實(shí)物資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司實(shí)物資料的管理，確保實(shí)物資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高實(shí)物資料的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及與公司相關(guān)的實(shí)物資料管理。實(shí)物資料包括但不限于各類設(shè)備、儀器、工具、辦公用品、文件檔案、樣品、展品等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的實(shí)物資料管理部門，對(duì)實(shí)物資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保實(shí)物資料管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類分級(jí)管理原則根據(jù)實(shí)物資料的性質(zhì)、用途、價(jià)值等因素，對(duì)實(shí)物資料進(jìn)行分類分級(jí)管理，采取不同的管理措施，提高管理效率。3.安全保密原則加強(qiáng)實(shí)物資料的安全保密管理，采取必要的安全保密措施，確保實(shí)物資料的安全和保密。4.高效利用原則充分發(fā)揮實(shí)物資料的作用，提高實(shí)物資料的利用效率，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供支持。二、實(shí)物資料管理部門及職責(zé)（一）實(shí)物資料管理部門公司設(shè)立實(shí)物資料管理中心，作為公司實(shí)物資料管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司實(shí)物資料的統(tǒng)一管理。（二）實(shí)物資料管理部門職責(zé)1.制定和完善實(shí)物資料管理制度和流程，確保實(shí)物資料管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.負(fù)責(zé)實(shí)物資料的采購、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放、使用、維護(hù)、報(bào)廢等全過程管理。3.建立實(shí)物資料臺(tái)賬和檔案，對(duì)實(shí)物資料的數(shù)量、質(zhì)量、存放地點(diǎn)、使用情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保實(shí)物資料的可追溯性。4.定期對(duì)實(shí)物資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保實(shí)物資料賬實(shí)相符。對(duì)清查盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。5.負(fù)責(zé)實(shí)物資料的安全保密管理，采取必要的安全保密措施，確保實(shí)物資料的安全和保密。6.組織開展實(shí)物資料的統(tǒng)計(jì)分析工作，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供支持。7.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各分支機(jī)構(gòu)的實(shí)物資料管理工作，定期對(duì)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的實(shí)物資料管理工作進(jìn)行檢查和考核。三、實(shí)物資料分類與編號(hào)（一）實(shí)物資料分類根據(jù)實(shí)物資料的性質(zhì)、用途、價(jià)值等因素，將實(shí)物資料分為以下幾類：1.設(shè)備類：包括生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等。2.儀器類：包括測(cè)量?jī)x器、實(shí)驗(yàn)儀器、檢測(cè)儀器等。3.工具類：包括生產(chǎn)工具、辦公工具、維修工具等。4.辦公用品類：包括文具、紙張、耗材等。5.文件檔案類：包括公司文件、合同協(xié)議、報(bào)表報(bào)告等。6.樣品類：包括產(chǎn)品樣品、原材料樣品、零部件樣品等。7.展品類：包括公司參展的展品、宣傳資料等。（二）實(shí)物資料編號(hào)為便于實(shí)物資料的管理和查詢，對(duì)每一類實(shí)物資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用以下規(guī)則：1.編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示實(shí)物資料的類別，數(shù)字表示該類實(shí)物資料的序號(hào)。2.編號(hào)的長度為[X]位，其中前[X]位為字母，后[X]位為數(shù)字。3.例如，設(shè)備類實(shí)物資料的編號(hào)為“SB[0001]”，其中“SB”表示設(shè)備類，“0001”表示該類設(shè)備的序號(hào)。四、實(shí)物資料采購管理（一）采購計(jì)劃各部門根據(jù)工作需要，提前制定實(shí)物資料采購計(jì)劃，報(bào)實(shí)物資料管理部門審核。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。（二）采購審批實(shí)物資料管理部門對(duì)各部門提交的采購計(jì)劃進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行審批。（三）采購實(shí)施經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購計(jì)劃，由實(shí)物資料管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。采購人員應(yīng)按照公司的采購管理制度和流程，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中，應(yīng)簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）驗(yàn)收入庫實(shí)物資料到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知實(shí)物資料管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。實(shí)物資料管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，將采購物品存入倉庫。五、實(shí)物資料入庫管理（一）入庫登記實(shí)物資料管理部門對(duì)驗(yàn)收合格的采購物品進(jìn)行入庫登記，填寫入庫單。入庫單應(yīng)包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、采購日期、入庫日期等內(nèi)容。（二）存放管理實(shí)物資料管理部門根據(jù)實(shí)物資料的類別、性質(zhì)、用途等因素，對(duì)實(shí)物資料進(jìn)行分類存放。存放地點(diǎn)應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。（三）庫存盤點(diǎn)實(shí)物資料管理部門定期對(duì)實(shí)物資料進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，確保實(shí)物資料賬實(shí)相符。庫存盤點(diǎn)應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)范圍等內(nèi)容。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。六、實(shí)物資料發(fā)放管理（一）發(fā)放申請(qǐng)各部門因工作需要領(lǐng)用實(shí)物資料時(shí)，應(yīng)填寫實(shí)物資料發(fā)放申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等內(nèi)容，報(bào)實(shí)物資料管理部門審批。（二）發(fā)放審批實(shí)物資料管理部門對(duì)各部門提交的實(shí)物資料發(fā)放申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和工作需要，對(duì)實(shí)物資料發(fā)放申請(qǐng)表進(jìn)行審批。（三）發(fā)放實(shí)施經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的實(shí)物資料發(fā)放申請(qǐng)表，由實(shí)物資料管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。發(fā)放人員應(yīng)按照審批后的發(fā)放申請(qǐng)表，將實(shí)物資料發(fā)放給領(lǐng)用部門，并辦理發(fā)放手續(xù)。七、實(shí)物資料使用管理（一）使用培訓(xùn)實(shí)物資料管理部門對(duì)新領(lǐng)用的實(shí)物資料進(jìn)行使用培訓(xùn)，確保使用人員熟悉實(shí)物資料的性能、操作方法、注意事項(xiàng)等內(nèi)容。（二）使用記錄使用人員在使用實(shí)物資料過程中，應(yīng)做好使用記錄，記錄實(shí)物資料的使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用人員、使用情況等內(nèi)容。（三）維護(hù)保養(yǎng)使用人員應(yīng)按照實(shí)物資料的使用說明書和維護(hù)保養(yǎng)要求，對(duì)實(shí)物資料進(jìn)行定期維護(hù)保養(yǎng)，確保實(shí)物資料的正常使用。（四）借用管理因工作需要借用實(shí)物資料時(shí)，借用部門應(yīng)填寫實(shí)物資料借用申請(qǐng)表，注明借用物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、借用期限、借用用途等內(nèi)容，報(bào)實(shí)物資料管理部門審批。實(shí)物資料管理部門對(duì)借用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的借用申請(qǐng)表，由實(shí)物資料管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。借用人員應(yīng)按照審批后的借用申請(qǐng)表，將借用物品借用給借用部門，并辦理借用手續(xù)。借用期限屆滿后，借用人員應(yīng)及時(shí)歸還借用物品，并辦理歸還手續(xù)。八、實(shí)物資料維護(hù)管理（一）維護(hù)計(jì)劃實(shí)物資料管理部門根據(jù)實(shí)物資料的使用情況和維護(hù)保養(yǎng)要求，制定實(shí)物資料維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)時(shí)間、維護(hù)人員等內(nèi)容。（二）維護(hù)實(shí)施實(shí)物資料管理部門按照維護(hù)計(jì)劃，組織相關(guān)人員對(duì)實(shí)物資料進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。維護(hù)人員應(yīng)按照實(shí)物資料的維護(hù)保養(yǎng)要求，對(duì)實(shí)物資料進(jìn)行檢查、維修、保養(yǎng)等工作，確保實(shí)物資料的正常使用。（三）維護(hù)記錄維護(hù)人員在維護(hù)實(shí)物資料過程中，應(yīng)做好維護(hù)記錄，記錄維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員、維護(hù)情況等內(nèi)容。九、實(shí)物資料報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定實(shí)物資料管理部門定期對(duì)實(shí)物資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，對(duì)已損壞、已淘汰、已過期等無法繼續(xù)使用的實(shí)物資料，組織相關(guān)人員進(jìn)行報(bào)廢鑒定。報(bào)廢鑒定應(yīng)填寫報(bào)廢鑒定表，注明報(bào)廢物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購置日期、報(bào)廢原因等內(nèi)容。（二）報(bào)廢審批經(jīng)報(bào)廢鑒定后的實(shí)物資料，由實(shí)物資料管理部門報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和報(bào)廢鑒定結(jié)果，對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審批。（三）報(bào)廢處理經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的報(bào)廢申請(qǐng)，由實(shí)物資料管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。報(bào)廢處理方式包括出售、捐贈(zèng)、銷毀等。報(bào)廢處理過程中，應(yīng)做好記錄，確保報(bào)廢處理的合法性和規(guī)范性。十、實(shí)物資料安全保密管理（一）安全管理實(shí)物資料管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，確保實(shí)物資料的安全。安全措施包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等。（二）保密管理實(shí)物資料管理部門應(yīng)加強(qiáng)實(shí)物資料的保密管理，采取必要的保密措施，確保實(shí)物資料的安全和保密。保密措施包括設(shè)置保密制度、簽訂保密協(xié)議、限制訪問權(quán)限等。（三）人員管理實(shí)物資料管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)實(shí)物資料管理人員的管理，提高管理人員的安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的安全保密制度和操作規(guī)程，不得泄露實(shí)物資料的安全保密信息。十一、實(shí)物資料信息化管理（一）建立實(shí)物資料管理系統(tǒng)實(shí)物資料管理部門應(yīng)建立實(shí)物資料管理系統(tǒng)，對(duì)實(shí)物資料的采購、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放、使用、維護(hù)、報(bào)廢等全過程進(jìn)行信息化管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)實(shí)物資料管理人員應(yīng)及時(shí)將實(shí)物資料的相關(guān)信息錄入實(shí)物資料管理系統(tǒng)，并定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）查詢與統(tǒng)計(jì)分析實(shí)物資料管理系統(tǒng)應(yīng)具備查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為實(shí)物資料管理部門提供決策支持。實(shí)物資料管理人員可通過系統(tǒng)查詢實(shí)物資料的相關(guān)信息，統(tǒng)計(jì)分析實(shí)物資料的使用情況、庫存情況等。十二、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督實(shí)物資料管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的實(shí)物資料管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保實(shí)物資料管理工作的規(guī)