工序資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工序資料的管理，確保工序資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，有效支持生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、質(zhì)量控制、成本核算以及后續(xù)的產(chǎn)品追溯等工作，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及工序資料管理的部門和人員，包括但不限于生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、技術(shù)部門、物資采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等。（三）定義1.工序資料：指在產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中，從原材料投入到成品產(chǎn)出的各道工序所產(chǎn)生的各類文件、記錄、數(shù)據(jù)等信息的統(tǒng)稱。包括工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、物料流轉(zhuǎn)記錄等。2.文件受控狀態(tài)：分為受控和非受控。受控文件是指其更改受到嚴(yán)格控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)行更改，并確保所有相關(guān)部門和人員及時(shí)獲得最新版本的文件；非受控文件一般供參考使用，不進(jìn)行嚴(yán)格的更改控制。（四）管理原則1.真實(shí)性原則：工序資料應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)過(guò)程中的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保資料無(wú)遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄清晰，避免模糊或錯(cuò)誤信息。4.及時(shí)性原則：隨生產(chǎn)進(jìn)度同步記錄，及時(shí)整理歸檔，不得拖延。5.可追溯性原則：能夠根據(jù)工序資料追蹤產(chǎn)品的生產(chǎn)歷史、質(zhì)量狀況、原材料來(lái)源等信息。二、工序資料的分類與內(nèi)容（一）工藝文件1.工藝流程圖詳細(xì)描述產(chǎn)品從原材料到成品的加工流程，標(biāo)注每道工序的名稱、操作要求、工藝參數(shù)等。例如，對(duì)于機(jī)械加工產(chǎn)品，工藝流程圖應(yīng)清晰展示毛坯鍛造、機(jī)械加工、熱處理、表面處理等各個(gè)環(huán)節(jié)的先后順序和操作要點(diǎn)。2.工藝卡片針對(duì)每道工序編制，明確該工序的具體操作步驟、所需設(shè)備、工裝夾具、量具、材料規(guī)格及消耗定額等。如在電子元器件生產(chǎn)中，工藝卡片會(huì)詳細(xì)說(shuō)明貼片、焊接、測(cè)試等工序的具體參數(shù)和操作規(guī)范。3.操作規(guī)程對(duì)關(guān)鍵工序或特殊操作的詳細(xì)操作指南，包括操作前的準(zhǔn)備工作、操作步驟、操作中的注意事項(xiàng)、操作后的收尾工作等。例如，高溫高壓設(shè)備的操作必須有嚴(yán)格的操作規(guī)程，確保操作人員的安全和產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定。（二）質(zhì)量記錄1.首件檢驗(yàn)記錄對(duì)每批產(chǎn)品開始生產(chǎn)時(shí)的第一件產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)的記錄，包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、判定結(jié)論等。首件檢驗(yàn)合格后方可批量生產(chǎn)，以防止批量性質(zhì)量問(wèn)題的發(fā)生。2.巡檢記錄生產(chǎn)過(guò)程中質(zhì)量檢驗(yàn)人員對(duì)各工序進(jìn)行巡回檢查的記錄，記錄檢查時(shí)間、工序、發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題及處理情況等。通過(guò)巡檢及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量隱患，采取糾正措施，保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性。3.成品檢驗(yàn)記錄對(duì)完成全部工序后的成品進(jìn)行檢驗(yàn)的記錄，包括外觀、尺寸、性能等各項(xiàng)檢驗(yàn)指標(biāo)的結(jié)果和判定結(jié)論。成品檢驗(yàn)合格后方可入庫(kù)或出廠。4.不合格品記錄記錄生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的不合格品的相關(guān)信息，如不合格品的型號(hào)、批次、發(fā)現(xiàn)工序、不合格原因、處理方式（返工、返修、報(bào)廢等）等。通過(guò)對(duì)不合格品的記錄和分析，采取針對(duì)性的措施，減少不合格品的產(chǎn)生。（三）設(shè)備運(yùn)行記錄1.設(shè)備日常維護(hù)記錄記錄設(shè)備每日的維護(hù)保養(yǎng)情況，包括設(shè)備清潔、潤(rùn)滑、緊固、檢查等項(xiàng)目的執(zhí)行情況及發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和處理結(jié)果。定期的設(shè)備維護(hù)可確保設(shè)備的正常運(yùn)行，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。2.設(shè)備故障維修記錄當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，記錄故障發(fā)生的時(shí)間、現(xiàn)象、原因分析、維修過(guò)程及更換的零部件等信息。通過(guò)對(duì)設(shè)備故障維修記錄的分析，總結(jié)故障規(guī)律，制定預(yù)防措施，降低設(shè)備故障率。3.設(shè)備運(yùn)行參數(shù)記錄記錄設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中的各項(xiàng)關(guān)鍵參數(shù)，如溫度、壓力、轉(zhuǎn)速、電流、電壓等。通過(guò)對(duì)運(yùn)行參數(shù)的監(jiān)測(cè)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備運(yùn)行異常，保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性和生產(chǎn)的安全性。（四）物料流轉(zhuǎn)記錄1.原材料入庫(kù)記錄記錄原材料的到貨日期、供應(yīng)商名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量證明文件編號(hào)等信息。原材料入庫(kù)記錄是保證產(chǎn)品質(zhì)量追溯的源頭，確保所使用的原材料符合質(zhì)量要求。2.工序間物料流轉(zhuǎn)記錄記錄物料在各工序之間的流轉(zhuǎn)情況，包括流轉(zhuǎn)時(shí)間、工序名稱、物料數(shù)量、交接人員等。通過(guò)物料流轉(zhuǎn)記錄，可以清晰地掌握物料的流向和消耗情況，便于成本核算和庫(kù)存管理。3.成品入庫(kù)記錄記錄成品入庫(kù)的日期、產(chǎn)品型號(hào)、批次、數(shù)量等信息。成品入庫(kù)記錄是產(chǎn)品進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)的憑證，也是后續(xù)銷售發(fā)貨和庫(kù)存盤點(diǎn)的依據(jù)。三、工序資料的編制與審核（一）編制要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確完整編制人員應(yīng)依據(jù)實(shí)際生產(chǎn)情況，確保工序資料所包含的信息準(zhǔn)確無(wú)誤，涵蓋生產(chǎn)過(guò)程的各個(gè)方面，不得遺漏重要信息。2.格式規(guī)范統(tǒng)一按照公司規(guī)定的格式進(jìn)行編制，字體、字號(hào)、排版等應(yīng)保持一致，便于查閱和管理。例如，工藝文件的標(biāo)題、正文、表格、圖表等格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范。3.語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了使用簡(jiǎn)潔易懂的語(yǔ)言描述操作步驟、技術(shù)要求等內(nèi)容，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯，確保操作人員能夠準(zhǔn)確理解資料的含義。（二）審核流程1.部門初審工序資料編制完成后，由編制部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和格式規(guī)范性等。初審合格后，提交給相關(guān)審核部門。2.相關(guān)部門審核技術(shù)部門審核：對(duì)工藝文件、操作規(guī)程等涉及技術(shù)內(nèi)容的資料進(jìn)行審核，確保其技術(shù)要求的合理性和可行性。質(zhì)量部門審核：對(duì)質(zhì)量記錄等與質(zhì)量控制相關(guān)的資料進(jìn)行審核，檢查其是否符合質(zhì)量管理體系的要求，能否有效支持質(zhì)量追溯和質(zhì)量改進(jìn)。其他相關(guān)部門審核：根據(jù)資料的涉及范圍，由其他相關(guān)部門進(jìn)行針對(duì)性審核，如設(shè)備運(yùn)行記錄需設(shè)備管理部門審核，物料流轉(zhuǎn)記錄需物資采購(gòu)部門和倉(cāng)庫(kù)管理部門審核等。3.終審經(jīng)各相關(guān)部門審核通過(guò)后的工序資料，提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資料的整體合規(guī)性、準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行最終把關(guān)，確保工序資料能夠滿足公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)和管理的需要。四、工序資料的填寫與記錄（一）填寫規(guī)范1.字跡清晰使用鋼筆、中性筆等不易褪色的書寫工具，確保字跡清晰可辨，不得潦草、模糊。2.內(nèi)容真實(shí)如實(shí)填寫各項(xiàng)信息，不得編造、篡改數(shù)據(jù)。記錄的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、事件等應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.及時(shí)填寫在生產(chǎn)活動(dòng)發(fā)生后，應(yīng)立即進(jìn)行填寫，不得拖延。如首件檢驗(yàn)記錄應(yīng)在首件檢驗(yàn)完成后及時(shí)填寫，設(shè)備故障維修記錄應(yīng)在故障排除后馬上記錄相關(guān)信息。（二）記錄要求1.原始性工序資料應(yīng)保持原始記錄狀態(tài)，不得隨意涂改。如確需修改，應(yīng)采用規(guī)范的修改方式，在原錯(cuò)誤內(nèi)容上劃一條橫線，在其上方填寫正確內(nèi)容，并由修改人簽字確認(rèn)修改日期。2.完整性按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求，完整記錄生產(chǎn)過(guò)程中的各項(xiàng)信息，不得有空缺項(xiàng)。對(duì)于一些需要說(shuō)明的情況，可在備注欄中詳細(xì)填寫。3.可追溯性記錄應(yīng)能夠清晰地反映產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，便于追溯產(chǎn)品的歷史信息。例如，通過(guò)質(zhì)量記錄可以追溯到產(chǎn)品的原材料來(lái)源、生產(chǎn)工序、檢驗(yàn)情況以及不合格品的處理過(guò)程等。五、工序資料的收集與整理（一）收集職責(zé)1.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)收集本部門在生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的各類工序資料，包括工藝文件的執(zhí)行記錄、生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表、設(shè)備運(yùn)行記錄等，并及時(shí)整理歸檔。2.質(zhì)量部門收集質(zhì)量檢驗(yàn)過(guò)程中產(chǎn)生的各種質(zhì)量記錄，如首件檢驗(yàn)記錄、巡檢記錄、成品檢驗(yàn)記錄、不合格品記錄等，確保質(zhì)量資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.技術(shù)部門收集與工藝技術(shù)相關(guān)的資料，如工藝文件的修訂記錄、技術(shù)改進(jìn)方案及實(shí)施記錄等，為工藝優(yōu)化和產(chǎn)品升級(jí)提供支持。4.物資采購(gòu)部門和倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)收集與物料相關(guān)的資料，如原材料入庫(kù)記錄、工序間物料流轉(zhuǎn)記錄、成品入庫(kù)記錄等，配合做好成本核算和庫(kù)存管理工作。（二）整理要求1.分類整理按照工序資料的分類，將收集到的資料進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。例如，將工藝文件、質(zhì)量記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、物料流轉(zhuǎn)記錄等分別整理成冊(cè)或存入電子文件夾。2.編號(hào)管理為每類工序資料編制唯一的編號(hào)，以便于識(shí)別和查詢。編號(hào)應(yīng)具有一定的邏輯性和系統(tǒng)性，能夠反映資料的類別、年份、順序等信息。例如，工藝文件編號(hào)可采用“GY年份順序號(hào)”的格式，質(zhì)量記錄編號(hào)可采用“ZL年份月份記錄類型順序號(hào)”的格式。3.建立索引對(duì)于整理成冊(cè)的工序資料，應(yīng)建立詳細(xì)的索引目錄，注明資料的名稱、編號(hào)、存放位置等信息，方便快速查找所需資料。電子資料也應(yīng)建立相應(yīng)的索引文件，便于在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行檢索。六、工序資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)資料設(shè)立專門的文件柜或檔案室，按照資料的類別和編號(hào)順序存放紙質(zhì)工序資料。文件柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，確保資料的安全保存。2.電子資料采用電子存儲(chǔ)設(shè)備（如服務(wù)器、硬盤、光盤等）對(duì)工序資料進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)。電子資料應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，設(shè)置不同的文件夾和子文件夾，按照編號(hào)或名稱進(jìn)行命名，便于查找和管理。同時(shí)，定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.長(zhǎng)期保存資料涉及產(chǎn)品質(zhì)量追溯、法律法規(guī)要求、重要技術(shù)文件等資料應(yīng)長(zhǎng)期保存。例如，產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、關(guān)鍵工藝文件、質(zhì)量體系認(rèn)證文件等，保管期限一般為產(chǎn)品的使用壽命周期加若干年（如10年）。2.定期保存資料其他工序資料可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為35年。如生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表、一般的質(zhì)量記錄等，保管期滿后，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，可進(jìn)行銷毀處理。（三）保管職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)工序資料的日常保管工作，確保資料的存儲(chǔ)環(huán)境符合要求，資料存放有序，便于查閱。定期對(duì)資料進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。2.借閱審批嚴(yán)格執(zhí)行資料借閱制度，對(duì)借閱工序資料的人員進(jìn)行登記和審批。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱人員應(yīng)妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞資料。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查資料的完整性和完好性。七、工序資料的查閱與使用（一）查閱流程1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工序資料時(shí)，應(yīng)填寫《工序資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱因客戶要求、法律法規(guī)檢查等外部原因需要查閱工序資料時(shí)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。一般需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱過(guò)程中，不得復(fù)印、拍照或帶走資料原件，如需留存相關(guān)信息，應(yīng)經(jīng)公司同意后按照規(guī)定的方式進(jìn)行處理。（二）使用限制1.未經(jīng)授權(quán)不得外傳工序資料屬于公司內(nèi)部機(jī)密信息，未經(jīng)公司授權(quán)，任何人員不得將資料外傳或泄露給外部單位和個(gè)人。2.僅用于規(guī)定用途查閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照查閱目的使用工序資料，不得將資料用于其他無(wú)關(guān)用途。如因工作需要對(duì)資料進(jìn)行復(fù)制或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。八、工序資料的更改與廢止（一）更改程序1.提出更改申請(qǐng)當(dāng)工序資料需要更改時(shí)，由相關(guān)部門或人員填寫《工序資料更改申請(qǐng)表》，說(shuō)明更改的原因、內(nèi)容、涉及的資料名稱和編號(hào)等信息。2.審核與批準(zhǔn)更改申請(qǐng)?zhí)峤缓?，由原審核部門進(jìn)行審核，確認(rèn)更改的必要性和合理性。審核通過(guò)后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)于涉及重大技術(shù)變更或質(zhì)量體系要求的更改，還需組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。3.實(shí)施更改經(jīng)批準(zhǔn)的更改申請(qǐng)，由原編制部門負(fù)責(zé)實(shí)施更改。更改完成后，應(yīng)確保所有相關(guān)部門和人員及時(shí)獲得最新版本的工序資料，并對(duì)舊版本