檔案內業(yè)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案內業(yè)管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位檔案內業(yè)的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案內容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況。3.規(guī)范性原則。檔案管理工作應遵循國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，做到規(guī)范化、標準化。4.保密性原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全與保密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理公司檔案內業(yè)工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導、監(jiān)督和檢查公司各部門及所屬單位的檔案管理工作。4.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化進程。（二）各部門及所屬單位職責1.各部門及所屬單位應明確一名負責人分管檔案工作，并指定專人負責本部門及所屬單位檔案的收集、整理和移交工作。2.負責將本部門及所屬單位在工作中形成的各類文件材料及時收集、整理，確保文件材料的齊全、完整。3.按照公司檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的原始記錄，均屬收集范圍。具體包括：行政管理類：公司制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、會議紀要、請示批復、合同協(xié)議、人事檔案等。經營管理類：市場調研資料、營銷方案、財務報表、審計報告、投資項目資料、生產經營統(tǒng)計報表等。技術管理類：技術研發(fā)資料、產品設計圖紙、工藝文件、質量檢驗報告、設備檔案等。項目建設類：項目可行性研究報告、項目立項批復、項目設計文件、項目施工資料、項目竣工驗收資料等。其他類：公司獲得的榮譽證書、資質證書、宣傳資料、外事活動資料等。2.各部門及所屬單位應根據(jù)上述收集范圍，結合本部門及所屬單位的工作實際，制定具體的文件材料收集清單，并嚴格按照清單進行收集。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應建立健全文件材料收集制度，明確文件材料的收集責任人，確保文件材料及時、準確地收集齊全。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內容完整，并按照公司檔案管理部門的要求進行存儲和移交。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照公司檔案分類方案，將收集到的文件材料進行分類。公司檔案分類一般采用年度機構保管期限分類法，即先按年度分開，再按機構（部門）進行排列，最后按保管期限分類。2.編號：對每一份檔案編制唯一的檔號，檔號由全宗號、年度、機構代碼、保管期限代碼、件號或卷號等組成。全宗號為公司檔案管理部門統(tǒng)一編制的代碼；年度為文件形成的年度；機構代碼為公司各部門及所屬單位的代碼；保管期限代碼分為永久、長期、短期；件號或卷號為每一類檔案內的順序編號。3.編目：編制檔案目錄，檔案目錄應包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目。檔案目錄應一式多份，分別用于檔案管理部門存檔、計算機檢索和提供利用等。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，破損的文件應進行修復。裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.各部門及所屬單位應在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交至公司檔案管理部門。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時整理歸檔，并移交至公司檔案管理部門。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理要求，做到分類準確、編號規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊。2.歸檔的檔案應編制歸檔說明，歸檔說明應包括檔案的形成時間、來源、內容、數(shù)量等基本情況。3.各部門及所屬單位應填寫檔案移交清單，檔案移交清單應一式兩份，雙方簽字確認后各執(zhí)一份。（三）移交手續(xù)1.檔案管理部門在接收檔案時，應按照檔案移交清單對檔案進行認真核對，確保檔案的數(shù)量、質量和完整性。2.經核對無誤后，檔案管理部門應在檔案移交清單上簽字蓋章，并將其中一份返還給移交部門及所屬單位。3.檔案移交后，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應由移交部門及所屬單位負責及時處理。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案應采用檔案密集架進行存放，檔案密集架應符合國家相關標準，具有良好的承重能力和穩(wěn)定性。2.檔案盒應采用統(tǒng)一規(guī)格的無酸檔案盒，檔案盒應標注檔號、年度、機構、保管期限等信息。3.對于特殊載體檔案，如聲像檔案、電子檔案等，應采用專門的裝具進行保管。（三）檔案保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.各部門及所屬單位應根據(jù)檔案的實際情況，準確劃分檔案的保管期限，并在檔案整理過程中進行標注。（四）檔案清點與檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清點和檢查，確保檔案的數(shù)量準確、質量完好。2.清點和檢查的內容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存儲位置等。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應及時采取措施進行處理。3.檔案管理部門應建立檔案清點和檢查記錄，記錄檔案清點和檢查的時間、內容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標準1.檔案鑒定工作應依據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度，結合檔案的實際情況，對檔案的價值進行綜合評估。2.鑒定檔案價值時，應考慮檔案的內容、來源、時間、形式等因素，重點評估檔案對公司工作的查考利用價值、歷史研究價值和憑證價值。3.對于保管期限已滿的檔案，應進行重點鑒定，如仍具有保存價值的，應重新確定保管期限；如已不具有保存價值的，應予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案清單，對檔案進行逐一鑒定，提出存毀意見。3.檔案鑒定工作小組將鑒定意見提交公司分管領導審批，經批準后，對擬銷毀的檔案進行登記造冊。（四）銷毀手續(xù)1.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，檔案銷毀清冊應包括檔號、文號、責任者、題名、日期、保管期限、銷毀原因等項目。檔案銷毀清冊應一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報公司分管領導備案。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應將檔案銷毀情況報告公司分管領導。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括檔案的總數(shù)量、分類數(shù)量、年度數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計，包括已整理檔案的數(shù)量、未整理檔案的數(shù)量等。3.檔案的保管情況統(tǒng)計，包括檔案庫房的面積、檔案裝具的數(shù)量、檔案的存儲位置等。4.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括檔案的查閱人次、查閱卷次、復印頁數(shù)等。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的相關數(shù)據(jù)進行記錄和統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時、完整，統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和時間要求報送。（三）統(tǒng)計分析1.檔案管理部門應定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結檔案管理工作的經驗和存在的問題。2.根據(jù)檔案統(tǒng)計分析結果，提出改進檔案管理工作的措施和建議，不斷提高檔案管理水平。八、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應遵守國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案信息的安全與保密。2.服務至上原則。檔案管理部門應樹立服務意識，積極為公司各項工作提供檔案信息服務。3.合理利用原則。檔案利用應根據(jù)實際工作需要，合理提供檔案信息，避免過度利用和不當利用。（二）利用范圍1.公司內部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱公司檔案的，應經公司分管領導批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司內部人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、檔號、查閱目的、查閱時間等內容，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱、借閱人員提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作。查閱、借閱登記應包括查閱、借閱時間、查閱、借閱人員姓名、所在部門、查閱目的、檔案名稱、檔號等項目。3.外單位查閱、借閱公司檔案，應提交單位介紹信、查閱、借閱申請表等材料，經公司分管領導批準后，由檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.查閱、借閱人員應嚴格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自涂改、轉借、復印、拍照檔案內容，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。5.查閱、借閱人員查閱、借閱檔案完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究查閱、借閱人員的責任。（四）利用反饋1.檔案管理部門應定期收集利用者對檔案利用工作的意見和建議，不斷改進檔案利用服務工作。2.對于重要檔案的利用情況，檔案管理部門應進行跟蹤反饋，了解利用效果，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質量，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應與紙質檔案具有同等法律效力。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司檔案管理工作的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.網絡安全建設：加強檔案信息管理系統(tǒng)的網絡安全防護，確保檔案信息的安全與保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門