樣品管理辦法公司一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品管理，確保樣品的有效利用、妥善保存和規(guī)范流轉(zhuǎn)，保證樣品信息的準(zhǔn)確性和完整性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及樣品的采購、接收、存儲、使用、處置等各個環(huán)節(jié)的管理，包括但不限于研發(fā)樣品、生產(chǎn)過程中的測試樣品、客戶提供的樣品以及對外展示和銷售的樣品等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保樣品管理活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：樣品信息記錄準(zhǔn)確無誤，包括樣品名稱、規(guī)格、來源、用途、狀態(tài)等，保證信息的可追溯性。3.安全性原則：采取必要措施確保樣品存儲安全，防止樣品損壞、變質(zhì)、丟失以及對環(huán)境和人員造成危害。4.高效性原則：優(yōu)化樣品管理流程，提高工作效率，減少不必要的時間和資源浪費(fèi)，確保樣品能及時滿足公司各項業(yè)務(wù)需求。二、職責(zé)分工（一）樣品管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善樣品管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司內(nèi)外部樣品的管理工作，包括樣品的接收、存儲、調(diào)配、使用和處置等。3.建立和維護(hù)樣品管理檔案，記錄樣品的詳細(xì)信息和流轉(zhuǎn)情況，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.定期對樣品管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，持續(xù)優(yōu)化樣品管理工作。（二）采購部門1.根據(jù)公司需求，負(fù)責(zé)樣品的采購工作，確保采購的樣品符合質(zhì)量要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)樣品的交付事宜，跟蹤樣品采購進(jìn)度，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.負(fù)責(zé)收集和整理樣品采購相關(guān)的文件資料，如采購合同、發(fā)票、質(zhì)量檢驗報告等，并移交樣品管理部門存檔。（三）研發(fā)部門1.提出樣品需求計劃，明確樣品的規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交給樣品管理部門。2.在研發(fā)過程中合理使用樣品，按照規(guī)定的流程申請和領(lǐng)用樣品，確保樣品使用的合理性和必要性。3.配合樣品管理部門做好樣品的測試、評估等工作，及時反饋樣品在研發(fā)過程中的性能表現(xiàn)和問題。4.負(fù)責(zé)對研發(fā)過程中產(chǎn)生的樣品進(jìn)行技術(shù)鑒定和處置建議，提交給樣品管理部門審核。（四）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計劃和質(zhì)量控制要求，申請和領(lǐng)用生產(chǎn)過程中的測試樣品，確保生產(chǎn)過程的順利進(jìn)行。2.在生產(chǎn)過程中妥善使用樣品，按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，避免樣品損壞或丟失。3.負(fù)責(zé)對生產(chǎn)過程中剩余的樣品進(jìn)行清理和退庫，配合樣品管理部門做好樣品的盤點(diǎn)工作。（五）質(zhì)量部門1.負(fù)責(zé)對采購的樣品、生產(chǎn)過程中的測試樣品以及成品樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗和檢測，確保樣品符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.對不合格樣品進(jìn)行判定和標(biāo)識，提出處理意見，并跟蹤不合格樣品的處置情況。3.參與樣品管理流程的審核和監(jiān)督，確保樣品管理工作符合質(zhì)量管理體系的要求。（六）銷售部門1.協(xié)助客戶提供樣品需求信息，配合樣品管理部門做好客戶樣品的管理工作。2.根據(jù)銷售需要，申請和領(lǐng)用對外展示和銷售的樣品，確保樣品的及時供應(yīng)。3.負(fù)責(zé)客戶樣品的返還和處置工作，及時與客戶溝通樣品的使用情況和處置意見。三、樣品采購管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《樣品采購申請表》，詳細(xì)注明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計到貨時間等信息，并提交給樣品管理部門審核。2.樣品管理部門對采購申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請的必要性、合理性以及與公司現(xiàn)有樣品的兼容性等。如申請不合理或不符合公司規(guī)定，應(yīng)及時與申請部門溝通并提出修改意見。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)審核通過的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理且能提供優(yōu)質(zhì)售后服務(wù)的供應(yīng)商。2.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量情況、合作歷史等，以便對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括樣品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交給樣品管理部門備案，以便跟蹤樣品采購進(jìn)度和到貨情況。（四）樣品驗收1.樣品到貨前，采購部門應(yīng)通知樣品管理部門和質(zhì)量部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.樣品到貨后，質(zhì)量部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對樣品進(jìn)行檢驗和檢測。如檢驗合格，質(zhì)量部門出具《樣品驗收報告》；如檢驗不合格，質(zhì)量部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，并跟蹤處理結(jié)果。3.樣品管理部門負(fù)責(zé)對樣品的數(shù)量、規(guī)格、外觀等進(jìn)行核對，確保與采購合同一致。核對無誤后，在《樣品驗收報告》上簽字確認(rèn)。（五）采購付款1.采購部門根據(jù)《樣品驗收報告》和采購合同，辦理樣品采購付款手續(xù)。付款流程應(yīng)符合公司財務(wù)管理制度的規(guī)定。2.采購部門在付款后，應(yīng)及時將付款憑證復(fù)印件提交給樣品管理部門存檔，以便進(jìn)行賬務(wù)核對和樣品成本核算。四、樣品接收管理（一）接收流程1.當(dāng)有樣品到達(dá)公司時，接收人員應(yīng)首先核對樣品的送貨單或發(fā)貨清單，確認(rèn)樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源等信息是否與相關(guān)采購合同或其他業(yè)務(wù)文件一致。2.接收人員對樣品進(jìn)行初步檢查，查看樣品是否有損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與送貨人員溝通，并做好記錄。3.對于客戶提供的樣品，接收人員應(yīng)要求客戶填寫《客戶樣品交接單》，詳細(xì)注明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、提供日期、用途、客戶聯(lián)系人等信息。接收人員核對無誤后，在交接單上簽字確認(rèn)，并將樣品移交樣品管理部門。（二）信息登記1.樣品管理部門在接收樣品后，應(yīng)立即對樣品進(jìn)行詳細(xì)信息登記。登記內(nèi)容包括樣品編號、名稱、規(guī)格、型號、來源（采購/客戶提供/內(nèi)部流轉(zhuǎn)等）、采購單號/客戶編號、接收日期、有效期、存放位置等。2.樣品管理部門應(yīng)建立樣品臺賬，將樣品的詳細(xì)信息錄入臺賬系統(tǒng)，確保臺賬信息與實際樣品一致，并便于查詢和管理。（三）標(biāo)識管理1.樣品管理部門應(yīng)對接收的樣品進(jìn)行標(biāo)識，標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易褪色。標(biāo)識內(nèi)容包括樣品編號、名稱、規(guī)格、型號、狀態(tài)（合格/不合格/待檢等）等。2.對于不同來源、用途、狀態(tài)的樣品，應(yīng)采用不同顏色或標(biāo)識方式進(jìn)行區(qū)分，以便于識別和管理。五、樣品存儲管理（一）存儲環(huán)境要求1.根據(jù)樣品的特性和要求，設(shè)置專門的樣品存儲區(qū)域，并確保存儲環(huán)境符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。如對于一些對溫度、濕度敏感的樣品，應(yīng)配備相應(yīng)的溫濕度控制設(shè)備，保證存儲環(huán)境的穩(wěn)定性。2.存儲區(qū)域應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，避免樣品受到污染、受潮、氧化等影響。同時，要做好防蟲、防鼠等措施，防止樣品損壞或丟失。（二）存儲方式1.樣品應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。對于一些特殊樣品，如易燃易爆、有毒有害樣品，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存儲，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。2.樣品應(yīng)放置在合適的容器或貨架上，并做好標(biāo)識。對于易混淆的樣品，應(yīng)采取隔離措施，防止錯拿誤用。（三）庫存盤點(diǎn)1.樣品管理部門應(yīng)定期對樣品進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，確保賬實相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量、狀態(tài)等與臺賬記錄不一致，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。對于盤盈或盤虧的樣品，應(yīng)填寫《樣品盤點(diǎn)差異報告》，說明差異情況及原因，經(jīng)相關(guān)部門審核后進(jìn)行處理。（四）樣品保管期限1.根據(jù)樣品的性質(zhì)和用途，確定不同樣品的保管期限。對于一些有明確有效期的樣品，應(yīng)在有效期內(nèi)妥善保管，并在到期前及時進(jìn)行處理。2.對于無明確有效期的樣品，樣品管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況制定合理的保管期限，并定期對樣品進(jìn)行評估，如發(fā)現(xiàn)樣品已失去使用價值或存在安全隱患，應(yīng)及時進(jìn)行處置。六、樣品使用管理（一）使用申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要使用樣品時，應(yīng)填寫《樣品使用申請表》，注明樣品編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用目的、預(yù)計使用期限等信息，并提交給樣品管理部門審批。2.樣品管理部門對使用申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請的合理性、必要性以及樣品的庫存情況等。如申請不合理或樣品庫存不足，應(yīng)及時與申請部門溝通并說明原因。（二）領(lǐng)用流程1.申請部門憑審批通過的《樣品使用申請表》到樣品管理部門辦理樣品領(lǐng)用手續(xù)。樣品管理部門根據(jù)申請表發(fā)放樣品，并在臺賬系統(tǒng)中記錄樣品的領(lǐng)用情況。2.領(lǐng)用人員在領(lǐng)取樣品時，應(yīng)仔細(xì)核對樣品的編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保與申請表一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與樣品管理部門溝通解決。（三）使用規(guī)范1.領(lǐng)用人員應(yīng)按照規(guī)定的操作規(guī)程使用樣品，確保樣品使用的安全性和有效性。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品出現(xiàn)異常情況或損壞，應(yīng)及時停止使用，并報告樣品管理部門。2.使用部門應(yīng)合理使用樣品，避免浪費(fèi)。對于使用剩余的樣品，應(yīng)及時清理并返還給樣品管理部門，不得擅自留存或處置。（四）使用記錄1.使用部門在使用樣品過程中，應(yīng)做好使用記錄。記錄內(nèi)容包括樣品編號、名稱、規(guī)格、使用日期、使用人員、使用情況（如測試數(shù)據(jù)、實驗結(jié)果等）等。2.使用記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，使用部門應(yīng)定期將使用記錄提交給樣品管理部門存檔，以便對樣品的使用情況進(jìn)行跟蹤和分析。七、樣品處置管理（一）處置申請1.當(dāng)樣品不再需要或已失去使用價值時，使用部門或樣品管理部門應(yīng)填寫《樣品處置申請表》，注明樣品編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置原因、處置方式等信息，并提交給樣品管理部門審核。2.樣品管理部門對處置申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核處置原因的合理性、處置方式的可行性以及樣品的安全性等。如申請不合理或處置方式不符合規(guī)定，應(yīng)及時與申請部門溝通并提出修改意見。（二）處置方式1.報廢：對于已損壞、變質(zhì)、過期或無使用價值的樣品，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后進(jìn)行報廢處理。報廢樣品應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處置，避免對環(huán)境造成污染。2.返還：對于客戶提供的樣品，在使用完畢后，應(yīng)按照客戶要求及時返還給客戶。返還樣品時，應(yīng)確保樣品的完整性和質(zhì)量符合客戶要求，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。3.內(nèi)部流轉(zhuǎn)：對于公司內(nèi)部其他部門仍有使用需求的樣品，經(jīng)樣品管理部門協(xié)調(diào)后，可進(jìn)行內(nèi)部流轉(zhuǎn)。流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)辦理相應(yīng)的交接手續(xù)，確保樣品信息的準(zhǔn)確傳遞。（三）處置審批1.《樣品處置申請表》經(jīng)樣品管理部門審核通過后，提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，一般涉及樣品管理部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門的審核。2.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，樣品管理部門按照批準(zhǔn)的處置方式對樣品進(jìn)行處置，并在臺賬系統(tǒng)中記錄樣品的處置情況。（四）處置記錄1.樣品管理部門應(yīng)對樣品的處置過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括處置申請表編號、樣品編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置原因、處置方式、批準(zhǔn)人、處置日期等信息。2.處置記錄應(yīng)作為樣品管理檔案的重要組成部分，妥善保存，以便日后查詢和追溯。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對樣品管理工作進(jìn)行審計，檢查樣品管理制度的執(zhí)行情況、樣品管理流程的合規(guī)性、樣品信息的準(zhǔn)確性和完整性等。審計過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）定期檢查樣品管理部門應(yīng)定期對樣品存儲、使用、處置等情況進(jìn)行檢查，確保樣品管理工作符合規(guī)定要求。檢查內(nèi)容包括樣品的標(biāo)識、存放環(huán)境、庫存數(shù)量、使用記錄、處置情況等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改。（三）專