梧州印章管理辦法總則目的為加強(qiáng)梧州印章管理，維護(hù)公司/組織正常運(yùn)營秩序，保障公司/組織及相關(guān)方合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于梧州公司/組織內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)、全資及控股子公司所使用的各類印章，包括但不限于行政公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章、業(yè)務(wù)專用章等。基本原則印章管理遵循依法依規(guī)、分級(jí)負(fù)責(zé)、安全保密、便捷高效的原則。確保印章使用合法合規(guī)，責(zé)任明確，安全可靠，同時(shí)滿足公司/組織業(yè)務(wù)開展的合理需求。印章的刻制刻制申請(qǐng)1.各部門、分支機(jī)構(gòu)、全資及控股子公司因工作需要刻制印章的，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司/組織印章管理部門。2.申請(qǐng)刻制涉及公司/組織重大權(quán)益、對(duì)外具有法律效力的印章（如行政公章、合同專用章等），需經(jīng)公司/組織法定代表人批準(zhǔn)?？讨茖徟≌鹿芾聿块T收到《印章刻制申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)理由是否充分、印章用途是否符合公司/組織規(guī)定、規(guī)格數(shù)量是否合理等。對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大印章的刻制申請(qǐng)，還需經(jīng)法定代表人審批?？讨屏鞒探?jīng)審批同意刻制的印章，由印章管理部門統(tǒng)一安排到具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制?？讨茊挝粦?yīng)嚴(yán)格按照公司/組織提供的樣式、規(guī)格、材質(zhì)等要求進(jìn)行制作，并在印章刻制完成后，將印章及印模交付公司/組織印章管理部門。印章管理部門應(yīng)對(duì)新刻制印章進(jìn)行驗(yàn)收，確保印章質(zhì)量符合要求，印模清晰、規(guī)范。印章備案新刻制的印章，印章管理部門應(yīng)及時(shí)到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)及相關(guān)部門辦理備案手續(xù)。備案信息應(yīng)包括印章名稱、樣式、規(guī)格、啟用日期、使用范圍等。同時(shí)，將印章備案情況記錄在公司/組織印章管理檔案中。印章的保管保管責(zé)任1.公司/組織行政公章由印章管理部門指定專人保管；合同專用章由合同管理部門指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章、法人章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管；業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。印章保管人即為印章使用的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)印章的日常保管、使用登記等工作。2.印章保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，確保印章安全。因工作變動(dòng)等原因需要更換印章保管人的，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)。保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、密碼箱等，并配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。2.行政公章、合同專用章等重要印章應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，即由兩名印章保管人分別保管印章的不同部分（如鑰匙、密碼等），使用時(shí)兩人同時(shí)在場(chǎng)。保管要求1.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置印章，不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用。如因特殊情況需要臨時(shí)委托他人保管印章的，應(yīng)經(jīng)印章管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。2.印章保管人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告印章管理部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。印章的使用使用范圍1.行政公章用于公司/組織對(duì)外發(fā)布的各類公文、函件、證明、介紹信等；合同專用章用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件；財(cái)務(wù)專用章用于公司/組織財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等；法人章用于公司/組織法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)；業(yè)務(wù)專用章用于公司/組織特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件簽署、證明等。2.印章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍進(jìn)行，不得超出范圍使用印章。使用審批1.印章使用前，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)印章管理部門審批。2.涉及公司/組織重大決策、重要合同、對(duì)外投資、融資擔(dān)保等事項(xiàng)的用印，需經(jīng)公司/組織法定代表人批準(zhǔn)。使用流程1.印章管理部門收到《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括用印事項(xiàng)是否符合公司/組織規(guī)定、用印文件是否合法合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全等。對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，在《印章使用申請(qǐng)表》上加蓋印章使用審批章，并注明批準(zhǔn)意見和批準(zhǔn)日期。2.印章保管人憑經(jīng)審批的《印章使用申請(qǐng)表》到印章存放處使用印章。用印時(shí)，應(yīng)確保印章與用印文件內(nèi)容一致，用印位置準(zhǔn)確無誤。用印完成后，在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。使用監(jiān)督1.印章管理部門應(yīng)定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。對(duì)于違規(guī)使用印章的行為，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)印章管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保印章管理規(guī)范、使用合法。印章的停用與銷毀停用情形1.因公司/組織名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)范圍變化等原因，原印章不再使用的；2.印章?lián)p壞、丟失或被盜，無法繼續(xù)使用的；3.其他需要停用印章的情形。停用程序1.印章管理部門應(yīng)及時(shí)通知各部門、分支機(jī)構(gòu)、全資及控股子公司停止使用停用印章，并收回停用印章。2.對(duì)于停用的印章，印章管理部門應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明印章名稱、規(guī)格、停用日期等信息，并將登記情況報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)備案。銷毀程序1.對(duì)于需要銷毀的印章，由印章管理部門填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、停用原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司/組織法定代表人批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，印章管理部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行印章銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，并保留銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀人員等信息。3.印章銷毀完成后，印章管理部門應(yīng)將《印章銷毀申請(qǐng)表》、銷毀記錄等相關(guān)資料整理歸檔，保存期限按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行。印章的信息化管理建立印章管理系統(tǒng)公司/組織應(yīng)建立印章管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)印章的信息化管理。印章管理系統(tǒng)應(yīng)具備印章申請(qǐng)、審批、使用登記、查詢統(tǒng)計(jì)、權(quán)限管理等功能，確保印章管理工作的規(guī)范化、信息化、智能化。系統(tǒng)使用與維護(hù)1.各部門、分支機(jī)構(gòu)、全資及控股子公司應(yīng)通過印章管理系統(tǒng)進(jìn)行印章申請(qǐng)、審批等操作，確保用印流程的規(guī)范、高效。2.印章管理部門應(yīng)定期對(duì)印章管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)和管理，提高系統(tǒng)使用水平。數(shù)據(jù)安全與備份1.印章管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應(yīng)嚴(yán)格保密，確保數(shù)據(jù)安全。系統(tǒng)操作人員應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。2.印章管理部門應(yīng)定期對(duì)印章管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)的保存期限按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行。監(jiān)督檢查與責(zé)任追究監(jiān)督檢查1.公司/組織印章管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門、分支機(jī)構(gòu)、全資及控股子公司的印章管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章刻制、保管、使用、停用與銷毀等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)印章管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用印章，或因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜、損壞等情況的，公司/組織將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤