機關(guān)收件管理辦法一、總則（一）目的為加強機關(guān)收件管理，規(guī)范收件流程，確保文件、信函等各類收件及時、準(zhǔn)確、安全地處理和傳遞，提高機關(guān)工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于機關(guān)各部門及所屬單位的收件管理工作。（三）基本原則1.及時準(zhǔn)確原則：對各類收件要及時接收、登記，確保信息準(zhǔn)確無誤，避免延誤和差錯。2.安全保密原則：妥善保管收件，防止文件丟失、泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.規(guī)范有序原則：明確收件處理流程和職責(zé)分工，做到各環(huán)節(jié)有序銜接，提高工作效率。二、收件范圍（一）文件類1.上級機關(guān)下發(fā)的各類公文、通知、指示等。2.平行機關(guān)及相關(guān)單位發(fā)送的商洽函、協(xié)辦函、通報等文件。3.本機關(guān)制發(fā)的需要回收或存檔的文件副本。（二）信函類1.業(yè)務(wù)往來信函，包括客戶咨詢、投訴、建議等信件。2.社會各界人士的來信，如群眾反映問題、意見和建議等。（三）包裹類1.機要包裹，如涉及重要機密文件或物品的包裹。2.普通包裹，如工作所需的資料、設(shè)備配件等包裹。（四）其他類1.會議通知、邀請函、請柬等。2.各類證書、獎狀、獎品等。三、收件登記（一）登記人員指定專人負(fù)責(zé)收件登記工作，登記人員應(yīng)具備認(rèn)真負(fù)責(zé)、保密意識強等素質(zhì)。（二）登記內(nèi)容1.收件日期：記錄收件的具體年月日。2.來文（信）單位：填寫發(fā)文（信）的機關(guān)、單位名稱。3.文號：如有文件文號，準(zhǔn)確登記。4.標(biāo)題：文件或信函的標(biāo)題。5.密級：標(biāo)注文件的密級，如絕密、機密、秘密等。6.份數(shù)：收件的數(shù)量。7.附件：如有附件，詳細(xì)登記附件名稱及數(shù)量。8.處理情況：記錄收件的分發(fā)、傳閱、存檔等處理結(jié)果。（三）登記方式1.采用紙質(zhì)登記簿進行登記，確保登記信息清晰、完整、可追溯。2.條件允許時，可同時使用電子表格進行備份登記，便于查詢和統(tǒng)計。四、收件接收（一）接收人員機關(guān)門衛(wèi)、收發(fā)室工作人員或指定的專門接收人員負(fù)責(zé)收件的接收工作。（二）接收要求1.接收人員應(yīng)在工作時間內(nèi)及時接收各類收件，不得擅自離崗。2.對收到的收件要進行初步檢查，確保包裝完好、數(shù)量準(zhǔn)確，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時與寄件人聯(lián)系核實。3.接收機要文件時，嚴(yán)格按照機要文件接收規(guī)定辦理，確保文件安全。（三）交接手續(xù)1.接收人員與寄件人或送達(dá)人員進行當(dāng)面交接，確認(rèn)收件內(nèi)容和數(shù)量無誤后，雙方簽字確認(rèn)。2.交接記錄應(yīng)詳細(xì)注明交接時間、地點、人員等信息。五、收件分發(fā)（一）分發(fā)原則1.根據(jù)收件內(nèi)容和性質(zhì)，按照職責(zé)分工和工作流程，及時、準(zhǔn)確地分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.重要文件和緊急文件應(yīng)優(yōu)先處理，確保不延誤工作。（二）分發(fā)流程1.登記人員根據(jù)收件登記信息，填寫收件分發(fā)清單，注明分發(fā)部門、人員及份數(shù)等。2.將收件及分發(fā)清單一并交至分發(fā)人員。3.分發(fā)人員按照分發(fā)清單進行分發(fā)，在收件上加蓋“已分發(fā)”戳記，并做好分發(fā)記錄。（三）特殊情況處理1.對于涉及多個部門的收件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容確定主辦部門和協(xié)辦部門，由主辦部門牽頭協(xié)調(diào)處理。2.如收件內(nèi)容不明確或存在爭議，由登記人員及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確定分發(fā)方案。六、收件傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定收件的傳閱范圍，一般包括相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人及具體承辦人員等。（二）傳閱方式1.采用紙質(zhì)傳閱的，由傳閱人員在傳閱單上簽字，注明傳閱日期，確保文件按順序依次傳閱。2.利用電子辦公系統(tǒng)進行傳閱的，應(yīng)按照系統(tǒng)操作流程進行，確保傳閱信息準(zhǔn)確記錄。（三）傳閱跟蹤1.設(shè)立專人負(fù)責(zé)傳閱跟蹤，及時掌握文件傳閱進度，提醒傳閱人員盡快閱辦。2.對于傳閱時間較長的文件，應(yīng)及時了解原因，督促相關(guān)人員加快處理。（四）傳閱完畢處理1.傳閱完畢后，傳閱人員應(yīng)在文件上注明“已閱”字樣，并簽字確認(rèn)。2.將傳閱完畢的文件及時交回登記人員，進行后續(xù)處理。七、收件辦理（一）承辦部門和人員1.根據(jù)收件分發(fā)清單，明確承辦部門和具體承辦人員。2.承辦人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和工作能力，負(fù)責(zé)對收件進行認(rèn)真研究和處理。（二）辦理要求1.承辦人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成收件的辦理工作，不得拖延。2.對需要回復(fù)的收件，應(yīng)按照規(guī)定格式和要求及時回復(fù)，確保回復(fù)內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。3.辦理過程中涉及多個環(huán)節(jié)或需要協(xié)調(diào)其他部門的，應(yīng)積極主動溝通，確保工作順利進行。（三）辦理結(jié)果反饋1.承辦人員辦理完畢后，應(yīng)及時將辦理結(jié)果反饋給登記人員。2.辦理結(jié)果反饋內(nèi)容包括處理情況、處理意見、回復(fù)文件等。八、收件存檔（一）存檔范圍1.具有保存價值的文件、信函、會議通知等各類收件。2.辦理完畢的文件及相關(guān)資料，如請示與批復(fù)、合同協(xié)議等。（二）存檔要求1.按照檔案管理規(guī)定，對收件進行分類、整理、裝訂，確保檔案資料完整、有序。2.標(biāo)注檔案編號、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。3.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存檔，電子檔案應(yīng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定程序查閱。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，及時將檔案歸還存檔部門，并做好查閱記錄。九、保密與安全管理（一）保密措施1.加強對收件管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.對涉及機密的收件，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行保管和處理，限制知悉范圍。3.在收件處理過程中，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸機密文件，確保文件不泄露。（二）安全管理1.確保收件存放場所安全，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。2.定期對收件進行清查盤點，確保收件數(shù)量準(zhǔn)確、存放安全。3.對機要文件的傳遞和處理，嚴(yán)格按照機要通信規(guī)定執(zhí)行，確保文件安全送達(dá)。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.機關(guān)辦公室定期對收件管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括收件登記、分發(fā)、傳閱、辦理、存檔等環(huán)節(jié)的工作情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關(guān)部門和人員進行整改。（二）考核評價1.將