昆明采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在昆明地區(qū)及周邊開展的所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：采購活動各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司的采購工作。采購部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理設(shè)置崗位，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限。（二）采購部門職責(zé)1.制定和完善采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.編制采購計劃，根據(jù)公司需求和庫存情況，合理安排采購任務(wù)。3.開展供應(yīng)商開發(fā)與管理工作，建立供應(yīng)商評估體系，選擇合格供應(yīng)商。4.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。5.負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤和協(xié)調(diào)，確保采購任務(wù)按時完成。6.組織采購驗收工作，對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量進行檢驗和評估。7.處理采購過程中的投訴和糾紛，維護公司合法權(quán)益。8.定期分析采購數(shù)據(jù)，總結(jié)采購經(jīng)驗，提出改進措施和建議。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出采購申請，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。配合采購部門進行供應(yīng)商選擇、采購談判等工作，參與采購驗收。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，辦理采購付款手續(xù)。3.質(zhì)量部門：參與采購物資和服務(wù)的質(zhì)量驗收工作，提供質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法，對采購質(zhì)量進行監(jiān)督。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至采購部門。（二）采購計劃編制1.采購部門收到采購申請后，結(jié)合公司庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，編制采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查和評估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等方面。2.供應(yīng)商評估：定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格變動等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，建立供應(yīng)商淘汰機制。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商。采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商進行談判，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，簽訂采購合同。（四）采購實施1.采購訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息。2.采購跟蹤與協(xié)調(diào)：采購部門應(yīng)及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。如遇供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時采取措施，確保采購任務(wù)按時完成。3.采購變更管理：如因業(yè)務(wù)需求變化等原因需要變更采購訂單，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂采購變更協(xié)議，并報公司相關(guān)部門審批。（五）采購驗收1.驗收準(zhǔn)備：采購物資和服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法，質(zhì)量部門應(yīng)準(zhǔn)備好檢驗工具和設(shè)備。2.驗收實施：采購物資和服務(wù)到貨后，采購部門組織需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格后，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)。3.驗收結(jié)果處理：如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或更換產(chǎn)品。如供應(yīng)商拒絕整改或無法滿足要求，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請表，詳細(xì)說明采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。付款申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財務(wù)部門。2.付款審核：財務(wù)部門收到付款申請表后，對采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證進行審核。審核無誤后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.付款方式：公司采購付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定和公司財務(wù)制度執(zhí)行，可采用支票、匯票、電匯、網(wǎng)上支付等方式。四、采購方式（一）招標(biāo)采購1.適用范圍：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭充分的采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。2.招標(biāo)程序：采購部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。評標(biāo)委員會應(yīng)由公司內(nèi)部相關(guān)人員和外部專家組成，確保評標(biāo)過程公平、公正、公開。（二）競爭性談判采購1.適用范圍：對于采購項目時間緊迫、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜或市場競爭不充分的情況，可采用競爭性談判采購方式。2.談判程序：采購部門應(yīng)邀請不少于三家符合條件的供應(yīng)商參與談判。談判過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商就采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進行談判，確定成交供應(yīng)商。（三）詢價采購1.適用范圍：對于采購項目規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。2.詢價程序：采購部門應(yīng)向不少于三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部門根據(jù)供應(yīng)商的報價情況，選擇價格合理、信譽良好的供應(yīng)商成交。（四）單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序：采購部門應(yīng)填寫單一來源采購申請表，說明采用單一來源采購方式的理由和依據(jù)。單一來源采購申請表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購部門與供應(yīng)商進行談判，簽訂采購合同。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應(yīng)在采購談判達(dá)成一致意見后，及時簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)進行合同審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、合理性等方面。合同審核通過后，方可簽訂合同。（二）合同履行1.采購合同簽訂后，采購部門和供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)及時跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.如遇合同變更、解除等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂相關(guān)協(xié)議，并報公司相關(guān)部門審批。（三）合同歸檔采購合同履行完畢后，采購部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。合同歸檔資料應(yīng)包括采購合同、采購申請、采購計劃、采購訂單、驗收報告、發(fā)票等。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等方面。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握市場價格變化、供應(yīng)情況等信息，合理安排采購計劃，降低市場風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估體系，選擇合格供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強采購物資和服務(wù)的質(zhì)量驗收工作，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，要求供應(yīng)商承擔(dān)質(zhì)量責(zé)任，降低質(zhì)量風(fēng)險。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強合同管理，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)。在簽訂合同前，進行合同審核，確保合同條款合法、完整、準(zhǔn)確、合理，降低合同風(fēng)險。5.法律風(fēng)險應(yīng)對：加強法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高法律意識。在采購過程中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)，降低法律風(fēng)險。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等方面。2.對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，要求采購部門限期整改。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，配合做好相關(guān)工作。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)及時整改，并將整改情況報告相關(guān)部門。（三）考核評價