威海禮品管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司禮品管理，規(guī)范禮品的采購(gòu)、使用、贈(zèng)送等行為，確保禮品使用的合理性、合規(guī)性和有效性，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司在威海地區(qū)開展業(yè)務(wù)過程中涉及的各類禮品管理活動(dòng)，包括但不限于商務(wù)往來禮品、客戶回饋禮品、節(jié)日慰問禮品等。基本原則1.合規(guī)性原則：禮品管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司行為合法合規(guī)。2.適度性原則：禮品的選擇和贈(zèng)送應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要和客戶關(guān)系，把握適度原則，避免過度贈(zèng)送或不當(dāng)贈(zèng)送。3.真實(shí)性原則：禮品的采購(gòu)和贈(zèng)送應(yīng)真實(shí)、合理，不得弄虛作假或借禮品之名進(jìn)行不正當(dāng)交易。4.記錄與監(jiān)督原則：建立禮品管理記錄，加強(qiáng)對(duì)禮品使用情況的監(jiān)督和檢查，確保禮品管理過程透明、可追溯。禮品采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃1.需求評(píng)估：各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)安排和客戶關(guān)系維護(hù)需要，提前評(píng)估禮品需求，并填寫《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明禮品用途、預(yù)計(jì)贈(zèng)送對(duì)象、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.審批流程：《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，交采購(gòu)部門執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)。供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門應(yīng)建立禮品供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行綜合評(píng)估和篩選。優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.采購(gòu)合同：與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保采購(gòu)過程的合法性和規(guī)范性。采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)流程：采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同要求，組織實(shí)施禮品采購(gòu)工作。采購(gòu)過程中應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)產(chǎn)品符合質(zhì)量要求。2.驗(yàn)收環(huán)節(jié)：禮品到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。禮品使用管理禮品用途分類1.商務(wù)往來禮品：用于與合作伙伴、客戶等進(jìn)行商務(wù)溝通和合作時(shí)贈(zèng)送的禮品，旨在增進(jìn)雙方關(guān)系，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作。2.客戶回饋禮品：為感謝客戶一直以來的支持與合作而贈(zèng)送的禮品，體現(xiàn)公司對(duì)客戶的關(guān)懷和重視。3.節(jié)日慰問禮品：在重要節(jié)日期間，向客戶、員工等贈(zèng)送的慰問禮品，表達(dá)節(jié)日祝福。使用審批1.禮品領(lǐng)用：各部門根據(jù)實(shí)際需要，填寫《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明禮品用途、領(lǐng)用數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到禮品管理部門領(lǐng)取禮品。2.特殊情況審批：如遇特殊情況需要超出預(yù)算或改變禮品用途，應(yīng)提前提交書面申請(qǐng)，說明原因和必要性，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。使用記錄1.禮品發(fā)放登記：禮品管理部門應(yīng)對(duì)禮品的發(fā)放情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括禮品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)取人等信息，確保禮品發(fā)放記錄準(zhǔn)確、完整。2.使用效果跟蹤：各部門在禮品贈(zèng)送后，應(yīng)及時(shí)跟蹤禮品的使用效果，收集客戶反饋意見，并將相關(guān)情況反饋給禮品管理部門。禮品贈(zèng)送管理贈(zèng)送對(duì)象確定1.明確范圍：根據(jù)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和客戶關(guān)系管理需要，明確禮品贈(zèng)送的對(duì)象范圍，包括但不限于合作伙伴、重要客戶、潛在客戶、行業(yè)關(guān)鍵意見領(lǐng)袖等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：在確定贈(zèng)送對(duì)象時(shí)，應(yīng)對(duì)贈(zèng)送行為可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，避免因不當(dāng)贈(zèng)送引發(fā)法律糾紛或其他負(fù)面影響。贈(zèng)送時(shí)機(jī)選擇1.重要節(jié)日：如春節(jié)、中秋節(jié)、圣誕節(jié)等傳統(tǒng)節(jié)日，是贈(zèng)送禮品的常見時(shí)機(jī)，可借此表達(dá)公司對(duì)客戶的節(jié)日祝福。2.業(yè)務(wù)合作節(jié)點(diǎn)：在與客戶簽訂合作協(xié)議、完成重要項(xiàng)目合作、達(dá)成業(yè)務(wù)合作意向等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，適時(shí)贈(zèng)送禮品，有助于鞏固合作關(guān)系。3.客戶生日或紀(jì)念日：針對(duì)重要客戶的生日或公司與客戶的合作紀(jì)念日等特殊日子，贈(zèng)送個(gè)性化禮品，可增強(qiáng)客戶對(duì)公司的好感度。贈(zèng)送方式與禮儀1.贈(zèng)送方式：禮品贈(zèng)送可采用當(dāng)面贈(zèng)送、郵寄、專人送達(dá)等方式。當(dāng)面贈(zèng)送時(shí)，應(yīng)注意禮儀規(guī)范，表達(dá)真誠(chéng)的感謝和祝福；郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)時(shí)，應(yīng)確保禮品安全、及時(shí)送達(dá)，并附上公司的祝福信函。2.禮儀要求：禮品贈(zèng)送過程中，應(yīng)遵循尊重對(duì)方文化習(xí)俗、語(yǔ)言表達(dá)恰當(dāng)、行為舉止得體等禮儀要求，避免因禮儀不當(dāng)給對(duì)方造成不良印象。禮品庫(kù)存管理庫(kù)存盤點(diǎn)1.定期盤點(diǎn)：禮品管理部門應(yīng)定期對(duì)禮品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)量與賬目記錄一致。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為季度或半年。2.差異處理：盤點(diǎn)過程中如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《禮品庫(kù)存差異報(bào)告》，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。庫(kù)存安全管理1.存儲(chǔ)環(huán)境：禮品應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)良好的倉(cāng)庫(kù)中，避免受潮、損壞、丟失等情況發(fā)生。2.安全防護(hù)措施：倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防蟲等設(shè)備，確保禮品庫(kù)存安全。庫(kù)存預(yù)警1.設(shè)定預(yù)警指標(biāo)：根據(jù)禮品的使用頻率、采購(gòu)周期等因素，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警值時(shí)，禮品管理部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警通知，提醒采購(gòu)部門及時(shí)補(bǔ)貨。2.動(dòng)態(tài)調(diào)整：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和禮品使用情況的變化，適時(shí)調(diào)整庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)，確保庫(kù)存管理的科學(xué)性和合理性。禮品預(yù)算管理預(yù)算編制1.年度預(yù)算：公司應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計(jì)劃和禮品管理目標(biāo)，編制年度禮品預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括禮品采購(gòu)費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、包裝費(fèi)用等各項(xiàng)支出。2.預(yù)算審批：年度禮品預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司管理層審批。審批通過后的預(yù)算作為年度禮品管理的費(fèi)用控制依據(jù)。預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.嚴(yán)格執(zhí)行：各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行禮品采購(gòu)和使用活動(dòng)，不得超預(yù)算支出。如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算審批流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.監(jiān)控分析：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)禮品預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的問題，并提出改進(jìn)措施和建議。禮品監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.監(jiān)督機(jī)制：公司建立禮品管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由審計(jì)部門或相關(guān)職能部門定期對(duì)禮品管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。檢查內(nèi)容包括禮品采購(gòu)、使用、贈(zèng)送、庫(kù)存管理等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.問題整改：對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告給監(jiān)督部門。監(jiān)督部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤和復(fù)查，確保問題得到徹底解決。審計(jì)審查1.定期審計(jì)：公司定期開展禮品管理專項(xiàng)審計(jì)工作，對(duì)禮品管理的合規(guī)性、合理性、效益性進(jìn)行全面審查。審計(jì)報(bào)告應(yīng)提交公司管理層，并作