擬定合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。2.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。3.風險防范原則：加強合同風險評估和防控，對合同簽訂、履行過程中可能出現(xiàn)的風險進行識別、分析和應對，確保公司利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則：公司合同實行統(tǒng)一管理，由公司合同管理部門負責合同的審核、簽訂、履行、變更、解除等工作的指導、監(jiān)督和管理。二、合同管理機構(gòu)及職責（一）合同管理委員會公司設立合同管理委員會，由公司總經(jīng)理擔任主任，分管副總經(jīng)理擔任副主任，各相關部門負責人為成員。合同管理委員會負責審議公司重大合同，研究解決合同管理中的重大問題。（二）合同管理部門公司設立合同管理部門，負責合同的日常管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善公司合同管理制度，并組織實施；2.參與合同的談判、起草、審核、簽訂等工作；3.對合同履行情況進行跟蹤、監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題；4.負責合同檔案的建立、保管和歸檔工作；5.協(xié)調(diào)處理合同糾紛，參與合同糾紛的訴訟、仲裁等活動；6.定期對合同管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議。（三）合同承辦部門合同承辦部門負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，并配合合同管理部門做好合同管理的相關工作。其主要職責包括：1.負責收集、整理與合同簽訂、履行相關的資料和信息；2.按照公司合同管理制度的要求，起草合同文本，并提交合同管理部門審核；3.負責與合同對方進行談判，協(xié)商合同條款，達成一致意見后簽訂合同；4.負責合同的履行，按照合同約定及時履行義務，確保合同的順利履行；5.及時向合同管理部門報告合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并配合合同管理部門做好相關工作；6.負責本部門合同檔案的整理和保管工作，并按照公司要求及時移交合同管理部門歸檔。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.合同承辦部門根據(jù)業(yè)務需要，確定合同對方，并對其主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等進行調(diào)查和了解。2.合同承辦部門起草合同文本，并提交合同管理部門審核。合同文本應包括合同雙方的基本信息、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。3.合同管理部門對合同文本進行審核，重點審核合同條款是否符合法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求，是否存在風險漏洞，是否與公司利益相符等。審核通過后，出具審核意見。4.合同承辦部門根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同文本進行修改完善后，提交公司領導審批。5.公司領導審批通過后，合同承辦部門與合同對方簽訂合同。簽訂合同應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。6.合同簽訂后，合同承辦部門應及時將合同副本送合同管理部門備案，并按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。（二）合同簽訂注意事項1.合同條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性條款。2.合同價款或報酬應明確約定，包括金額、支付方式、支付時間等。3.合同履行期限、地點和方式應明確約定，確保雙方對合同履行的時間、地點和方式有清晰的認識。4.違約責任應明確約定，包括違約情形、違約賠償方式等，以保障合同的順利履行。5.爭議解決方式應明確約定，如協(xié)商、仲裁或訴訟等，以便在合同履行過程中發(fā)生爭議時能夠及時解決。6.簽訂合同前，應仔細審查合同對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等，確保合同對方具有簽訂合同的能力和信譽。7.簽訂合同應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章，不得使用其他印章或簽字。8.合同簽訂后，應及時將合同副本送合同管理部門備案，并按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，以便日后查閱和管理。四、合同的履行（一）合同履行要求1.合同承辦部門應按照合同約定全面履行義務，確保合同的順利履行。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)合同對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應及時采取措施，并向合同管理部門報告。3.合同履行過程中涉及的變更、轉(zhuǎn)讓、解除等事項，應按照本辦法的相關規(guī)定辦理。（二）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.合同管理部門應定期對合同履行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時了解合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時督促合同承辦部門解決。2.合同承辦部門應定期向合同管理部門報告合同履行情況，包括合同履行進度、存在的問題及解決措施等。3.合同履行過程中出現(xiàn)重大問題或風險時，合同承辦部門應及時向合同管理部門報告，并會同合同管理部門共同研究解決方案，必要時向公司領導報告。五、合同的變更、轉(zhuǎn)讓與解除（一）合同變更1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，合同承辦部門應及時與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同變更協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應及時將變更協(xié)議副本送合同管理部門備案，并按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。（二）合同轉(zhuǎn)讓1.合同一方如需將合同權利義務轉(zhuǎn)讓給第三方，應事先通知合同對方，并經(jīng)合同對方書面同意。2.合同轉(zhuǎn)讓應簽訂書面轉(zhuǎn)讓協(xié)議，明確轉(zhuǎn)讓雙方的權利義務。3.合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應及時將轉(zhuǎn)讓協(xié)議副本送合同管理部門備案，并按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。（三）合同解除1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同一方有權解除合同。2.合同解除應簽訂書面解除協(xié)議，明確解除雙方的權利義務。3.合同解除協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應及時將解除協(xié)議副本送合同管理部門備案，并按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。4.合同解除后，合同雙方應按照合同約定或法律規(guī)定辦理相關手續(xù)，如結(jié)算、清理等。六、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.合同糾紛發(fā)生后，合同雙方應首先通過協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以根據(jù)合同約定或法律規(guī)定選擇仲裁或訴訟方式解決。2.在處理合同糾紛過程中，應遵循合法、公正、公平的原則，維護公司合法權益。（二）糾紛處理程序1.合同承辦部門發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，應及時向合同管理部門報告，并提供相關證據(jù)材料。2.合同管理部門會同合同承辦部門對合同糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，合同承辦部門與合同對方進行協(xié)商，爭取通過協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中，應注意收集和保留相關證據(jù)。4.如協(xié)商不成，合同承辦部門應按照合同約定或法律規(guī)定，及時向仲裁機構(gòu)申請仲裁或向人民法院提起訴訟。5.在仲裁或訴訟過程中，合同承辦部門應積極配合，提供相關證據(jù)材料，支持公司的主張。6.合同糾紛處理完畢后，合同承辦部門應及時將處理結(jié)果報告合同管理部門，并按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。七、合同檔案管理（一）檔案管理職責1.合同管理部門負責合同檔案的建立、保管和歸檔工作。2.合同承辦部門負責本部門合同檔案的整理和保管工作，并按照公司要求及時移交合同管理部門歸檔。（二）檔案內(nèi)容合同檔案應包括合同文本、合同審批表、合同變更協(xié)議、合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議、合同解除協(xié)議、合同對方的主體資格證明文件、合同履行過程中的相關資料（如往來函件、送貨單、驗收單、發(fā)票等）、合同糾紛處理文件等。（三）檔案保管期限合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)及公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到合同管理部門查閱。2.公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)公司領導批準后，由合同管理部門安排專人陪同查閱。查閱過程中，不得擅自摘抄、復制、拍照合同檔案內(nèi)容。3.因工作需要借閱合