檔案使用管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的使用管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案使用過程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本辦法所指檔案是指本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案使用管理必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全保密原則：確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全與完整。3.高效利用原則：在保證檔案安全的前提下，提高檔案的利用效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作的需要。二、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、薪資福利、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類型劃分，如銷售合同檔案、采購檔案、生產(chǎn)記錄檔案等。5.工程檔案：工程項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。6.其他檔案：不屬于上述分類的其他具有保存價(jià)值的檔案。（二）編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別與管理。2.編號(hào)規(guī)則如下：采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。第一位字母表示檔案類別，如“A”代表行政檔案，“P”代表人事檔案等。接下來的數(shù)字為順序號(hào)，按照檔案形成時(shí)間先后順序依次編號(hào)。對(duì)于同一類別的檔案，如有子類別，可在編號(hào)后增加一位或多位數(shù)字進(jìn)行區(qū)分。三、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門工作活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案及時(shí)、完整地收集起來。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理，及時(shí)移交檔案管理部門。3.對(duì)于外來文件、資料等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并交檔案管理部門統(tǒng)一登記、整理。（二）整理1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)按照分類與編號(hào)規(guī)則進(jìn)行詳細(xì)整理。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類裝訂，去除無關(guān)的附件，確保檔案內(nèi)容清晰、完整。3.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查找與利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定不同檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史意義和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件等。長期保管的檔案：保管期限一般為15年至50年，如重要業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表等。短期保管的檔案：保管期限一般為5年以下，如一般性文件、臨時(shí)性報(bào)表等。2.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。（三）檔案的存放與排列1.檔案應(yīng)按照類別、編號(hào)順序依次存放，便于查找與管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。（四）檔案的安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被毀等事故發(fā)生。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員陪同下進(jìn)行。五、檔案的借閱與查閱（一）借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記薄》，記錄借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員必須妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。（二）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定。3.查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。復(fù)印、摘抄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。（三）特殊情況的處理1.外單位人員因工作需要查閱或借閱本公司/組織檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)，并對(duì)查閱或借閱過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱或借閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織保密制度的規(guī)定執(zhí)行，必要時(shí)應(yīng)簽訂保密協(xié)議。六、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用1.檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)地為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析總結(jié)，了解檔案利用需求的變化趨勢，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。（二）統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、借閱、查閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，反映檔案管理工作的實(shí)際情況。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供參考。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷