池州采購管理辦法一、總則（一）目的為加強池州公司采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于池州公司及所屬各部門、各分支機構的采購活動，包括物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策，嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行。2.公開公正原則：采購過程應公開透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與的機會，公正對待每一個供應商，不偏袒、不歧視。3.公平競爭原則：通過公平競爭，選擇最符合需求、性價比最高的供應商和采購方案，以降低采購成本，提高經(jīng)濟效益。4.誠實信用原則：采購各方應誠實守信，履行各自的義務，保證采購活動的順利進行。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立池州公司采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成，其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批年度采購計劃。3.決策重大采購項目的采購方式、供應商選擇等事項。（二）采購執(zhí)行部門設立采購部作為公司采購執(zhí)行部門，負責具體采購業(yè)務的實施。采購部的職責包括：1.制定采購管理制度和流程。2.編制和執(zhí)行采購計劃。3.組織采購活動，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。4.負責采購物資和服務的驗收、付款等工作。5.建立和維護供應商檔案，評估供應商績效。（三）其他部門職責1.需求部門：提出采購需求，參與采購項目的技術規(guī)格制定、供應商選擇等工作，負責采購物資和服務的使用和驗收。2.財務部門：負責采購資金的預算安排、支付審核等工作，對采購成本進行核算和分析。3.審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結果的合理性等。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.各需求部門應根據(jù)本部門的業(yè)務需求和預算安排，于每年[具體時間]前編制下一年度的采購需求計劃，報采購部匯總。2.采購部結合公司年度經(jīng)營目標和資源狀況，對各部門的采購需求計劃進行審核和平衡，編制公司年度采購計劃，報采購決策委員會審批。3.年度采購計劃應明確采購項目、采購數(shù)量、采購時間、采購預算等內容，并根據(jù)實際情況進行動態(tài)調整。（二）采購計劃的執(zhí)行1.采購部按照批準的采購計劃組織實施采購活動，確保采購任務按時完成。2.對于緊急采購需求，需求部門應填寫緊急采購申請表，說明采購原因、采購內容、預計金額等，經(jīng)相關領導審批后，采購部應優(yōu)先安排采購。四、供應商管理（一）供應商準入1.建立供應商準入制度，明確供應商的基本條件和準入流程。供應商應具備合法經(jīng)營資質、良好的商業(yè)信譽、較強的生產或服務能力、合理的價格水平等。2.采購部負責收集供應商信息，對潛在供應商進行調查和評估，填寫供應商調查表，形成供應商評估報告。評估內容包括供應商的資質、業(yè)績、生產能力、質量控制、售后服務等方面。3.經(jīng)評估合格的供應商納入公司供應商名錄，并報采購決策委員會備案。（二）供應商考核與評價1.采購部定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行考核評價，填寫供應商績效考核表。2.根據(jù)考核評價結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優(yōu)秀供應商，給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于不合格供應商，采取警告、減少采購份額、暫停合作、取消供應商資格等措施。3.建立供應商淘汰機制，對于連續(xù)兩次考核評價不合格或出現(xiàn)嚴重違規(guī)行為的供應商，及時從供應商名錄中刪除。（三）供應商關系管理1.采購部與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.建立供應商激勵機制，通過與供應商簽訂合作協(xié)議、給予價格優(yōu)惠、提供技術支持等方式，促進供應商提高產品質量和服務水平，建立長期穩(wěn)定的合作關系。五、采購方式（一）公開招標1.對于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目，采用公開招標方式。2.采購部應在指定的媒體上發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應商參加投標。招標公告應包括采購項目的基本情況、招標要求、投標截止時間、開標時間和地點等內容。3.采購部組織開標、評標和定標工作，按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法進行評標，選擇中標供應商，并向中標供應商發(fā)出中標通知書。（二）邀請招標1.對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的采購項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的采購項目，可以采用邀請招標方式。2.采購部根據(jù)采購項目的特點和需求，選擇若干家符合條件的供應商，向其發(fā)出投標邀請書，邀請其參加投標。3.邀請招標的開標、評標和定標程序與公開招標相同。（三）競爭性談判1.對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的采購項目，或者技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的采購項目，或者采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的采購項目，或者不能事先計算出價格總額的采購項目，可以采用競爭性談判方式。2.采購部成立談判小組，與符合條件的供應商進行談判。談判小組應按照談判文件規(guī)定的談判程序和方法進行談判，確定成交供應商，并向成交供應商發(fā)出成交通知書。（四）單一來源采購1.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購部應組織相關部門和人員對單一來源采購項目進行論證，填寫單一來源采購論證表，說明采用單一來源采購方式的理由和依據(jù)。經(jīng)采購決策委員會批準后，與單一供應商進行談判，確定成交價格和成交條件，并簽訂采購合同。（五）詢價1.對于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式。2.采購部向符合條件的供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定的時間內報價。采購部對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價最低且符合要求的供應商作為成交供應商，并向其發(fā)出成交通知書。六、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預算金額、采購時間等內容，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.采購申請表應提交給采購部，采購部對采購申請進行初步審核，審核通過后進入采購流程。（二）采購審批1.對于預算金額較大的采購項目，采購部應將采購申請表提交給采購決策委員會審批。采購決策委員會根據(jù)項目情況進行審議，做出審批決定。2.對于預算金額較小的采購項目，采購部按照公司內部審批流程進行審批，經(jīng)相關領導簽字同意后進入下一步采購環(huán)節(jié)。（三）采購實施1.根據(jù)采購項目的特點和采購方式，采購部組織實施采購活動。對于公開招標、邀請招標項目，采購部發(fā)布招標公告或投標邀請書，組織開標、評標和定標工作。對于競爭性談判項目，采購部成立談判小組，與供應商進行談判。對于單一來源采購項目，采購部組織相關部門和人員進行論證，與單一供應商進行談判。對于詢價項目，采購部向供應商發(fā)出詢價通知書，要求其報價，并進行比較和分析。2.在采購過程中，采購部應與供應商保持密切溝通，及時了解采購進展情況，解決出現(xiàn)的問題。（四）合同簽訂1.采購項目確定成交供應商后，采購部應與成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等內容。2.采購合同簽訂前，采購部應將合同文本提交給法務部門進行審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，由授權代表簽字蓋章，并加蓋公司公章。（五）驗收付款1.采購物資和服務到貨后，需求部門應及時組織驗收。驗收內容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質量、性能等方面，以及服務的質量、標準、效果等方面。2.需求部門填寫驗收報告，經(jīng)部門負責人簽字確認后提交給采購部。采購部根據(jù)驗收報告進行審核，審核通過后辦理付款手續(xù)。3.財務部門按照采購合同的約定，對采購款項進行支付審核，審核無誤后進行付款。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律風險等。2.采用定性和定量相結合的方法，對風險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估，確定風險等級。（二）風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于高風險，應采取規(guī)避、轉移等措施，如選擇其他供應商、購買保險等。對于中風險，應采取減輕、控制等措施，如加強供應商管理、簽訂補充協(xié)議等。對于低風險，應采取接受、監(jiān)控等措施，如建立風險預警機制、定期進行風險評估等。2.采購部應建立風險應急預案，明確在風險發(fā)生時的應對流程和責任分工，確保能夠及時、有效地應對風險。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結果的合理性、采購合同的履行情況等。2.采購部應定期向公司管理層匯報采購