臨時(shí)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司臨時(shí)資料的管理，確保臨時(shí)資料的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在工作過程中產(chǎn)生的臨時(shí)資料的管理。臨時(shí)資料是指在特定項(xiàng)目、任務(wù)或時(shí)間段內(nèi)形成的，僅供臨時(shí)使用的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司臨時(shí)資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負(fù)責(zé)收集、整理、存儲(chǔ)和保管。2.分類管理原則：根據(jù)臨時(shí)資料的性質(zhì)、來源、用途等進(jìn)行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保臨時(shí)資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。對(duì)涉及公司機(jī)密的臨時(shí)資料，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.及時(shí)歸檔原則：臨時(shí)資料在使用完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，以便長(zhǎng)期保存和查閱。二、臨時(shí)資料的分類與編號(hào)（一）分類1.項(xiàng)目資料類：與公司各類項(xiàng)目相關(guān)的臨時(shí)資料，包括項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目合同等。2.會(huì)議資料類：各類會(huì)議形成的臨時(shí)資料，如會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議文件等。3.業(yè)務(wù)資料類：公司日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的臨時(shí)資料，如業(yè)務(wù)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、業(yè)務(wù)往來函件等。4.技術(shù)資料類：涉及公司技術(shù)研發(fā)、技術(shù)改造等方面的臨時(shí)資料，如技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。5.其他資料類：不屬于上述分類的其他臨時(shí)資料，如培訓(xùn)資料、宣傳資料、行政文件等。（二）編號(hào)1.臨時(shí)資料編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式。例如，2023年項(xiàng)目資料類的第一份資料編號(hào)為“2023XM001”。2.類別代碼：根據(jù)上述分類，分別用“XM”表示項(xiàng)目資料類、“HY”表示會(huì)議資料類、“YW”表示業(yè)務(wù)資料類、“JS”表示技術(shù)資料類、“QT”表示其他資料類。3.順序號(hào)：按照資料產(chǎn)生的先后順序依次編號(hào)，從001開始。三、臨時(shí)資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)臨時(shí)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.在項(xiàng)目或任務(wù)開展過程中，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的臨時(shí)資料提交給負(fù)責(zé)收集的人員。3.對(duì)于外來的臨時(shí)資料，如客戶提供的文件、合作方發(fā)送的函件等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并交專人進(jìn)行收集。（二）整理1.收集到的臨時(shí)資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照分類要求進(jìn)行分類存放。2.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)，并在資料上標(biāo)注編號(hào)。3.檢查資料的完整性，對(duì)缺失或不清晰的資料，及時(shí)與相關(guān)人員溝通補(bǔ)充或更正。4.對(duì)資料進(jìn)行初步審核，確保資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。四、臨時(shí)資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.臨時(shí)資料應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的存儲(chǔ)設(shè)備或存儲(chǔ)區(qū)域，如文件服務(wù)器、硬盤、光盤、紙質(zhì)檔案柜等。2.對(duì)于電子資料，應(yīng)按照分類建立文件夾結(jié)構(gòu)，將資料存儲(chǔ)在相應(yīng)的文件夾中，并定期進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)按照類別和編號(hào)順序進(jìn)行裝訂或存放，并存放在專門的檔案柜中。（二）保管要求1.存儲(chǔ)臨時(shí)資料的設(shè)備或區(qū)域應(yīng)具備安全防護(hù)措施，如防火、防潮、防蟲、防盜等。2.定期對(duì)存儲(chǔ)的臨時(shí)資料進(jìn)行檢查，確保資料的安全和完整。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并記錄處理情況。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的臨時(shí)資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等特殊保管措施，防止資料泄露。4.臨時(shí)資料的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和用途確定，一般為項(xiàng)目結(jié)束后[X]年或按照相關(guān)法律法規(guī)要求執(zhí)行。到期后，經(jīng)評(píng)估確無保存價(jià)值的資料，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。五、臨時(shí)資料的借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱臨時(shí)資料，應(yīng)填寫《臨時(shí)資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱用途、借閱期限等信息。2.《臨時(shí)資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交資料管理部門審批。3.資料管理部門根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審核，對(duì)于涉及公司機(jī)密的臨時(shí)資料，需經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)后方可借閱。（二）借閱審批1.資料管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，如申請(qǐng)理由充分、借閱期限合理、借閱人具備借閱資格等，則予以批準(zhǔn)，并在《臨時(shí)資料借閱申請(qǐng)表》上簽字。2.對(duì)于不符合借閱要求的申請(qǐng)，資料管理部門應(yīng)及時(shí)告知申請(qǐng)人，并說明原因。（三）借閱登記1.經(jīng)批準(zhǔn)的借閱申請(qǐng)，資料管理部門應(yīng)進(jìn)行借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱人憑《臨時(shí)資料借閱申請(qǐng)表》到資料管理部門領(lǐng)取資料，并在資料交接清單上簽字確認(rèn)。（四）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的臨時(shí)資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露或損壞資料。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向資料管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱人使用完臨時(shí)資料后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還資料管理部門，并在資料交接清單上簽字確認(rèn)。資料管理部門應(yīng)對(duì)歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或缺失，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。六、臨時(shí)資料的歸檔與銷毀（一）歸檔1.臨時(shí)資料在使用完畢后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將資料整理歸檔，交資料管理部門統(tǒng)一保管。2.歸檔的臨時(shí)資料應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行排列，確保資料的完整性和系統(tǒng)性。3.資料管理部門在接收歸檔資料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)資料不完整或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充或更正。（二）銷毀1.對(duì)于存儲(chǔ)期限已滿且確無保存價(jià)值的臨時(shí)資料，資料管理部門應(yīng)填寫《臨時(shí)資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《臨時(shí)資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)的銷毀申請(qǐng)，資料管理部門應(yīng)組織專人進(jìn)行銷毀。銷毀方式可根據(jù)資料的性質(zhì)選擇合適的方式，如電子資料可進(jìn)行徹底刪除，紙質(zhì)資料可采用粉碎、焚燒等方式銷毀。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人員、監(jiān)督人員等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司設(shè)立臨時(shí)資料管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司臨時(shí)資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司辦公室、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。（二）檢查內(nèi)容1.臨時(shí)資料的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、借閱、使用、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.臨時(shí)資料的編號(hào)、分類是否準(zhǔn)確規(guī)范。3.臨時(shí)資料的安全保密措施是否落實(shí)到位。4.臨時(shí)資料管理工作中存在的問題及改進(jìn)情況。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對(duì)公司臨時(shí)資料管理工作進(jìn)行全面檢查，一般每季度檢查一次。2.不定期抽查：監(jiān)督小組不定期對(duì)各部門的臨時(shí)資料管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（四）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)《臨時(shí)資料管理整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整