洽商簽證管理辦法一、總則（一）目的為加強公司洽商簽證管理，規(guī)范洽商簽證流程，確保公司利益得到有效保障，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及洽商簽證的項目，包括但不限于工程建設(shè)、采購項目、服務(wù)項目等。（三）基本原則1.合法性原則：洽商簽證活動必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.真實性原則：所有洽商簽證內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，反映實際發(fā)生的情況。3.及時性原則：洽商簽證應(yīng)在相關(guān)事項發(fā)生后及時辦理，避免延誤。4.有效性原則：洽商簽證文件應(yīng)具備完整的審批流程和有效簽字蓋章，確保其法律效力。二、洽商簽證的定義與范圍（一）定義洽商簽證是指在項目實施過程中，因業(yè)主需求變更、設(shè)計變更、現(xiàn)場條件變化、不可抗力等原因，導(dǎo)致合同價款調(diào)整或工期順延，經(jīng)雙方協(xié)商一致后簽署的書面文件。（二）范圍1.工程變更：包括工程設(shè)計變更、施工工藝變更、工程數(shù)量增減等。2.現(xiàn)場條件變化：如地質(zhì)條件變化、地下障礙物處理、周邊環(huán)境變化等。3.不可抗力：如自然災(zāi)害、政策法規(guī)調(diào)整等導(dǎo)致的項目變更。4.其他雙方協(xié)商一致需要辦理洽商簽證的事項。三、洽商簽證的流程（一）提出1.項目實施部門（或相關(guān)責(zé)任人）在遇到需要辦理洽商簽證的情況時，應(yīng)及時填寫《洽商簽證申請表》，詳細(xì)說明洽商簽證的原因、內(nèi)容、預(yù)計費用或工期影響等。2.申請表應(yīng)附上相關(guān)的證明材料，如變更圖紙、現(xiàn)場照片、會議紀(jì)要、技術(shù)文件等，以便準(zhǔn)確反映洽商簽證事項的真實性。（二）審核1.申請表提交后，首先由項目負(fù)責(zé)人進行初步審核。項目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項目實際情況，對洽商簽證的必要性、合理性進行審查，并簽署審核意見。2.初步審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至相關(guān)職能部門進行審核。職能部門應(yīng)從專業(yè)角度對洽商簽證的技術(shù)可行性、經(jīng)濟合理性、合規(guī)性等方面進行審核，并提出審核建議。3.涉及費用增加的洽商簽證，還需經(jīng)過財務(wù)部門審核。財務(wù)部門應(yīng)評估洽商簽證對項目成本的影響，審核費用預(yù)算的合理性，并簽署意見。（三）審批1.經(jīng)各部門審核通過的洽商簽證申請表，提交至公司主管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮項目整體情況、公司利益等因素，做出最終審批決定。2.對于重大洽商簽證事項，可能需要提交公司管理層會議進行討論決策。（四）實施1.洽商簽證獲得批準(zhǔn)后，項目實施部門應(yīng)按照洽商簽證內(nèi)容組織實施。在實施過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄和資料收集工作，確保洽商簽證的執(zhí)行情況可追溯。2.涉及工程變更的洽商簽證，施工單位應(yīng)嚴(yán)格按照變更后的設(shè)計文件和施工規(guī)范進行施工，確保工程質(zhì)量和安全。（五）結(jié)算1.項目竣工結(jié)算時，洽商簽證費用應(yīng)按照合同約定的計價方式進行結(jié)算。結(jié)算資料應(yīng)包括洽商簽證申請表、審批文件、實施記錄、費用清單等。2.財務(wù)部門應(yīng)依據(jù)結(jié)算資料對洽商簽證費用進行審核，確保費用支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。四、洽商簽證的內(nèi)容要求（一）基本信息洽商簽證文件應(yīng)包含以下基本信息：1.項目名稱、編號、所屬合同段。2.洽商簽證日期。3.涉及的工程部位或項目內(nèi)容。4.洽商簽證的原因及背景說明。（二）變更內(nèi)容詳細(xì)描述洽商簽證所涉及的變更內(nèi)容，包括：1.工程設(shè)計變更：應(yīng)附上變更前后的圖紙對比，說明變更的具體內(nèi)容和要求。2.施工工藝變更：闡述變更后的施工工藝及技術(shù)要求。3.工程數(shù)量增減：明確增減的具體項目及數(shù)量，并說明計算依據(jù)。（三）費用及工期1.費用說明：列出因洽商簽證導(dǎo)致的費用增加或減少情況，包括直接費用（如人工、材料、機械等）和間接費用（如管理費、利潤等），并分別說明計算方法和依據(jù)。2.工期影響：說明洽商簽證對項目工期的影響，預(yù)計增加或減少的工期天數(shù)，并分析原因。（四）雙方簽字蓋章洽商簽證文件必須由雙方授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方單位公章或合同專用章，確保文件的法律效力。五、洽商簽證的管理職責(zé)（一）項目實施部門1.負(fù)責(zé)洽商簽證事項的發(fā)起，及時填寫申請表并提供相關(guān)證明材料。2.按照批準(zhǔn)的洽商簽證內(nèi)容組織實施，并做好實施過程中的記錄和資料收集工作。3.配合相關(guān)部門進行洽商簽證的審核、審批及結(jié)算工作。（二）項目負(fù)責(zé)人1.對項目實施部門提交的洽商簽證申請表進行初步審核，提出審核意見。2.協(xié)調(diào)項目實施過程中與洽商簽證相關(guān)的各項工作，確保項目順利進行。（三）職能部門1.從專業(yè)角度對洽商簽證進行審核，提出技術(shù)可行性、經(jīng)濟合理性、合規(guī)性等方面的審核建議。2.參與涉及本部門業(yè)務(wù)的洽商簽證事項的討論和決策。（四）財務(wù)部門1.審核洽商簽證費用預(yù)算的合理性，評估對項目成本的影響。2.在項目竣工結(jié)算時，依據(jù)結(jié)算資料對洽商簽證費用進行審核支付。（五）公司主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)洽商簽證的最終審批決策，對重大洽商簽證事項進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和決策。六、洽商簽證的存檔與保管（一）存檔要求1.洽商簽證文件形成后，項目實施部門應(yīng)及時將其原件及相關(guān)附件整理成冊，移交公司檔案管理部門存檔。2.存檔文件應(yīng)保持完整、清晰，不得擅自涂改、損毀。（二）保管期限洽商簽證檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司檔案管理制度的要求執(zhí)行，一般不少于項目竣工結(jié)算后[X]年。（三）查閱與借閱1.因工作需要查閱洽商簽證檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。2.如需借閱洽商簽證檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對洽商簽證管理情況進行審計，檢查洽商簽證流程的執(zhí)行情況、文件的真實性和完整性、費用結(jié)算的準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）績效考核將洽商簽證管理工作納入項目團隊及相關(guān)人員的績效考核體系，對在洽商簽證管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對工作不力或違規(guī)操作的進行相應(yīng)處罰。（三）外部監(jiān)督接受業(yè)主、監(jiān)理單位及相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，積極配合做好相關(guān)工作，對提出的問題及時整改，確保洽商簽證管理工作符合要求。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自辦理洽商簽證。2.洽商簽證內(nèi)容虛假，故意夸大變更事項或費用。3.未按規(guī)定流程辦理洽商簽證，導(dǎo)致文件無效。4.在洽商簽證過程中存在受賄、行賄等違法違紀(jì)行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)辦理的洽商簽證，公司不予認(rèn)可，由此產(chǎn)生的一切費用和責(zé)任由責(zé)任人承擔(dān)。2.視情節(jié)輕重，對違規(guī)責(zé)任人給予警告、罰款、降職、撤職等處分。3.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，責(zé)任人