大學歸檔管理辦法總則目的為了加強大學檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高學校管理水平和辦學效益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家有關檔案工作的規(guī)定，結(jié)合本校實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本校各部門、各單位以及全體教職員工和學生在教學、科研、管理、服務等各項活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.維護歷史真實原則：檔案的形成應遵循真實、全面、客觀的原則，如實反映學校各項工作的歷史面貌。3.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，為學校的教學、科研、管理等工作提供有效服務。管理體制學校設立綜合檔案室，負責全校檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室歸口學校辦公室領導，業(yè)務上接受上級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。各部門、各單位應確定一名負責人分管檔案工作，并指定專人負責本部門、本單位檔案的收集、整理和移交工作。檔案的種類與歸檔范圍黨群類檔案1.黨務工作：包括學校黨委及各基層黨組織的工作計劃、總結(jié)、報告、決議、決定、會議記錄、重要文件、黨員名冊、入黨材料、表彰獎勵與處分材料等。2.組織工作：干部任免、調(diào)配、考核、培訓、工資福利等方面的文件材料。3.宣傳工作：學校的宣傳計劃、總結(jié)、重要活動記錄、宣傳報道材料、思想政治教育材料等。4.統(tǒng)戰(zhàn)工作：民主黨派、無黨派人士工作，僑務工作等方面的文件材料。5.紀檢監(jiān)察工作：黨風廉政建設、違紀案件查處等方面的文件材料。行政類檔案1.學校行政工作：學校行政工作計劃、總結(jié)、報告、決議、決定、會議記錄、重要文件、規(guī)章制度等。2.人事工作：教職工的招聘、錄用、調(diào)動、轉(zhuǎn)正、定級、晉升、職稱評定、考核、獎懲、工資福利、離退休等方面的文件材料。3.教學工作：教學計劃、教學大綱、課程表、教材、教案、教學日志、考試試卷、學生成績冊、教學評估材料等。4.科研工作：科研項目申報書、任務書、合同書、研究報告、論文、著作、科研成果鑒定材料、獎勵材料等。5.學生工作：學生學籍管理、招生就業(yè)、思想政治教育、日常管理、獎懲等方面的文件材料。6.財務管理：財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.資產(chǎn)管理：固定資產(chǎn)登記、清查、處置等方面的文件材料。8.后勤管理：校園建設、物業(yè)管理、物資采購、醫(yī)療衛(wèi)生、餐飲服務等方面的文件材料。教學類檔案1.教學管理文件：教學規(guī)章制度、教學改革方案、教學質(zhì)量監(jiān)控材料等。2.專業(yè)建設文件：專業(yè)設置、培養(yǎng)方案、課程體系建設等方面的文件材料。3.課程建設文件：課程標準、教學大綱、教案、課件、教學資源庫等。4.實踐教學文件：實習、實驗、課程設計、畢業(yè)設計（論文）等方面的文件材料。5.教學研究與改革文件：教學研究項目申報書、研究報告、改革成果等。6.教學評估文件：學校內(nèi)部教學評估、外部教學評估等方面的文件材料。科研類檔案1.科研項目文件：項目申報書、任務書、合同書、開題報告、中期檢查報告、結(jié)題報告等。2.科研成果文件：論文、著作、專利、軟件著作權、科研獎勵等。3.科研合作文件：合作協(xié)議、合作項目成果等。4.科研機構文件：科研機構的成立、變更、撤銷等方面的文件材料?；悪n案1.基建項目前期文件：項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等。2.設計文件：初步設計、施工圖設計、設計變更等。3.工程施工文件：施工組織設計、施工日志、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質(zhì)量證明文件等。4.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。設備類檔案1.設備購置文件：設備采購計劃、合同、招投標文件、設備驗收報告等。2.設備安裝調(diào)試文件：設備安裝調(diào)試記錄、試運行報告等。3.設備維護保養(yǎng)文件：設備維護保養(yǎng)計劃、記錄、維修報告等。4.設備報廢文件：設備報廢申請、審批文件、報廢清單等。聲像類檔案1.照片檔案：學校重大活動、校園風貌、教學科研成果等方面的照片。2.錄音檔案：學校重要會議、講座、文藝演出等方面的錄音。3.錄像檔案：學校重大活動、教學科研成果、校園文化建設等方面的錄像。4.電子檔案：學校辦公自動化系統(tǒng)、教學管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等產(chǎn)生的電子文件。檔案的收集與整理收集要求1.各部門、各單位應按照檔案歸檔范圍，及時收集本部門、本單位在各項活動中形成的檔案材料，并定期向綜合檔案室移交。2.檔案形成部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)。3.對于重要的、具有長期保存價值的檔案材料，應一式多份，分別保存于不同的載體上。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。整理方法1.分類：按照檔案的種類和歸檔范圍，將檔案分為黨群類、行政類、教學類、科研類、基建類、設備類、聲像類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和檢索。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、題名、保管期限等信息。檔案的保管與保護保管條件1.綜合檔案室應具備符合檔案保管要求的庫房，庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.庫房內(nèi)應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。3.檔案庫房應實行專人管理，嚴格控制非檔案管理人員進入庫房。保護措施1.對紙質(zhì)檔案應定期進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對電子檔案應定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。3.對聲像檔案應采取防磁、防火、防潮、防蟲等保護措施。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。檔案的利用與統(tǒng)計利用原則1.依法依規(guī)利用原則：檔案利用應遵守國家有關法律法規(guī)和學校的規(guī)章制度。2.服務學校中心工作原則：檔案利用應圍繞學校的教學、科研、管理等中心工作，為學校的發(fā)展提供有效服務。3.方便快捷原則：檔案利用應簡化手續(xù)，提高效率，方便利用者。利用方式1.查閱：利用者可直接到綜合檔案室查閱檔案。2.借閱：利用者因工作需要可借閱檔案，但應辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。3.復制：利用者可根據(jù)需要復制檔案，但應經(jīng)綜合檔案室同意，并按規(guī)定支付復制費用。利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)綜合檔案室負責人批準后，方可查閱。2.借閱檔案：利用者應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)綜合檔案室負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制檔案：利用者應填寫《檔案復制申請表》，注明復制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)綜合檔案室負責人批準后，方可復制。復制檔案應使用綜合檔案室提供的設備和材料，并按規(guī)定支付復制費用。統(tǒng)計工作1.綜合檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應及時、準確、完整，上報學校辦公室和上級檔案行政管理部門。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.定期鑒定原則：學校應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.全面審查原則：鑒定工作應全面審查檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。3.集體鑒定原則：鑒定工作應由學校檔案鑒定小組負責，成員包括綜合檔案室負責人、相關部門負責人、檔案管理人員等。鑒定標準1.保管期限：檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保管的檔案是指反映學校主要職能活動和歷史面貌的，對學校和社會具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指反映學校一般職能活動，在較長時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案是指反映學校局部職能活動，在較短時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案。2.密級：檔案的密級分為絕密、機密、秘密三種。絕密級檔案是指涉及國家核心機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重損害的檔案；機密級檔案是指涉及國家重要機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的檔案；秘密級檔案是指涉及國家一般機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的檔案。銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷