新年重空管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司新年期間重要空白憑證（以下簡稱“重空”）的管理，確保重空的安全、完整，防范操作風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門涉及重空管理、使用的相關(guān)工作。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：重空管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、金融監(jiān)管規(guī)定以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度。2.安全性原則：采取有效措施確保重空在保管、使用過程中的安全，防止丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。3.準(zhǔn)確性原則：重空的登記、使用、核銷等記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，保證賬實相符。二、重空的范圍及分類（一）重空范圍公司涉及的重空主要包括但不限于各類票據(jù)（如支票、匯票、本票等）、存單、存折、銀行卡、有價單證（如債券、股票等）、重要合同文本等。（二）重空分類1.按使用部門分類財務(wù)部門：支票、匯票、本票、發(fā)票、收據(jù)等。業(yè)務(wù)部門：各類業(yè)務(wù)合同、保單、存單、存折等。其他部門：根據(jù)實際業(yè)務(wù)涉及的重空，如銀行卡、有價單證等。2.按風(fēng)險程度分類高風(fēng)險重空：如支票、匯票等，一旦丟失或被偽造，可能給公司帶來重大經(jīng)濟(jì)損失。中風(fēng)險重空：如存單、存折等，風(fēng)險相對較低，但仍需妥善管理。低風(fēng)險重空：如一般性合同文本等，但也需保證其完整性和可追溯性。三、重空的保管（一）保管部門及職責(zé)1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)保管財務(wù)類重空，設(shè)立專門的重空保管庫或保險柜，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等。指定專人負(fù)責(zé)重空的日常保管工作，確保重空存放有序、賬實相符。2.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)保管本部門涉及的重空。應(yīng)設(shè)置專用的重空保管區(qū)域，明確保管責(zé)任人，建立相應(yīng)的保管臺賬，詳細(xì)記錄重空的種類、數(shù)量、起止號碼等信息。3.其他部門按照公司規(guī)定，負(fù)責(zé)本部門重空的保管工作，確保重空安全。（二）保管要求1.存放環(huán)境重空應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的專用場所，避免重空受潮、發(fā)霉、變質(zhì)或損壞。2.存放方式重空應(yīng)分類存放，不同種類、不同號碼段的重空應(yīng)分開存放，便于查找和核對。對于有價單證等貴重重空，應(yīng)采取雙人保管、分人分箱存放等措施，確保安全。3.標(biāo)識管理重空存放處應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，標(biāo)明重空的種類、存放區(qū)域、保管責(zé)任人等信息，便于識別和管理。（三）保管人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守重空保管制度，不得擅自離崗、串崗。2.定期對重空進(jìn)行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并向上級報告。3.妥善保管重空保管庫（柜）的鑰匙和密碼，不得隨意泄露。如遇鑰匙丟失或密碼泄露，應(yīng)及時更換，并采取相應(yīng)的防范措施。4.負(fù)責(zé)重空保管區(qū)域的安全防范工作，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告并協(xié)助處理。四、重空的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用流程1.使用部門填寫重空領(lǐng)用申請表詳細(xì)注明領(lǐng)用重空的種類、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，提交至重空保管部門。2.重空保管部門審核對領(lǐng)用申請表進(jìn)行審核，核實領(lǐng)用部門的需求合理性、領(lǐng)用人員的權(quán)限等。審核通過后，在申請表上簽字確認(rèn)，并根據(jù)申請表發(fā)放重空。3.領(lǐng)用人員簽字領(lǐng)取領(lǐng)用人員在重空發(fā)放登記簿上簽字，領(lǐng)取重空。重空保管人員應(yīng)向領(lǐng)用人員當(dāng)面點清重空的種類、數(shù)量、號碼等信息，確保無誤。（二）領(lǐng)用限額根據(jù)公司業(yè)務(wù)實際情況，對不同部門、不同崗位的重空領(lǐng)用限額進(jìn)行明確規(guī)定。如財務(wù)部門支票的領(lǐng)用限額為[X]本，業(yè)務(wù)部門合同的領(lǐng)用限額為[X]份等。領(lǐng)用人員領(lǐng)用重空數(shù)量超過限額時，應(yīng)說明原因并經(jīng)上級特別審批。（三）領(lǐng)用人員職責(zé)1.領(lǐng)用人員應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的重空，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓他人使用。2.按照規(guī)定用途使用重空，不得擅自更改重空用途。3.及時將已使用的重空交回重空保管部門進(jìn)行核銷，不得留存未使用的重空。五、重空的使用（一）使用規(guī)范1.重空的填寫填寫重空應(yīng)使用規(guī)定的筆墨、印章，字跡清晰、工整，不得涂改、挖補(bǔ)。按照重空格式要求，準(zhǔn)確填寫各項內(nèi)容，確保信息真實、完整。涉及金額、日期等關(guān)鍵信息的填寫，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的填寫規(guī)范進(jìn)行，不得有誤。2.重空的簽章重空上的簽章應(yīng)與預(yù)留印鑒一致，確保簽章清晰、完整。對于需要加蓋多個印章的重空，應(yīng)按照規(guī)定的順序和位置加蓋印章，不得遺漏或顛倒。3.重空的作廢處理作廢的重空應(yīng)加蓋“作廢”戳記，注明作廢日期、原因等信息，并與存根聯(lián)一同妥善保管。作廢的重空不得撕毀或丟棄，應(yīng)定期裝訂成冊，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。（二）使用監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對重空的使用情況進(jìn)行檢查，重點檢查重空的填寫規(guī)范、簽章是否合規(guī)、作廢處理是否及時等。發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.外部監(jiān)督接受金融監(jiān)管部門、稅務(wù)部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料，確保公司重空使用符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。六、重空的核銷（一）核銷流程1.使用部門提交核銷申請使用部門在重空使用完畢后，應(yīng)及時整理相關(guān)憑證，填寫重空核銷申請表，注明重空的種類、號碼、使用情況、金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至重空保管部門。2.重空保管部門審核重空保管部門對核銷申請表進(jìn)行審核，核對重空的使用情況與申請表填寫信息是否一致，重空的號碼是否連續(xù)、完整。審核通過后，在申請表上簽字確認(rèn)，并辦理重空核銷手續(xù)。3.賬務(wù)處理財務(wù)部門根據(jù)重空保管部門提交的核銷申請表，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，確保賬實相符。（二）核銷期限重空使用部門應(yīng)在重空使用完畢后的[X]個工作日內(nèi)提交核銷申請，重空保管部門應(yīng)在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核和核銷手續(xù)。（三）核銷記錄重空保管部門應(yīng)建立重空核銷臺賬，詳細(xì)記錄重空的核銷日期、種類、號碼、使用部門、金額等信息，作為重空管理的重要檔案資料保存。七、重空的盤點與檢查（一）盤點制度1.定期盤點財務(wù)部門每月末對財務(wù)類重空進(jìn)行一次全面盤點，業(yè)務(wù)部門和其他部門根據(jù)實際情況定期對本部門重空進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點人員應(yīng)編制重空盤點表，詳細(xì)記錄重空的實際庫存情況，與重空保管臺賬進(jìn)行核對。2.不定期抽查公司內(nèi)部審計部門或風(fēng)險管理部門不定期對重空保管情況進(jìn)行抽查，檢查重空的保管、領(lǐng)用、使用、核銷等環(huán)節(jié)是否合規(guī)，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）盤點結(jié)果處理1.賬實相符如盤點結(jié)果賬實相符，盤點人員應(yīng)在盤點表上簽字確認(rèn)，并將盤點表存檔保管。2.賬實不符如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)立即查明原因，屬于保管不善造成的損失，應(yīng)追究保管人員的責(zé)任；屬于其他原因造成的，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向上級報告。同時，應(yīng)調(diào)整重空保管臺賬，確保賬實一致。（三）檢查報告內(nèi)部審計部門或風(fēng)險管理部門在完成重空檢查后，應(yīng)撰寫檢查報告，詳細(xì)記錄檢查情況、發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議。檢查報告應(yīng)提交給公司管理層，作為公司重空管理決策的重要依據(jù)。八、重空的交接（一）交接范圍1.保管人員崗位變動重空保管人員因工作調(diào)動、離職等原因，需要辦理重空交接手續(xù)。2.部門之間重空轉(zhuǎn)移因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、部門整合等原因，需要在部門之間進(jìn)行重空轉(zhuǎn)移的，應(yīng)辦理交接手續(xù)。（二）交接流程1.交接準(zhǔn)備交接雙方應(yīng)提前對重空進(jìn)行盤點，確保賬實相符。編制重空交接清單，詳細(xì)列出重空的種類、數(shù)量、號碼、存放位置等信息。2.現(xiàn)場交接交接雙方在監(jiān)交人的監(jiān)督下，進(jìn)行現(xiàn)場重空交接。監(jiān)交人應(yīng)由公司內(nèi)部審計部門或其他獨立部門的人員擔(dān)任。交接雙方應(yīng)按照交接清單逐一核對重空，確認(rèn)無誤后在交接清單上簽字確認(rèn)。3.交接資料存檔交接完成后，交接雙方應(yīng)將交接清單及相關(guān)資料存檔保管，作為重空管理的重要檔案資料。九、罰則（一）違規(guī)行為界定1.重空保管不善如重空丟失、被盜、損毀，保管人員未按規(guī)定存放重空，未定期盤點等。2.重空領(lǐng)用違規(guī)如領(lǐng)用人員未按規(guī)定用途使用重空，轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓重空，領(lǐng)用重空未及時交回核銷等。3.重空使用違規(guī)如重空填寫不規(guī)范、簽章不符、作廢處理不當(dāng)?shù)取?.重空交接違規(guī)如交接手續(xù)不完整、交接雙方未認(rèn)真核對重空等。（二）處罰措施1.警告對于初次違反重空管理規(guī)定，情節(jié)較輕的人員，給予警告處分，并責(zé)令其立即整改。2.罰款對于違反重空管理規(guī)定，造成一定經(jīng)濟(jì)損失或影響的人員，根據(jù)情節(jié)輕重，處以[X]元至[X]元的罰款。3.辭退對于嚴(yán)重違反重空管理規(guī)定，給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失或不良