廣告展板管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告展板的管理，規(guī)范廣告展板的制作、使用、維護(hù)及更新等流程，確保廣告展板能夠準(zhǔn)確傳達(dá)公司信息，展示公司形象，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有廣告展板的管理，包括但不限于辦公區(qū)域、展廳、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)等設(shè)置的各類(lèi)廣告展板。（三）基本原則1.合法性原則：廣告展板的制作與使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得含有違法、違規(guī)、侵權(quán)等內(nèi)容。2.準(zhǔn)確性原則：廣告展板所展示的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與公司宣傳策略和實(shí)際情況相符，避免誤導(dǎo)受眾。3.規(guī)范性原則：廣告展板的設(shè)計(jì)、制作、安裝及維護(hù)應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保整體風(fēng)格協(xié)調(diào)一致，視覺(jué)效果良好。4.時(shí)效性原則：及時(shí)更新廣告展板內(nèi)容，保證所展示信息的時(shí)效性，使受眾能夠獲取最新、最有效的公司資訊。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善廣告展板管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司廣告展板的整體規(guī)劃，根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和宣傳需求，確定廣告展板的布局、數(shù)量及內(nèi)容方向。3.審核廣告展板的設(shè)計(jì)方案、制作合同及相關(guān)費(fèi)用支出，確保符合公司規(guī)定和預(yù)算要求。4.定期對(duì)公司廣告展板進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議，推動(dòng)廣告展板管理工作持續(xù)優(yōu)化。（二）使用部門(mén)1.根據(jù)本部門(mén)業(yè)務(wù)需求，向行政管理部門(mén)提出廣告展板制作或更新的申請(qǐng)，并提供相關(guān)內(nèi)容資料。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)所使用廣告展板的日常維護(hù)和管理，確保展板清潔、完好，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向行政管理部門(mén)反饋。3.在廣告展板使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有誤或需要調(diào)整，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門(mén)提出修改申請(qǐng)。（三）設(shè)計(jì)制作部門(mén)1.根據(jù)行政管理部門(mén)的要求和使用部門(mén)提供的資料，負(fù)責(zé)廣告展板的設(shè)計(jì)工作，確保設(shè)計(jì)方案符合公司品牌形象和宣傳需求。2.按照設(shè)計(jì)方案進(jìn)行廣告展板的制作，選擇合適的制作材料和工藝，保證制作質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)廣告展板的安裝和調(diào)試工作，確保安裝牢固、展示效果良好，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成交付使用。4.對(duì)制作完成的廣告展板進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，對(duì)不符合要求的部分及時(shí)進(jìn)行整改，確保交付的廣告展板符合設(shè)計(jì)和使用要求。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核廣告展板制作及相關(guān)費(fèi)用的預(yù)算，監(jiān)督費(fèi)用支出情況，確保費(fèi)用使用合理、合規(guī)。2.按照公司財(cái)務(wù)管理制度，對(duì)廣告展板制作及維護(hù)費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷(xiāo)。三、廣告展板制作管理（一）制作申請(qǐng)1.使用部門(mén)如需制作廣告展板，應(yīng)提前填寫(xiě)《廣告展板制作申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明制作原因、內(nèi)容要求、尺寸規(guī)格、使用地點(diǎn)、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等信息，并附上相關(guān)文字資料和設(shè)計(jì)草圖（如有）。2.將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表提交至行政管理部門(mén)，行政管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合公司宣傳需求和整體規(guī)劃。如申請(qǐng)內(nèi)容涉及多個(gè)部門(mén)或重大宣傳項(xiàng)目，行政管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，綜合評(píng)估后做出審批決定。（二）設(shè)計(jì)方案審核1.經(jīng)行政管理部門(mén)審批通過(guò)的制作申請(qǐng)，由設(shè)計(jì)制作部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)要求進(jìn)行廣告展板的設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)方案應(yīng)充分考慮公司品牌形象、宣傳重點(diǎn)及受眾需求，確保視覺(jué)效果突出、信息傳達(dá)清晰。2.設(shè)計(jì)制作部門(mén)完成設(shè)計(jì)初稿后，應(yīng)提交行政管理部門(mén)審核。審核內(nèi)容包括設(shè)計(jì)風(fēng)格、色彩搭配、文字內(nèi)容、排版布局等是否符合公司要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)或侵權(quán)問(wèn)題。行政管理部門(mén)可根據(jù)需要征求使用部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)，對(duì)設(shè)計(jì)方案提出修改建議。3.設(shè)計(jì)制作部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改完善，直至通過(guò)審核。審核通過(guò)后的設(shè)計(jì)方案作為廣告展板制作的最終依據(jù)，不得擅自更改。如因特殊原因需要變更設(shè)計(jì)方案，必須重新提交審核。（三）制作合同簽訂1.設(shè)計(jì)方案審核通過(guò)后，行政管理部門(mén)根據(jù)制作內(nèi)容和要求，選擇合適的制作供應(yīng)商，并與其簽訂制作合同。制作合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括制作內(nèi)容、規(guī)格尺寸、材質(zhì)要求、制作工藝、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用金額及支付方式等條款。2.在簽訂制作合同前，行政管理部門(mén)應(yīng)將合同文本提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行預(yù)算審核，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，行政管理部門(mén)方可與制作供應(yīng)商簽訂合同。（四）制作過(guò)程監(jiān)控1.制作合同簽訂后，設(shè)計(jì)制作部門(mén)應(yīng)按照合同要求組織廣告展板的制作工作，并定期向行政管理部門(mén)匯報(bào)制作進(jìn)度。行政管理部門(mén)可根據(jù)需要對(duì)制作過(guò)程進(jìn)行抽查，了解制作情況，確保制作工作按計(jì)劃進(jìn)行。2.制作過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)制作質(zhì)量、進(jìn)度等問(wèn)題，設(shè)計(jì)制作部門(mén)應(yīng)及時(shí)與制作供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施加以解決。如問(wèn)題較為嚴(yán)重，可能影響廣告展板按時(shí)交付或質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門(mén)報(bào)告，由行政管理部門(mén)出面協(xié)調(diào)解決。（五）制作驗(yàn)收1.廣告展板制作完成后，設(shè)計(jì)制作部門(mén)應(yīng)首先進(jìn)行自檢，確保制作質(zhì)量符合設(shè)計(jì)要求和合同標(biāo)準(zhǔn)。自檢合格后，填寫(xiě)《廣告展板制作驗(yàn)收申請(qǐng)表》，連同廣告展板成品及相關(guān)制作資料提交至行政管理部門(mén)申請(qǐng)驗(yàn)收。2.行政管理部門(mén)組織使用部門(mén)、設(shè)計(jì)制作部門(mén)等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，對(duì)廣告展板進(jìn)行實(shí)地驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括尺寸規(guī)格、材質(zhì)質(zhì)量、色彩效果、文字內(nèi)容、排版布局、安裝牢固程度等方面。驗(yàn)收小組應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，如實(shí)填寫(xiě)驗(yàn)收意見(jiàn)。3.如廣告展板驗(yàn)收合格，驗(yàn)收小組應(yīng)在《廣告展板制作驗(yàn)收申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)明確指出存在的問(wèn)題，并要求設(shè)計(jì)制作部門(mén)限期整改，整改完成后重新申請(qǐng)驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。四、廣告展板使用管理（一）使用登記1.廣告展板制作驗(yàn)收合格后，由行政管理部門(mén)統(tǒng)一安排安裝至指定地點(diǎn)，并辦理使用登記手續(xù)。使用部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)廣告展板的日常使用管理，并在《廣告展板使用登記表》上簽字確認(rèn)。2.《廣告展板使用登記表》應(yīng)詳細(xì)記錄廣告展板的編號(hào)、名稱、使用地點(diǎn)、安裝時(shí)間、內(nèi)容簡(jiǎn)介、使用責(zé)任人等信息，以便于對(duì)廣告展板進(jìn)行跟蹤管理。（二）日常維護(hù)1.使用部門(mén)負(fù)責(zé)廣告展板的日常維護(hù)工作，確保展板表面清潔、無(wú)污漬、無(wú)損壞。如發(fā)現(xiàn)展板有灰塵、污垢等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行擦拭清理；如發(fā)現(xiàn)展板有破損、變形等情況，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門(mén)報(bào)告，以便安排維修或更換。2.在日常使用過(guò)程中，使用部門(mén)應(yīng)注意保護(hù)廣告展板，避免因人為因素造成損壞。嚴(yán)禁在展板上隨意張貼、涂抹、刻畫(huà)或懸掛其他物品，不得擅自移動(dòng)或拆卸展板。（三）內(nèi)容更新1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和宣傳重點(diǎn)的變化，廣告展板的內(nèi)容需要及時(shí)更新。使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，定期對(duì)所使用的廣告展板內(nèi)容進(jìn)行梳理，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容過(guò)時(shí)、不準(zhǔn)確或需要補(bǔ)充新信息等情況，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《廣告展板內(nèi)容更新申請(qǐng)表》，提交至行政管理部門(mén)審核。2.行政管理部門(mén)對(duì)內(nèi)容更新申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)更新內(nèi)容符合公司宣傳策略和實(shí)際情況后，通知設(shè)計(jì)制作部門(mén)進(jìn)行內(nèi)容修改設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)制作部門(mén)完成設(shè)計(jì)修改后，按照制作管理流程進(jìn)行制作、安裝和驗(yàn)收，確保更新后的廣告展板能夠及時(shí)準(zhǔn)確地展示最新信息。（四）使用期限管理1.根據(jù)廣告展板的使用目的和實(shí)際情況，合理確定其使用期限。一般情況下，短期宣傳類(lèi)廣告展板使用期限為[X]個(gè)月，長(zhǎng)期展示類(lèi)廣告展板使用期限為[X]年。使用期限屆滿后，行政管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司宣傳需求和實(shí)際情況，決定是否繼續(xù)使用或進(jìn)行更新。2.對(duì)于超過(guò)使用期限仍需繼續(xù)使用的廣告展板，使用部門(mén)應(yīng)提前向行政管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)使用期限。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自延長(zhǎng)使用期限的，行政管理部門(mén)將責(zé)令其限期拆除。五、廣告展板維護(hù)與更新管理（一）定期檢查1.行政管理部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)公司廣告展板進(jìn)行檢查，檢查周期為[X]月/季度/半年。檢查內(nèi)容包括展板的外觀狀況、內(nèi)容準(zhǔn)確性、安裝牢固程度、展示效果等方面。2.在定期檢查過(guò)程中，檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)《廣告展板檢查記錄表》，詳細(xì)記錄檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的一般性問(wèn)題，如表面污漬、輕微損壞等，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改；對(duì)于較為嚴(yán)重的問(wèn)題，如內(nèi)容錯(cuò)誤、展板變形、安裝松動(dòng)等，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)安排維修或更換，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到妥善解決。（二）維護(hù)維修1.廣告展板在使用過(guò)程中如出現(xiàn)損壞或故障，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政管理部門(mén)報(bào)告。行政管理部門(mén)根據(jù)損壞情況，安排設(shè)計(jì)制作部門(mén)或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維護(hù)維修。2.對(duì)于一般性的維護(hù)維修工作，如清潔、小面積修補(bǔ)等，設(shè)計(jì)制作部門(mén)應(yīng)在接到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成；對(duì)于較為復(fù)雜的維修工作，如更換展板、重新制作內(nèi)容等，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況合理安排時(shí)間，確保維修工作在最短時(shí)間內(nèi)完成，不影響廣告展板的正常使用。3.維護(hù)維修工作完成后，應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保維修后的廣告展板恢復(fù)正常使用功能，達(dá)到原有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《廣告展板維護(hù)維修驗(yàn)收表》，記錄維護(hù)維修情況。（三）更新管理1.當(dāng)廣告展板出現(xiàn)以下情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新：內(nèi)容陳舊、過(guò)時(shí)，已不能準(zhǔn)確反映公司最新業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)和宣傳重點(diǎn)。設(shè)計(jì)風(fēng)格、色彩搭配等與公司品牌形象不符，影響展示效果。因使用時(shí)間較長(zhǎng)或其他原因?qū)е抡拱鍝p壞嚴(yán)重，無(wú)法通過(guò)維修恢復(fù)正常使用。2.廣告展板更新應(yīng)按照制作管理流程進(jìn)行，由使用部門(mén)提出更新申請(qǐng)，經(jīng)行政管理部門(mén)審核批準(zhǔn)后，由設(shè)計(jì)制作部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、制作和安裝。更新后的廣告展板應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合公司要求和使用標(biāo)準(zhǔn)。六、廣告展板檔案管理（一）檔案建立1.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)建立公司廣告展板檔案，對(duì)廣告展板的制作、使用、維護(hù)及更新等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔管理。廣告展板檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：《廣告展板制作申請(qǐng)表》及相關(guān)審批文件。廣告展板設(shè)計(jì)方案及審核記錄。制作合同及相關(guān)費(fèi)用支付憑證。廣告展板制作過(guò)程中的相關(guān)資料，如設(shè)計(jì)圖紙、制作工藝說(shuō)明、材質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告等。《廣告展板制作驗(yàn)收申請(qǐng)表》及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告?！稄V告展板使用登記表》?！稄V告展板內(nèi)容更新申請(qǐng)表》及相關(guān)審核記錄、設(shè)計(jì)修改資料?！稄V告展板檢查記錄表》及維護(hù)維修記錄、驗(yàn)收表。廣告展板的照片、視頻等資料。2.廣告展板檔案應(yīng)按照年度進(jìn)行分類(lèi)整理，建立電子和紙質(zhì)檔案，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、可查。（二）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱廣告展板檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《廣告展板檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容及查閱期限等信息，提交至行政管理部門(mén)審批。2.行政管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)資料，應(yīng)經(jīng)行政管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）檔案保管期限廣告展板檔案的保管期限為[X]年，自廣告展板制