晉城印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)晉城公司/組織印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司/組織合法權(quán)益，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于晉城公司/組織及其所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)、全資及控股子公司的各類印章管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)印章的重要性和使用范圍，實(shí)行分級(jí)分類管理。3.專人負(fù)責(zé)原則：明確印章管理責(zé)任人，確保印章管理工作責(zé)任落實(shí)到人。4.嚴(yán)格審批原則：印章使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保用印事項(xiàng)合法合規(guī)。二、印章分類及定義（一）公章公司/組織對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的正式印章，具有最高法律效力。（二）合同專用章用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。（三）財(cái)務(wù)專用章用于公司/組織財(cái)務(wù)核算、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。（四）法定代表人章用于特定的財(cái)務(wù)、法律文件等，代表法定代表人行使職權(quán)。（五）部門(mén)章各部門(mén)用于內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)聯(lián)系等的印章，不具有對(duì)外法律效力。（六）其他專用章根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)需要刻制的專門(mén)用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的印章，如發(fā)票專用章等。三、印章的刻制（一）刻制申請(qǐng)1.因工作需要刻制印章的部門(mén)或單位，應(yīng)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.涉及公司/組織重大事項(xiàng)或重要文件使用的印章，需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（二）刻制審批1.《印章刻制申請(qǐng)表》提交至公司/組織綜合管理部門(mén)，由綜合管理部門(mén)審核印章刻制的必要性、合規(guī)性等。2.審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于重要印章，需報(bào)公司/組織法定代表人審批。（三）刻制辦理1.經(jīng)審批同意后，由綜合管理部門(mén)統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.刻制單位應(yīng)嚴(yán)格按照審批要求制作印章，確保印章質(zhì)量和安全性。3.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)將印章及印模交付給公司/組織綜合管理部門(mén)，并提供印章刻制證明文件。（四）印章備案1.綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)將新刻制的印章信息進(jìn)行登記備案，包括印章名稱、編號(hào)、規(guī)格、材質(zhì)、刻制時(shí)間、啟用時(shí)間等。2.對(duì)于涉及對(duì)外使用的重要印章，如公章、合同專用章等，應(yīng)按照公安機(jī)關(guān)要求進(jìn)行備案。四、印章的啟用（一）啟用通知1.印章刻制完成并備案后，綜合管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)布印章啟用通知，明確印章啟用時(shí)間、使用范圍、管理要求等。2.啟用通知應(yīng)發(fā)送至公司/組織各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)、全資及控股子公司。（二）啟用流程1.印章啟用前，綜合管理部門(mén)應(yīng)在印章上預(yù)留印模，并將印模存檔。2.啟用印章時(shí)，由綜合管理部門(mén)安排專人負(fù)責(zé)將印章交付給印章管理責(zé)任人，并辦理交接手續(xù)。3.印章管理責(zé)任人應(yīng)在《印章啟用登記表》上簽字確認(rèn)，注明接收時(shí)間、印章?tīng)顟B(tài)等信息。五、印章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人保管制度，印章管理責(zé)任人應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、專柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。3.嚴(yán)禁將印章隨意放置或交予他人代管，特殊情況需委托他人代管的，應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理書(shū)面委托手續(xù)。（二）保管職責(zé)1.公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等重要印章的保管責(zé)任人應(yīng)由公司/組織綜合管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)指定專人擔(dān)任。2.部門(mén)章的保管責(zé)任人由各部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專人擔(dān)任，并報(bào)綜合管理部門(mén)備案。3.印章保管責(zé)任人應(yīng)定期檢查印章的保管情況，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（三）印章存放1.不同類型的印章應(yīng)分類存放，避免相互混淆。2.重要印章應(yīng)單獨(dú)存放，不得與其他物品混放。3.印章存放處應(yīng)張貼明顯的標(biāo)識(shí)，注明印章名稱、保管責(zé)任人等信息。六、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司/組織對(duì)外發(fā)布的正式文件、信函、報(bào)表、證明等；簽訂各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等具有法律效力的文件；辦理工商登記、稅務(wù)申報(bào)、銀行開(kāi)戶等相關(guān)業(yè)務(wù)；其他需要使用公章的事項(xiàng)。2.合同專用章：用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司/組織財(cái)務(wù)核算、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，如開(kāi)具發(fā)票、支票、匯票等。4.法定代表人章：用于特定的財(cái)務(wù)、法律文件等，代表法定代表人行使職權(quán)。5.部門(mén)章：用于各部門(mén)內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)聯(lián)系等文件，如內(nèi)部通知、報(bào)告、報(bào)表等，不得對(duì)外使用。6.其他專用章：根據(jù)其特定用途使用，如發(fā)票專用章用于開(kāi)具發(fā)票等。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)需使用印章的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。涉及公司/組織重大事項(xiàng)或重要文件使用的印章，需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意。2.用印審批《印章使用申請(qǐng)表》提交至印章管理部門(mén)，由印章管理部門(mén)審核用印事項(xiàng)的合法性、合規(guī)性等。審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于重要文件或重大事項(xiàng)使用的印章，需報(bào)公司/組織法定代表人審批。3.用印登記經(jīng)審批同意后，印章管理部門(mén)應(yīng)對(duì)用印情況進(jìn)行登記，包括用印時(shí)間、用印文件名稱、份數(shù)、用印申請(qǐng)人、審批人等信息。4.用印操作印章管理責(zé)任人應(yīng)按照審批要求，在指定位置加蓋印章，并確保印章清晰、端正。用印完成后，印章管理責(zé)任人應(yīng)在《印章使用登記表》上簽字確認(rèn)，并將用印文件存檔。（三）特殊情況用印1.緊急情況下需使用印章的，可先電話請(qǐng)示公司/組織領(lǐng)導(dǎo)同意后用印，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印的，應(yīng)通過(guò)傳真、掃描等方式將用印文件及審批手續(xù)傳至印章管理部門(mén)，經(jīng)審核同意后，由印章管理部門(mén)委托當(dāng)?shù)胤种C(jī)構(gòu)或相關(guān)人員代為用印，并做好登記備案。七、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司/組織名稱變更、重組、注銷等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂玫摹?.印章?lián)p壞、遺失等原因需要更換新印章的。3.因業(yè)務(wù)調(diào)整、政策變化等原因，印章使用范圍縮小或不再使用的。（二）停用通知1.印章管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)布印章停用通知，明確印章停用時(shí)間、停用原因等信息。2.停用通知應(yīng)發(fā)送至公司/組織各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)、全資及控股子公司。（三）印章收繳1.印章停用后，印章管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)收繳印章，并進(jìn)行登記備案。2.印章管理責(zé)任人應(yīng)將停用的印章交回印章管理部門(mén)，辦理交接手續(xù)。3.對(duì)于重要印章，如公章、合同專用章等，收繳后應(yīng)進(jìn)行封存，并妥善保管。（四）印章銷毀1.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由印章管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織印章銷毀工作。2.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶鬯?、熔化等，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。3.印章銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，并做好記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。4.銷毀記錄應(yīng)存檔保存，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章管理情況進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督檢查，確保印章管理工作規(guī)范、合規(guī)。2.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決印章管理中存在的問(wèn)題。（二）檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作流程是否符合規(guī)定。2.印章使用審批手續(xù)是否齊全，用印文件是否合法合規(guī)。3.印章保管情況，包括印章存放是否安全、印章是否完好無(wú)損等。4.印章使用登記記錄是否完整、準(zhǔn)確。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反印章管理規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因印章管理不善給公司/組織造成