江蘇采購管理辦法一、總則（一）目的為加強江蘇地區(qū)公司采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于江蘇地區(qū)公司及所屬各部門、各分支機構的采購活動，包括物資采購、服務采購等各類采購事項。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內部監(jiān)督和相關部門的監(jiān)管，保障采購信息的公開、公平、公正。3.公平競爭原則：通過公平競爭，選擇優(yōu)質供應商，確保采購價格合理、質量可靠、服務優(yōu)良。4.效益原則：在保證采購質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益，實現(xiàn)公司利益最大化。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成，其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略規(guī)劃和年度采購計劃。2.審批重大采購項目的采購方案、采購預算等。3.對采購過程中的重大事項進行決策。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部門，作為采購活動的執(zhí)行機構，負責具體采購業(yè)務的實施。采購部門的職責包括：1.制定采購管理制度和工作流程。2.編制年度采購計劃和預算，并組織實施。3.開展供應商管理工作，包括供應商開發(fā)、評估、選擇、考核等。4.組織采購項目的招標、詢價、談判等采購活動，簽訂采購合同。5.負責采購項目的驗收、付款等工作。6.建立采購檔案，記錄采購活動全過程。（三）其他相關部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，提供采購項目的技術規(guī)格、質量標準、數(shù)量要求等詳細信息，并參與采購項目的驗收工作。2.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核。3.審計部門：負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結果的合理性等。三、采購計劃與預算（一）采購計劃編制1.采購部門應根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃、生產(chǎn)計劃、項目進度等，結合庫存情況，編制年度采購計劃。年度采購計劃應明確采購項目、采購數(shù)量、采購時間等內容。2.各需求部門應于每年[具體時間]前向采購部門提交下一年度的采購需求計劃，采購需求計劃應詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術要求、預計采購時間等。3.采購部門對各需求部門提交的采購需求計劃進行匯總、分析和審核，結合公司庫存情況和資金狀況，編制年度采購計劃草案，報采購決策委員會審議通過后實施。（二）采購預算編制1.采購部門應根據(jù)年度采購計劃，編制采購預算。采購預算應包括采購項目的預算金額、資金來源等內容。2.采購預算編制應遵循“量入為出、收支平衡”的原則，充分考慮公司的財務狀況和資金安排。采購預算應與公司年度預算相銜接，納入公司整體預算管理體系。3.采購預算經(jīng)財務部門審核后，報公司管理層審批。采購預算一經(jīng)批準，應嚴格執(zhí)行，不得隨意調整。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照公司預算調整程序進行審批。四、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.采購部門應根據(jù)公司采購需求和供應商管理要求，制定供應商開發(fā)計劃。供應商開發(fā)計劃應明確供應商開發(fā)的目標、范圍、方法和時間進度等。2.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行整理和分析，篩選出潛在供應商名單。3.采購部門對潛在供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理體系、技術水平、售后服務等情況。實地考察結束后，采購部門應撰寫考察報告，對潛在供應商進行綜合評價。4.根據(jù)潛在供應商的綜合評價結果，采購部門確定合格供應商名單，報采購決策委員會審批。經(jīng)審批通過的合格供應商納入公司供應商管理體系。（二）供應商評估與選擇1.采購部門應定期對供應商進行評估，評估內容包括供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面。評估方式可采用定期評估、不定期評估、專項評估等。2.采購部門根據(jù)供應商評估結果，對供應商進行分類管理。將供應商分為A、B、C三類，A類供應商為優(yōu)質供應商，B類供應商為合格供應商，C類供應商為待改進供應商。3.在進行采購項目時，采購部門應優(yōu)先選擇A類供應商。對于B類供應商，采購部門應加強管理和監(jiān)督，督促其改進不足之處。對于C類供應商，采購部門應限制其參與采購項目，直至其改進達到要求。4.在選擇供應商時，采購部門應采用招標、詢價、談判等方式，綜合考慮供應商的報價、質量、交貨期、售后服務等因素，選擇最優(yōu)供應商。對于重大采購項目，應組織相關部門進行集體決策。（三）供應商考核與激勵1.采購部門應建立供應商考核制度，定期對供應商進行考核?？己酥笜税ü┴涃|量、交貨期、價格、售后服務等方面。考核結果作為供應商分類管理、合作關系調整的重要依據(jù)。2.對于考核優(yōu)秀的供應商，采購部門應給予適當?shù)莫剟?，如增加采購份額、優(yōu)先合作等。對于考核不合格的供應商，采購部門應責令其限期整改，如整改后仍不符合要求，應終止合作關系。3.采購部門應與供應商保持良好的溝通與合作，定期召開供應商座談會，及時了解供應商的需求和意見，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。五、采購方式與程序（一）采購方式1.招標采購：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。招標采購應按照國家有關法律法規(guī)和公司招標管理辦法進行，包括公開招標和邀請招標兩種方式。2.詢價采購：適用于采購金額較小、技術簡單、市場貨源充足的采購項目。詢價采購應向多家供應商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定時間內報價，采購部門根據(jù)報價情況選擇最優(yōu)供應商。3.談判采購：適用于采購項目具有特殊性、獨家供應商或不宜采用招標采購、詢價采購方式的采購項目。談判采購應與供應商進行一對一談判，協(xié)商確定采購價格、質量標準、交貨期等條款。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的采購項目，如專利產(chǎn)品、特定品牌產(chǎn)品等。單一來源采購應按照公司相關規(guī)定進行審批，并在采購文件中說明理由。（二）采購程序1.采購申請：各需求部門根據(jù)實際需要，填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術要求、預算金額、預計采購時間等內容，并經(jīng)部門負責人審核簽字后提交采購部門。2.采購審批：采購部門收到采購申請表后，對采購項目進行審核，審核內容包括采購需求的合理性、采購預算的合規(guī)性等。對于重大采購項目，采購部門應報采購決策委員會審批。3.采購實施：采購部門根據(jù)采購審批結果，按照確定的采購方式組織實施采購活動。在采購實施過程中，采購部門應嚴格按照采購程序和相關規(guī)定進行操作，確保采購活動的公開、公平、公正。4.合同簽訂：采購項目確定供應商后，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。5.驗收付款：采購項目到貨后，需求部門應組織相關人員進行驗收。驗收合格后，需求部門填寫驗收報告，并提交采購部門。采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，辦理付款手續(xù)。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括合同編號、簽訂日期、采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式、爭議解決方式等條款。2.采購部門在簽訂采購合同前，應將合同草案提交法律部門或法律顧問進行審核。法律部門或法律顧問應從法律角度對合同條款進行審查，確保合同的合法性、有效性和完整性。3.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購部門應將合同副本分送需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門履行職責。（二）合同履行1.采購部門和供應商應按照采購合同約定履行各自的義務。采購部門應及時向供應商支付貨款，供應商應按照合同約定的時間、地點、質量標準等交付貨物或提供服務。2.在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂相關協(xié)議。合同變更、解除等協(xié)議應作為采購合同的補充文件，與采購合同具有同等法律效力。3.采購部門應建立合同履行跟蹤制度，定期對合同履行情況進行檢查和評估。如發(fā)現(xiàn)供應商未按照合同約定履行義務，采購部門應及時采取措施，督促供應商整改，如整改后仍不符合要求，應按照合同約定追究供應商的違約責任。（三）合同歸檔采購部門應建立采購合同檔案，對采購合同進行分類歸檔管理。采購合同檔案應包括合同正本、副本、補充協(xié)議、驗收報告、付款憑證等相關文件。采購合同檔案應妥善保管，以備查閱。七、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結果的合理性等。審計部門應制定審計計劃，明確審計范圍、內容、方法和時間安排等。2.審計部門在審計過程中，可通過查閱采購文件、合同、發(fā)票、驗收報告等資料，實地走訪供應商、需求部門等方式，獲取審計證據(jù)。審計部門應撰寫審計報告，對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。3.公司其他相關部門應按照各自職責，對采購活動進行監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)采購活動存在違規(guī)行為，應及時向采購部門或公司管理層報告。（二）外部監(jiān)管1.公司采購活動應接受國家