普查檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)普查檔案的科學(xué)管理，確保普查檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮普查檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合普查工作實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于各類普查活動(dòng)中形成的檔案管理，包括但不限于人口普查、經(jīng)濟(jì)普查、農(nóng)業(yè)普查等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則普查檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理的原則。各級(jí)普查機(jī)構(gòu)應(yīng)明確檔案管理職責(zé)，確保普查檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.全程管理原則普查檔案管理應(yīng)貫穿于普查工作的全過程，從普查方案制定、調(diào)查登記、數(shù)據(jù)處理到總結(jié)驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要同步做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.安全保密原則普查檔案涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私，必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案的安全和保密。4.方便利用原則普查檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為普查工作的總結(jié)、評(píng)估、研究以及政府決策提供有力支持。二、管理體制與職責(zé)（一）管理體制1.國家設(shè)立普查檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全國普查檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.地方各級(jí)普查機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門或配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本地區(qū)普查檔案的具體管理工作。3.各級(jí)普查機(jī)構(gòu)應(yīng)明確檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門在普查檔案管理工作中的職責(zé)分工，建立健全工作協(xié)調(diào)機(jī)制。（二）職責(zé)分工1.普查機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人職責(zé)（1）全面負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)普查檔案管理工作，將檔案管理工作納入普查工作總體計(jì)劃，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備。（2）定期檢查和指導(dǎo)普查檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。2.檔案管理部門職責(zé)（1）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本辦法，制定本機(jī)構(gòu)普查檔案管理制度和工作流程。（2）負(fù)責(zé)普查檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。（3）對(duì)普查工作各階段形成的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。（4）定期對(duì)普查檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（5）組織開展普查檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和普查人員的檔案意識(shí)。3.業(yè)務(wù)部門職責(zé)（1）負(fù)責(zé)本部門在普查工作中形成檔案的收集、整理，并定期向檔案管理部門移交。（2）協(xié)助檔案管理部門做好普查檔案的整理、歸檔和利用等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)咨詢和技術(shù)支持。（3）在普查工作中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范形成各類文件材料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.普查準(zhǔn)備階段形成的文件材料，包括普查方案、工作計(jì)劃、人員培訓(xùn)資料、宣傳資料等。2.普查登記階段形成的各類調(diào)查表、基層普查表、數(shù)據(jù)采集設(shè)備存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)等。3.普查數(shù)據(jù)處理階段形成的匯總表、計(jì)算過程稿、數(shù)據(jù)審核記錄等。4.普查質(zhì)量控制階段形成的質(zhì)量檢查報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告等。5.普查總結(jié)階段形成的工作總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、成果報(bào)告等。6.與普查工作相關(guān)的其他文件材料，如會(huì)議記錄、照片、音像資料等。（二）收集要求1.普查工作人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并確保其可讀性和可移植性。同時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同的保管期限和密級(jí)，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和查閱，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類普查檔案按照普查項(xiàng)目、年度、保管期限等進(jìn)行分類。例如，人口普查檔案可分為綜合類、普查登記類、數(shù)據(jù)處理類、質(zhì)量控制類、總結(jié)類等；經(jīng)濟(jì)普查檔案可分為普查方案類、單位清查類、數(shù)據(jù)采集類、數(shù)據(jù)處理類、質(zhì)量驗(yàn)收類等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)一式多份，分別用于檔案管理部門內(nèi)部管理、提供利用和數(shù)據(jù)備份等。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.普查工作各階段結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案整理要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行初步整理，并及時(shí)向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回業(yè)務(wù)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨檔案移交，一份由檔案管理部門留存。（二）保管期限普查檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案（1）普查工作中形成的重要文件、法規(guī)性文件、普查成果報(bào)告等。（2）涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案。（3）具有歷史查考價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案（1）普查工作中的一般性文件、數(shù)據(jù)處理過程稿、質(zhì)量檢查報(bào)告等。（2）在一定時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案。保管期限一般為10年至50年。3.短期保管的檔案（1）普查工作中的臨時(shí)性文件、基層普查表的副本等。（2）保管期限一般為1年至10年。（三）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便檔案的調(diào)閱。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專門的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用原則1.依法依規(guī)原則普查檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案的安全和保密。2.服務(wù)大局原則普查檔案的利用應(yīng)圍繞經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局，為政府決策、社會(huì)研究、普查工作總結(jié)等提供有力支持。3.方便快捷原則檔案管理部門應(yīng)簡化利用手續(xù)，提高服務(wù)效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用者可根據(jù)需要查閱普查檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、范圍和時(shí)間等。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核，對(duì)符合條件的查閱申請予以批準(zhǔn)，并提供必要的協(xié)助。2.借閱對(duì)于確需借閱檔案的利用者，檔案管理部門應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制單位和復(fù)制人等信息，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時(shí)間等。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（四）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)普查檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案管理工作的基本情況。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行編制，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)和完整。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送，并抄送同級(jí)普查機(jī)構(gòu)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對(duì)普查檔案進(jìn)行鑒定時(shí)，應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值。2.準(zhǔn)確判定原則根據(jù)檔案的保管期限和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確判定檔案是否已失去保存價(jià)值，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。3.嚴(yán)格審批原則檔案鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，鑒定意見應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)普查機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)普查檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定小組應(yīng)制定鑒定工作方案，明確鑒定的范圍、方法、標(biāo)準(zhǔn)和程序等。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且在今后工作中不再具有查考利用價(jià)值的檔案。2.重復(fù)、內(nèi)容不完整或已被新的檔案所替代，且無保存必要的檔案。3.因保管不善等原因，導(dǎo)致檔案損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)且無保存價(jià)值的檔案。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案