樣品寄送管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司樣品寄送管理流程，確保樣品寄送的安全、準確、及時，提高工作效率，降低成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與客戶、供應(yīng)商之間的樣品寄送活動。（三）基本原則1.合法性原則：樣品寄送活動必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的要求。2.準確性原則：確保寄送樣品的信息準確無誤，包括樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、收件人信息等。3.安全性原則：采取必要的措施保障樣品在寄送過程中的安全，防止樣品損壞、丟失或泄露。4.及時性原則：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，合理安排樣品寄送時間，確保樣品能夠及時送達收件人。5.成本效益原則：在保證樣品寄送質(zhì)量的前提下，盡量降低寄送成本。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)提出樣品寄送申請，明確樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、寄送原因、收件人信息等。2.對樣品進行必要的包裝和標識，確保樣品符合寄送要求。3.跟蹤樣品寄送進度，及時與收件人溝通確認樣品是否收到。（二）物流部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)部門的申請，選擇合適的物流方式和快遞公司，并安排樣品寄送。2.負責(zé)與快遞公司簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.跟蹤樣品在運輸過程中的狀態(tài)，及時處理運輸過程中出現(xiàn)的問題。（三）財務(wù)部門1.審核樣品寄送費用的合理性，確保費用支出符合公司財務(wù)規(guī)定。2.負責(zé)樣品寄送費用的結(jié)算和報銷工作。（四）質(zhì)量部門1.對需寄送的樣品進行質(zhì)量檢驗，確保樣品質(zhì)量符合相關(guān)標準和要求。2.對樣品寄送過程中的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理。（五）行政部門1.負責(zé)公司樣品寄送相關(guān)文件和資料的歸檔管理。2.協(xié)助業(yè)務(wù)部門和物流部門解決樣品寄送過程中出現(xiàn)的行政問題。三、樣品寄送流程（一）申請與審批1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，填寫《樣品寄送申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細注明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、寄送原因、收件人信息等內(nèi)容，并提交至部門負責(zé)人審核。2.部門負責(zé)人對申請表進行審核，確認申請內(nèi)容是否合理、必要，審核通過后簽字批準，并將申請表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)對申請表進行最終審批，審批通過后申請表返回業(yè)務(wù)部門。（二）樣品準備1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)申請表的要求，準備好樣品，并對樣品進行必要的包裝和標識。包裝材料應(yīng)符合安全、環(huán)保的要求，能夠有效保護樣品在運輸過程中不受損壞。標識應(yīng)清晰、準確地注明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、收件人信息等內(nèi)容。2.質(zhì)量部門對準備好的樣品進行質(zhì)量檢驗，確保樣品質(zhì)量符合相關(guān)標準和要求。檢驗合格的樣品方可進行寄送。（三）物流選擇與安排1.業(yè)務(wù)部門將審批通過的申請表及準備好的樣品一并提交至物流部門。2.物流部門根據(jù)樣品的性質(zhì)、重量、體積、收件地址等因素，選擇合適的物流方式和快遞公司，并安排樣品寄送。在選擇快遞公司時，應(yīng)綜合考慮快遞公司的信譽、服務(wù)質(zhì)量、價格等因素，優(yōu)先選擇具有良好口碑和服務(wù)保障的快遞公司。3.物流部門與快遞公司簽訂運輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括樣品的交接方式、運輸時間、運輸費用、賠償責(zé)任等內(nèi)容。（四）樣品交接1.物流部門安排專人負責(zé)與快遞公司進行樣品交接。交接時，雙方應(yīng)仔細核對樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、包裝等信息，并在《樣品寄送交接單》（以下簡稱“交接單”）上簽字確認。2.交接單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為樣品寄送的憑證。交接單上應(yīng)詳細注明樣品的相關(guān)信息、交接時間、交接地點、快遞公司名稱及單號等內(nèi)容。（五）運輸跟蹤1.物流部門通過快遞公司提供的查詢系統(tǒng)或其他方式，跟蹤樣品在運輸過程中的狀態(tài)，及時掌握樣品的運輸進度和預(yù)計到達時間。2.如發(fā)現(xiàn)樣品在運輸過程中出現(xiàn)異常情況，如延誤、損壞、丟失等，物流部門應(yīng)及時與快遞公司溝通協(xié)調(diào)，了解具體情況，并采取相應(yīng)的措施進行處理。同時，物流部門應(yīng)將樣品運輸異常情況及時反饋給業(yè)務(wù)部門。（六）收件確認1.樣品送達收件人后，快遞公司應(yīng)及時通知收件人簽收，并將簽收憑證反饋給物流部門。2.物流部門收到簽收憑證后，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門應(yīng)與收件人進行溝通確認，核實樣品是否已完好收到。如收件人對樣品的數(shù)量、質(zhì)量等存在疑問，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與收件人協(xié)商解決。（七）費用結(jié)算1.物流部門根據(jù)與快遞公司簽訂的運輸合同，定期與快遞公司進行費用結(jié)算。結(jié)算時，物流部門應(yīng)核對運輸費用明細，確保費用計算準確無誤。2.物流部門將運輸費用結(jié)算清單提交至財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，按照公司財務(wù)規(guī)定進行費用支付。四、樣品寄送包裝要求（一）一般要求1.樣品包裝應(yīng)確保樣品在運輸過程中不受損壞，能夠有效保護樣品的質(zhì)量和完整性。2.包裝材料應(yīng)選擇符合安全、環(huán)保要求的材料，避免使用對環(huán)境造成污染或?qū)θ梭w健康有害的材料。3.包裝應(yīng)牢固、密封，防止樣品在運輸過程中發(fā)生泄漏、散落等情況。（二）特殊要求1.對于易碎品、易損品、液體樣品等特殊類型的樣品，應(yīng)采取特殊的包裝措施，如使用防震材料、泡沫塑料、密封容器等進行包裝，確保樣品在運輸過程中的安全。2.對于有溫度、濕度等特殊要求的樣品，應(yīng)采取相應(yīng)的保溫、保濕措施，確保樣品在運輸過程中的環(huán)境條件符合要求。（三）標識要求1.樣品包裝上應(yīng)清晰、準確地標明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、收件人信息等內(nèi)容。標識應(yīng)采用耐久性好的材料制作，確保在運輸過程中不脫落、不模糊。2.對于有特殊要求的樣品，如易燃易爆品、有毒有害品等，應(yīng)在包裝上標明相應(yīng)的警示標識，提醒運輸人員注意安全。五、樣品寄送費用管理（一）費用標準1.公司根據(jù)樣品的性質(zhì)、重量、體積、收件地址等因素，制定樣品寄送費用標準。費用標準應(yīng)定期進行評估和調(diào)整，確保費用合理、公平。2.業(yè)務(wù)部門在申請樣品寄送時，應(yīng)按照費用標準預(yù)估寄送費用，并在申請表中注明。（二）費用審批1.樣品寄送費用由業(yè)務(wù)部門負責(zé)申請，經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行支付。2.財務(wù)部門對樣品寄送費用進行審核，確保費用支出符合公司財務(wù)規(guī)定和費用標準。如發(fā)現(xiàn)費用不合理或超出預(yù)算，財務(wù)部門有權(quán)拒絕支付，并要求業(yè)務(wù)部門進行說明和調(diào)整。（三）費用結(jié)算1.物流部門負責(zé)與快遞公司進行費用結(jié)算，并將結(jié)算清單提交至財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門審核通過后，按照公司財務(wù)規(guī)定進行費用支付。費用支付方式應(yīng)根據(jù)公司與快遞公司簽訂的合同約定執(zhí)行，一般可采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式進行支付。六、樣品寄送安全管理（一）信息安全1.嚴格保密樣品寄送過程中涉及的客戶信息、商業(yè)機密等，防止信息泄露。2.業(yè)務(wù)部門和物流部門應(yīng)加強對員工的信息安全培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識，確保員工在工作中妥善保管和使用相關(guān)信息。（二）運輸安全1.選擇具有良好信譽和服務(wù)保障的快遞公司進行樣品寄送，確保樣品在運輸過程中的安全。2.對樣品進行必要的包裝和標識，防止樣品在運輸過程中發(fā)生損壞、丟失、泄露等情況。3.物流部門應(yīng)跟蹤樣品在運輸過程中的狀態(tài)，及時處理運輸過程中出現(xiàn)的問題，確保樣品能夠安全、及時送達收件人。（三）應(yīng)急處理1.制定樣品寄送應(yīng)急預(yù)案，明確在樣品寄送過程中發(fā)生突發(fā)事件時的應(yīng)急處理措施和責(zé)任分工。2.如發(fā)生樣品損壞、丟失、泄露等情況，物流部門應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時通知業(yè)務(wù)部門和相關(guān)部門。同時，應(yīng)配合相關(guān)部門進行調(diào)查和處理，采取必要的補救措施，減少損失和影響。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對樣品寄送管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括樣品寄送流程的執(zhí)行情況、包裝要求的落實情況、費用管理情況、安全管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采用內(nèi)部審計、專項檢查、日常抽查等方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價1.建立樣品寄送管理工作考核評價機制，對業(yè)務(wù)部門、物流部門等相關(guān)部門在樣品寄送管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價。2.考核評價指標包括樣品寄送的準確性、及時性、安全性、費用控制等方面。考核評價結(jié)果將與部門和員工的績效掛鉤，作為績