、規(guī)格、數(shù)量、原因等信息。3.盤點結(jié)束后，應編制盤點報告，對盤點結(jié)果進行分析和總結(jié)，提出改進措施和建議。清理處理1.對于過期、損壞、變質(zhì)等無法使用的禮品，倉儲部門應及時進行清理。清理前，應填寫《禮品清理申請表》，說明清理的原因、禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責人審核后，報公司領(lǐng)導審批。2.經(jīng)審批同意后，倉儲部門應按照相關(guān)規(guī)定對清理的禮品進行處理。對于有回收價值的禮品，應進行回收利用；對于無回收價值的禮品，應進行報廢處理，并做好記錄。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.財務(wù)部門應定期對禮品庫存管理情況進行內(nèi)部審計，審計內(nèi)容包括禮品采購、驗收、存儲、發(fā)放、盤點等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和準確性。2.審計過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。監(jiān)督檢查1.公司領(lǐng)導和相關(guān)部門應定期對禮品庫存管理工