律所公章管理辦法總則目的為加強(qiáng)本律所公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)律所的正常運(yùn)營秩序，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本律所及其下屬各部門在辦理各類業(yè)務(wù)、文件往來、對外聯(lián)系等工作中涉及公章使用的相關(guān)事宜。定義本辦法所稱公章，是指本律所依法刻制并經(jīng)登記備案，代表律所行使職權(quán)的各類印章，包括但不限于律所公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。管理原則1.依法依規(guī)原則：公章的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公章使用的合法性和規(guī)范性。2.專人專管原則：設(shè)立專門的公章管理人員，負(fù)責(zé)公章的日常保管和使用審批，確保公章使用的安全性和可追溯性。3.審批登記原則：公章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并進(jìn)行詳細(xì)的登記記錄，明確使用事由、使用人、使用時間等信息。4.安全保密原則：加強(qiáng)公章保管場所的安全防范措施，確保公章存放安全，防止公章被盜用、冒用或遺失。同時，嚴(yán)格控制公章使用信息的知悉范圍，防止信息泄露。公章的刻制與啟用刻制流程1.因工作需要刻制公章時，由申請部門填寫《公章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報律所主任審批。2.律所主任審批同意后，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理公章刻制手續(xù)。行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位，并與其簽訂刻制合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。3.印章刻制單位完成公章刻制后，應(yīng)將刻制好的公章及印模交付行政部門。行政部門應(yīng)對公章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等進(jìn)行核對，確保與申請內(nèi)容一致。同時，行政部門應(yīng)將公章的印模留存一份，作為公章使用的備案依據(jù)。啟用程序1.新刻制的公章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《公章啟用申請表》，詳細(xì)說明公章的名稱、啟用日期、啟用范圍等信息，并附上公章印模。經(jīng)律所主任審批同意后，方可啟用。2.公章啟用時，行政部門應(yīng)在律所內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確告知各部門公章的啟用時間、使用范圍及相關(guān)注意事項(xiàng)。同時，行政部門應(yīng)將公章啟用情況記錄在《公章使用登記簿》上，注明公章啟用日期、啟用人等信息。公章的保管保管人員職責(zé)1.律所指定專人負(fù)責(zé)公章的保管工作，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守公章管理規(guī)定，確保公章安全。2.保管人員應(yīng)妥善保管公章，將公章存放在安全可靠的場所，如保險柜等，并設(shè)置必要的安全防范措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、配備報警裝置等。3.保管人員應(yīng)定期對公章進(jìn)行檢查，確保公章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告律所主任，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公章使用審批制度，對未經(jīng)審批的公章使用申請，不得擅自蓋章。同時，保管人員應(yīng)認(rèn)真核對公章使用審批單上的各項(xiàng)信息，確保使用事由、使用人、使用時間等信息準(zhǔn)確無誤。5.保管人員應(yīng)做好公章使用登記工作，詳細(xì)記錄公章使用的日期、事由、使用人、批準(zhǔn)人等信息，并及時更新《公章使用登記簿》。同時，保管人員應(yīng)定期對公章使用登記情況進(jìn)行核對，確保登記信息的真實(shí)性和完整性。保管場所要求1.公章保管場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能，確保公章存放安全。2.公章保管場所應(yīng)設(shè)置專門的保險柜或保管箱，用于存放公章。保險柜或保管箱應(yīng)具備足夠的安全防護(hù)措施，如密碼鎖、指紋識別等，確保只有授權(quán)人員能夠開啟。3.公章保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，避免公章受潮生銹或損壞。同時，公章保管場所應(yīng)配備必要的消防器材和應(yīng)急照明設(shè)備，確保在緊急情況下能夠及時處理。公章交接1.公章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接公章時，應(yīng)提前向律所主任報告，并辦理公章交接手續(xù)。2.公章交接時，交接雙方應(yīng)在律所主任或其指定人員的監(jiān)督下，共同對公章進(jìn)行清點(diǎn)、核對，并填寫《公章交接清單》。《公章交接清單》應(yīng)詳細(xì)記錄公章的名稱、數(shù)量、規(guī)格、樣式、交接時間、交接人、監(jiān)交人等信息，并由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)。3.交接完成后，原公章保管人員應(yīng)將公章及相關(guān)資料移交給新的保管人員，并協(xié)助新保管人員熟悉公章管理流程和注意事項(xiàng)。同時，新保管人員應(yīng)及時更新《公章使用登記簿》上的保管人員信息。公章的使用使用范圍1.律所公章主要用于以下事項(xiàng)：以律所名義出具的各類法律文書、函件、合同、協(xié)議等；律所對外開展業(yè)務(wù)活動、參加會議、招投標(biāo)等需要使用公章的場合；經(jīng)律所主任批準(zhǔn)的其他需要使用公章的事項(xiàng)。2.合同專用章主要用于簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)往來文件。3.財務(wù)專用章主要用于辦理律所財務(wù)收支、稅務(wù)申報、銀行結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章主要用于辦理律所法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)，如簽署法律文件、辦理銀行開戶手續(xù)等。使用審批程序1.公章使用前，使用人應(yīng)填寫《公章使用審批單》，詳細(xì)說明使用公章的事由、文件名稱、文號、使用部門、使用人等信息，并附上相關(guān)文件或資料。2.《公章使用審批單》經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報律所主任審批。律所主任應(yīng)根據(jù)公章使用的必要性、合法性等因素進(jìn)行審批，并簽署審批意見。3.如公章使用涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等，應(yīng)經(jīng)律所領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定，并按照相關(guān)決策程序進(jìn)行審批。4.經(jīng)審批同意使用公章的，使用人應(yīng)將《公章使用審批單》交公章保管人員，由保管人員核對審批單上的各項(xiàng)信息無誤后，方可蓋章。使用登記1.公章保管人員應(yīng)在公章使用后，及時在《公章使用登記簿》上進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄公章使用的日期、事由、文件名稱、文號、使用部門、使用人、批準(zhǔn)人等信息。2.《公章使用登記簿》應(yīng)妥善保管，以備查閱。同時，公章保管人員應(yīng)定期對《公章使用登記簿》進(jìn)行核對，確保登記信息的真實(shí)性和完整性。使用要求1.公章使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的內(nèi)容進(jìn)行，不得擅自更改使用事由、使用范圍等信息。2.公章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，確保蓋章清晰、端正，不得模糊不清或加蓋在其他無關(guān)位置。3.如需在多頁文件上加蓋公章，應(yīng)逐頁加蓋，并在騎縫處加蓋騎縫章，確保文件的完整性和真實(shí)性。4.公章使用后，使用人應(yīng)及時將文件或資料歸檔保存，并按照律所檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。公章的停用與銷毀停用情形1.因律所名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，原公章不再使用的；2.公章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)使用的；3.經(jīng)律所主任批準(zhǔn)，其他需要停用公章的情形。停用程序1.公章停用前，公章保管人員應(yīng)填寫《公章停用申請表》，詳細(xì)說明公章停用的原因、停用日期等信息，并附上相關(guān)證明材料。經(jīng)律所主任審批同意后，方可停用。2.律所主任審批同意后，公章保管人員應(yīng)在律所內(nèi)部發(fā)布公章停用通知，明確告知各部門公章的停用時間及相關(guān)注意事項(xiàng)。同時，公章保管人員應(yīng)將公章停用情況記錄在《公章使用登記簿》上，注明公章停用日期、停用原因等信息。銷毀程序1.對于停用的公章，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，公章保管人員應(yīng)填寫《公章銷毀申請表》，詳細(xì)說明公章的名稱、數(shù)量、規(guī)格、樣式、停用日期、銷毀原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。經(jīng)律所主任審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。2.公章銷毀應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行，并與其簽訂銷毀合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。銷毀單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，采用安全、環(huán)保的方式對公章進(jìn)行銷毀，并向律所提供銷毀證明。3.公章銷毀時，應(yīng)由律所主任或其指定人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保公章銷毀過程的真實(shí)性和合法性。同時，監(jiān)督人員應(yīng)在《公章銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀證明存檔保存。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.律所行政部門應(yīng)定期對公章的保管、使用情況進(jìn)行檢查，確保公章管理工作符合本辦法的規(guī)定。檢查內(nèi)容包括公章保管場所的安全情況、公章使用審批制度的執(zhí)行情況、公章使用登記記錄的完整性等。2.律所審計(jì)部門應(yīng)定期對公章使用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查公章使用的合法性、合規(guī)性以及資金使用的合理性等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。外部監(jiān)督1.律所應(yīng)積極配合上級主管部門、司法機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供公章管理