整機采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司整機采購行為，加強采購管理，確保采購工作的科學性、合理性、規(guī)范性，提高采購效率，降低采購成本，保證整機質量，滿足公司生產經(jīng)營需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有整機采購活動，包括但不限于生產設備、辦公設備、運輸車輛等各類整機的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證整機質量的前提下，充分考慮采購成本、使用成本、維護成本等，實現(xiàn)采購效益最大化。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。4.誠信原則：采購人員及相關參與人員應誠實守信，履行合同約定，維護公司利益和形象。二、采購計劃管理（一）需求部門職責1.各需求部門根據(jù)公司生產經(jīng)營計劃、業(yè)務發(fā)展需求等，結合現(xiàn)有整機使用狀況，及時提出整機采購需求。2.詳細填寫《整機采購申請表》，包括整機名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術要求、預計使用時間、預算金額等信息，并對需求的必要性和合理性進行說明。3.將《整機采購申請表》提交至部門負責人審核，確保需求真實、準確、合理。（二）采購部門職責1.采購部門收到需求部門提交的《整機采購申請表》后，進行匯總整理。2.結合公司庫存情況、采購資金安排等，對采購需求進行綜合分析，制定采購計劃草案。3.將采購計劃草案提交至財務部門審核資金預算，提交至分管領導審批。（三）審批流程1.部門負責人對本部門提交的《整機采購申請表》進行審核，重點審核需求的必要性、合理性以及與部門工作計劃的匹配性，簽署審核意見后提交采購部門。2.采購部門匯總各部門采購需求，形成采購計劃草案，提交財務部門審核資金預算。財務部門根據(jù)公司資金狀況，對采購計劃草案的資金預算進行審核，確保采購資金的合理性和可行性，簽署審核意見后返回采購部門。3.采購部門將經(jīng)財務部門審核后的采購計劃草案提交分管領導審批。分管領導根據(jù)公司整體戰(zhàn)略、生產經(jīng)營狀況、資金安排等因素，對采購計劃進行全面審批，簽署審批意見。4.經(jīng)分管領導審批通過的采購計劃作為整機采購的依據(jù)，采購部門嚴格按照采購計劃組織實施采購活動。如遇特殊情況需要調整采購計劃，必須重新履行上述審批流程。三、供應商管理（一）供應商選擇標準1.資質信譽：具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關資質證書，信譽良好，無不良經(jīng)營記錄和違法違規(guī)行為。2.生產能力：具備與所采購整機相匹配的生產能力和生產設備，能夠保證穩(wěn)定、及時的供貨。3.產品質量：所提供的整機應符合國家相關標準、行業(yè)標準以及公司規(guī)定的技術要求，具有良好的質量穩(wěn)定性和可靠性。4.價格水平：在保證產品質量的前提下，價格具有競爭力，能夠提供合理的價格報價和價格調整機制。5.售后服務：具備完善的售后服務體系，能夠及時響應公司的售后服務需求，提供優(yōu)質、高效的售后服務。（二）供應商開發(fā)與評估1.供應商開發(fā)采購部門根據(jù)公司采購需求和供應商選擇標準，通過多種渠道收集潛在供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的潛在供應商信息進行初步篩選，確定符合基本條件的供應商名單，并向其發(fā)送《供應商調查問卷》，要求其提供公司概況、生產經(jīng)營狀況、產品質量控制、售后服務等方面的詳細信息。根據(jù)《供應商調查問卷》反饋情況，采購部門組織相關人員對潛在供應商進行實地考察，了解其生產經(jīng)營環(huán)境、生產工藝、質量管理體系、售后服務能力等實際情況。2.供應商評估采購部門會同質量部門、技術部門等相關部門，根據(jù)供應商提供的信息和實地考察情況，對潛在供應商進行綜合評估。評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。采用定性與定量相結合的評估方法，對供應商進行打分評價。根據(jù)評價結果，將供應商分為A、B、C三個等級，其中A級為優(yōu)秀供應商，B級為合格供應商，C級為待改進供應商。建立供應商評估檔案，記錄供應商的基本信息、評估過程及結果等，為后續(xù)供應商管理提供依據(jù)。（三）供應商考核與淘汰1.供應商考核采購部門定期對供應商進行考核，考核周期為每季度一次?？己藘热莅óa品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。質量部門負責對供應商提供的整機進行質量檢驗，統(tǒng)計質量合格率、不合格率等質量指標；采購部門負責跟蹤供應商的交貨期執(zhí)行情況，統(tǒng)計按時交貨率、延遲交貨次數(shù)等交貨期指標；財務部門負責審核供應商的價格執(zhí)行情況，統(tǒng)計價格偏差率等價格指標；售后服務部門負責收集公司對供應商售后服務的反饋意見，統(tǒng)計售后服務滿意度等售后服務指標。根據(jù)各部門提供的考核數(shù)據(jù)，采購部門對供應商進行綜合評分，確定考核等級?？己说燃壏譃閮?yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.供應商淘汰對于考核等級為不合格的供應商，采購部門發(fā)出《供應商整改通知書》，要求其限期整改。整改期限一般為一個月，供應商應在整改期限內提交整改報告。采購部門對供應商的整改情況進行跟蹤檢查，如供應商在規(guī)定期限內未能完成有效整改或整改后仍不符合要求，采購部門將其列入淘汰名單，終止與該供應商的合作關系。對于因供應商淘汰導致的采購業(yè)務調整，采購部門應及時制定應對措施，確保公司整機采購不受影響。四、采購流程管理（一）采購申請需求部門按照本辦法第二章采購計劃管理的要求，填寫《整機采購申請表》，提交至部門負責人審核后，報送采購部門。（二）采購審批采購部門收到需求部門提交的《整機采購申請表》后，按照本辦法第二章采購計劃管理的審批流程進行審批。經(jīng)審批通過的采購申請進入采購實施階段。（三）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購整機的性質、金額、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式，包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。對于金額較大、技術復雜、市場競爭充分的整機采購項目，優(yōu)先采用招標采購方式；對于金額較小、技術簡單、市場供應充足的整機采購項目，可采用詢價采購方式；對于具有特定專利、專有技術或只有少數(shù)供應商能夠提供的整機采購項目，可采用單一來源采購方式；對于采購需求不明確、需要與供應商進行談判確定采購方案的整機采購項目，可采用競爭性談判采購方式。2.采購文件編制根據(jù)選定的采購方式，編制相應的采購文件。采購文件應包括采購公告（招標采購適用）、談判文件（競爭性談判采購適用）、詢價通知書（詢價采購適用）、單一來源采購審批表（單一來源采購適用）等，明確采購項目的基本情況、采購需求、技術要求、商務條款、評標標準（招標采購適用）、談判要點（競爭性談判采購適用）、詢價要求（詢價采購適用）、價格構成及價格要求（單一來源采購適用）等內容。采購文件應確保內容完整、準確、清晰，符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求，能夠充分體現(xiàn)公司采購需求，為供應商提供明確的報價和響應依據(jù)。3.供應商邀請與響應對于招標采購、競爭性談判采購、詢價采購項目，采購部門通過公司官網(wǎng)、采購平臺、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布采購公告或詢價通知書，邀請符合條件的供應商參與采購活動。供應商應在規(guī)定的時間內，按照采購文件的要求編制響應文件，密封后提交至采購部門。采購部門對供應商提交的響應文件進行簽收、登記，并按照采購文件規(guī)定的時間和地點組織開標（招標采購適用）、談判（競爭性談判采購適用）、詢價（詢價采購適用）等活動。4.采購評審對于招標采購項目，采購部門組織成立評標委員會，評標委員會由公司內部相關部門人員和外部專家組成。評標委員會按照招標文件規(guī)定的評標標準，對供應商的投標文件進行評審，推薦中標候選人。對于競爭性談判采購項目，采購部門組織談判小組與供應商進行談判。談判小組按照談判文件規(guī)定的談判要點，與供應商進行多輪談判，確定成交供應商。對于詢價采購項目，采購部門對供應商的報價文件進行比較，選擇報價合理、滿足采購需求的供應商作為成交供應商。對于單一來源采購項目，采購部門填寫《單一來源采購審批表》，詳細說明采購項目的情況、采用單一來源采購方式的理由、供應商情況等，提交至公司內部審批流程進行審批。經(jīng)審批通過后，與單一來源供應商進行協(xié)商，確定采購價格和合同條款。5.采購合同簽訂采購部門根據(jù)采購評審結果，確定成交供應商后，與成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括整機名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式等條款。采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交至法務部門進行合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)要求。法務部門審查通過后，采購部門方可與供應商簽訂正式合同。（四）采購驗收1.驗收準備采購部門在整機到貨前，通知質量部門、需求部門等相關部門做好驗收準備工作。質量部門制定驗收標準和驗收方案，需求部門熟悉整機的技術要求和使用要求。采購部門與供應商溝通確定交貨時間、交貨地點等交貨細節(jié)，并要求供應商提供整機的質量證明文件、產品說明書、操作手冊等相關資料。2.到貨驗收整機到貨后，采購部門組織質量部門、需求部門等相關人員按照驗收標準和驗收方案進行到貨驗收。驗收內容包括整機的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質量、技術性能等方面。質量部門對整機進行質量檢驗，可采用抽樣檢驗、全數(shù)檢驗等方式，確保整機質量符合合同約定和相關標準要求。需求部門對整機的功能、性能等進行試用和驗證，確保整機能夠滿足實際使用需求。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)整機存在數(shù)量短缺、質量問題、規(guī)格型號不符等情況，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施解決問題。供應商應在規(guī)定的時間內處理完畢，并重新提交驗收。3.驗收報告驗收完成后，驗收人員填寫《整機采購驗收報告》，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、驗收地點、驗收人員、整機名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、驗收結果等內容?！墩麢C采購驗收報告》經(jīng)驗收人員簽字確認后，提交至采購部門存檔。采購部門根據(jù)驗收結果辦理相關付款手續(xù)，并對驗收情況進行總結分析，為后續(xù)采購工作提供參考。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.市場風險：整機市場價格波動、供應短缺等因素可能導致采購成本增加、采購周期延長，影響公司生產經(jīng)營活動。2.質量風險：供應商提供的整機質量不符合合同約定或相關標準要求，可能導致公司產品質量下降、生產效率降低、售后服務成本增加等問題。3.合同風險：采購合同條款不明確、不合理，或供應商未能履行合同約定，可能導致公司面臨法律糾紛、經(jīng)濟損失等風險。4.人員風險：采購人員違規(guī)操作、收受賄賂、泄露公司商業(yè)機密等行為，可能給公司帶來經(jīng)濟損失和聲譽損害。5.其他風險：如政策法規(guī)變化、不可抗力等因素可能對整機采購活動產生不利影響。采購部門會同風險管理部門、財務部門、法務部門等相關部門，定期對整機采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.市場風險應對建立市場價格監(jiān)測機制，密切關注整機市場價格動態(tài)，定期收集、分析市場價格信息，為采購決策提供參考。與供應商簽訂價格調整條款，約定在市場價格波動較大時，雙方可協(xié)商調整采購價格，以降低市場價格波動對采購成本的影響。合理安排采購計劃，提前儲備一定數(shù)量的整機，以應對市場供應短缺情況。同時，積極拓展供應商渠道，增加供應商選擇范圍，降低對單一供應商的依賴。2.質量風險應對加強對供應商的質量管理，嚴格按照供應商選擇標準和評估程序選擇供應商，并定期對供應商進行考核評價，確保供應商具備穩(wěn)定的產品質量控制能力。在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強到貨驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴格按照驗收標準和驗收程序進行驗收，確保整機質量符合要求。對于質量問題頻發(fā)的供應商，及時采取警告、整改、淘汰等措施，以保證所采購整機的質量。3.合同風險應對采購合同簽訂前，由法務部門對合同條款進行合法性審查，確保合同條款明確、合理、合法，避免合同糾紛。加強合同執(zhí)行過程中的跟蹤管理，及時掌握供應商履行合同情況，如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，應及時采取措施追究其違約責任，維護公司合法權益。建立合同檔案管理制度，對采購合同進行分類、歸檔、保管，便于查閱和追溯。4.人員風險應對加強對采購人員的職業(yè)道德教育和法律法規(guī)培訓，提高采購人員的廉潔自律意識和法律意識，防止違規(guī)操作行為的發(fā)生。建立健全采購人員考核評價機制，將廉潔自律情況納入考核內容，對違規(guī)違紀行為嚴肅處理。加強內部監(jiān)督和審計，定期對采購活動進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中的問題。5.其他風險應對關注政策法規(guī)變化，及時調整采購策略和合同條款，確保采購活動符合政策法規(guī)要求。制定應急預案，對不可抗力等突發(fā)事件可能對整機采購活動產生的影響進行評估，并制定相應的應對措施，以降低損失。六、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對整機采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)