學(xué)校外事管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校外事工作的管理，規(guī)范外事活動(dòng)，提高外事工作水平，促進(jìn)學(xué)校對(duì)外交流與合作的健康發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校與國(guó)（境）外教育機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)團(tuán)體、企業(yè)等組織開展的各類外事活動(dòng)，包括但不限于合作辦學(xué)、師生交流、學(xué)術(shù)訪問、國(guó)際會(huì)議等。（三）基本原則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)和外事政策，維護(hù)國(guó)家主權(quán)、安全和利益。2.堅(jiān)持平等互利、友好合作的原則，促進(jìn)學(xué)校與國(guó)（境）外相關(guān)機(jī)構(gòu)的交流與合作。3.注重實(shí)效，講求質(zhì)量，確保外事活動(dòng)的順利開展和預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。4.嚴(yán)格審批程序，加強(qiáng)管理和監(jiān)督，防范各類風(fēng)險(xiǎn)。二、外事機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組學(xué)校成立外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人。外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組是學(xué)校外事工作的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審議學(xué)校外事工作的重大事項(xiàng)，制定外事工作方針政策，指導(dǎo)和監(jiān)督外事工作的開展。（二）國(guó)際交流與合作處國(guó)際交流與合作處是學(xué)校外事工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家外事政策和學(xué)校外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組的決議，制定和完善學(xué)校外事管理制度，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校外事活動(dòng)，辦理各類外事手續(xù)，管理外事經(jīng)費(fèi)，開展外事宣傳與調(diào)研等工作。（三）各學(xué)院（部）及相關(guān)部門各學(xué)院（部）及相關(guān)部門負(fù)責(zé)本單位外事活動(dòng)的組織實(shí)施，并指定專人負(fù)責(zé)外事工作。其職責(zé)包括：根據(jù)學(xué)校外事工作規(guī)劃和要求，制定本單位外事工作計(jì)劃并組織實(shí)施；負(fù)責(zé)與國(guó)（境）外相關(guān)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系與溝通，開展具體的合作項(xiàng)目；審核本單位師生參加外事活動(dòng)的申請(qǐng)，協(xié)助國(guó)際交流與合作處辦理相關(guān)手續(xù)；管理本單位外事經(jīng)費(fèi)的使用等。三、外事審批與備案（一）外事活動(dòng)審批1.學(xué)校師生參加國(guó)（境）外學(xué)術(shù)會(huì)議、培訓(xùn)、進(jìn)修、訪問等短期外事活動(dòng)，需提前填寫《學(xué)校師生短期外事活動(dòng)申請(qǐng)表》，經(jīng)所在單位審核同意后，報(bào)國(guó)際交流與合作處審批。2.學(xué)校與國(guó)（境）外機(jī)構(gòu)開展合作辦學(xué)、聯(lián)合科研、學(xué)生交換等長(zhǎng)期合作項(xiàng)目，需提前進(jìn)行項(xiàng)目論證，填寫《學(xué)校外事合作項(xiàng)目申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，報(bào)上級(jí)主管部門審批。3.學(xué)校邀請(qǐng)國(guó)（境）外專家學(xué)者來校講學(xué)、訪問、合作研究等，需提前填寫《學(xué)校邀請(qǐng)國(guó)（境）外人員申請(qǐng)表》，經(jīng)所在單位審核同意后，報(bào)國(guó)際交流與合作處審批。審批通過后，由國(guó)際交流與合作處負(fù)責(zé)辦理相關(guān)邀請(qǐng)手續(xù)。（二）外事活動(dòng)備案1.學(xué)校師生參加國(guó)（境）外短期外事活動(dòng)結(jié)束后，需在[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)填寫《學(xué)校師生短期外事活動(dòng)總結(jié)表》，報(bào)國(guó)際交流與合作處備案。2.學(xué)校與國(guó)（境）外機(jī)構(gòu)開展的合作項(xiàng)目在實(shí)施過程中，如有重大事項(xiàng)變更，需提前填寫《學(xué)校外事合作項(xiàng)目變更申請(qǐng)表》，報(bào)國(guó)際交流與合作處審核，經(jīng)學(xué)校外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。四、外事經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)來源學(xué)校外事經(jīng)費(fèi)主要來源于學(xué)校財(cái)政撥款、合作項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、社會(huì)捐贈(zèng)等。（二）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.各單位在申報(bào)外事活動(dòng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算，明確經(jīng)費(fèi)來源、支出項(xiàng)目、金額等。外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家和學(xué)校有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定編制，確保經(jīng)費(fèi)使用合理、合規(guī)。2.國(guó)際交流與合作處負(fù)責(zé)匯總審核各單位的外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算，報(bào)學(xué)校財(cái)務(wù)部門審核后，納入學(xué)校年度財(cái)務(wù)預(yù)算。（三）經(jīng)費(fèi)使用1.外事經(jīng)費(fèi)應(yīng)?？顚Ｓ?，嚴(yán)格按照預(yù)算安排使用，不得挪作他用。2.外事經(jīng)費(fèi)的支出應(yīng)符合國(guó)家和學(xué)校有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定，報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效。涉及國(guó)際旅費(fèi)、住宿費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等支出，應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。3.各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外事經(jīng)費(fèi)使用的管理和監(jiān)督，定期對(duì)外事經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行自查自糾，確保經(jīng)費(fèi)使用安全、規(guī)范、透明。（四）經(jīng)費(fèi)結(jié)算1.外事活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)辦理經(jīng)費(fèi)結(jié)算手續(xù)。結(jié)算時(shí)，應(yīng)提供真實(shí)、完整的報(bào)銷憑證，并按照學(xué)校財(cái)務(wù)規(guī)定填寫報(bào)銷單。2.國(guó)際交流與合作處負(fù)責(zé)審核報(bào)銷憑證和報(bào)銷單，報(bào)學(xué)校財(cái)務(wù)部門審批后辦理報(bào)銷手續(xù)。五、外事人員管理（一）外事工作人員選拔與培訓(xùn)1.學(xué)校選拔政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、外語水平好的人員擔(dān)任外事工作人員。外事工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，熟悉國(guó)家外事政策和法律法規(guī)，掌握外事工作業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。2.學(xué)校定期組織外事工作人員參加各類培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，不斷提高外事工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家外事政策法規(guī)、外事禮儀、外語能力、國(guó)際教育交流與合作等方面。（二）外事工作人員職責(zé)1.外事工作人員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家外事政策和學(xué)校外事工作管理制度，做好外事工作的組織、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作。2.負(fù)責(zé)辦理各類外事手續(xù)，包括邀請(qǐng)、審批、簽證、護(hù)照、居留許可等，確保外事活動(dòng)的順利開展。3.加強(qiáng)與國(guó)（境）外相關(guān)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系與溝通，維護(hù)學(xué)校與國(guó)（境）外合作關(guān)系，拓展外事工作渠道。4.做好外事信息的收集、整理和報(bào)送工作，及時(shí)掌握國(guó)際教育交流與合作動(dòng)態(tài)，為學(xué)校外事工作決策提供參考依據(jù)。5.協(xié)助學(xué)校相關(guān)部門開展對(duì)外宣傳工作，展示學(xué)校形象，提高學(xué)校的國(guó)際知名度和影響力。（三）外事工作人員考核與獎(jiǎng)懲1.學(xué)校建立外事工作人員考核制度，定期對(duì)外事工作人員的工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等進(jìn)行考核。考核結(jié)果作為外事工作人員評(píng)先評(píng)優(yōu)、職務(wù)晉升、崗位調(diào)整的重要依據(jù)。2.對(duì)在外事工作中表現(xiàn)突出、做出顯著成績(jī)的外事工作人員，學(xué)校給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反外事紀(jì)律、造成不良影響的外事工作人員，學(xué)校視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過、撤職等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。六、外事活動(dòng)組織與實(shí)施（一）活動(dòng)策劃1.各單位在開展外事活動(dòng)前，應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)研和論證，結(jié)合學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略和學(xué)科建設(shè)需求，制定詳細(xì)的活動(dòng)策劃方案。活動(dòng)策劃方案應(yīng)包括活動(dòng)目的、內(nèi)容、形式、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容。2.活動(dòng)策劃方案應(yīng)報(bào)國(guó)際交流與合作處審核，經(jīng)學(xué)校外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后組織實(shí)施。（二）活動(dòng)組織1.國(guó)際交流與合作處負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)外事活動(dòng)的組織實(shí)施工作，包括與國(guó)（境）外相關(guān)機(jī)構(gòu)的溝通聯(lián)系、活動(dòng)場(chǎng)地安排、人員接送、餐飲住宿、安全保障等。2.各單位負(fù)責(zé)本單位師生參加外事活動(dòng)的組織管理工作，包括人員選拔、培訓(xùn)、行前教育等。確保參加外事活動(dòng)的師生了解活動(dòng)目的、內(nèi)容、要求和注意事項(xiàng)，遵守外事紀(jì)律和當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)。（三）活動(dòng)總結(jié)1.外事活動(dòng)結(jié)束后，各單位應(yīng)及時(shí)組織參加活動(dòng)的師生進(jìn)行總結(jié)交流，撰寫活動(dòng)總結(jié)報(bào)告?；顒?dòng)總結(jié)報(bào)告應(yīng)包括活動(dòng)開展情況、取得的成效、存在的問題及改進(jìn)措施等內(nèi)容。2.國(guó)際交流與合作處負(fù)責(zé)匯總各單位的活動(dòng)總結(jié)報(bào)告，形成學(xué)校外事活動(dòng)年度總結(jié)報(bào)告，報(bào)學(xué)校外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并向上級(jí)主管部門匯報(bào)。七、外事安全管理（一）安全責(zé)任1.學(xué)校外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌學(xué)校外事安全工作，制定外事安全工作制度和應(yīng)急預(yù)案，定期研究解決外事安全工作中的重大問題。2.國(guó)際交流與合作處負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施外事安全管理工作，指導(dǎo)和監(jiān)督各單位做好外事活動(dòng)中的安全保障工作。3.各單位負(fù)責(zé)本單位師生參加外事活動(dòng)的安全管理工作，落實(shí)安全責(zé)任，確保師生在外事活動(dòng)中的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。（二）安全教育1.學(xué)校定期組織師生參加外事安全教育培訓(xùn)，提高師生的安全意識(shí)和防范能力。安全教育培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家外事安全政策法規(guī)、外事禮儀、安全常識(shí)、應(yīng)急處置等方面。2.各單位在組織師生參加外事活動(dòng)前，應(yīng)開展針對(duì)性的行前安全教育，向師生詳細(xì)介紹活動(dòng)目的地的安全形勢(shì)、風(fēng)俗習(xí)慣、法律法規(guī)等情況，提醒師生注意安全事項(xiàng)，增強(qiáng)師生的自我保護(hù)意識(shí)。（三）安全保障措施1.學(xué)校建立健全外事安全保障機(jī)制，加強(qiáng)與國(guó)（境）外相關(guān)機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解活動(dòng)目的地的安全形勢(shì)和政策法規(guī)變化，采取有效措施防范各類安全風(fēng)險(xiǎn)。2.外事活動(dòng)期間，學(xué)校安排專人負(fù)責(zé)安全保障工作，加強(qiáng)對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的安全巡查，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行。同時(shí)，為師生購(gòu)買必要的保險(xiǎn)，保障師生的合法權(quán)益。3.如遇突發(fā)事件，學(xué)校應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)采取有效措施進(jìn)行處置，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。八、外事檔案管理（一）檔案范圍學(xué)校外事檔案包括學(xué)校與國(guó)（境）外機(jī)構(gòu)簽訂的合作協(xié)議、合同，師生參加外事活動(dòng)的申請(qǐng)、審批文件、總結(jié)報(bào)告，邀請(qǐng)國(guó)（境）外人員的相關(guān)材料，外事活動(dòng)的照片、視頻等資料。（二）檔案整理與歸檔1.各單位負(fù)責(zé)收集、整理本單位外事活動(dòng)形成的檔案材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。2.每年[規(guī)定時(shí)間]前，各單位將整理好的外事檔案移交國(guó)際交流與合作處統(tǒng)一歸檔。國(guó)際交流與合作處負(fù)責(zé)對(duì)外事檔案進(jìn)行審核、登記，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。（三）檔案查閱與利用1.因工作需要查閱外事檔案的，須填寫《學(xué)校外事檔案查閱申請(qǐng)表》，