值班收文管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司值班期間收文管理工作，確保各類文件及時(shí)、準(zhǔn)確、安全地傳遞和處理，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在值班期間收到的各類文件，包括但不限于上級(jí)來(lái)文、平行單位來(lái)文、下級(jí)單位請(qǐng)示報(bào)告等。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則：值班人員應(yīng)及時(shí)收取文件，不得拖延積壓，確保文件傳遞的時(shí)效性。2.準(zhǔn)確無(wú)誤原則：對(duì)收到的文件要認(rèn)真核對(duì)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確，信息完整。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守文件保密規(guī)定，防止文件丟失、泄露等情況發(fā)生。二、收文流程（一）文件收取1.值班人員在值班期間應(yīng)保持通訊暢通，及時(shí)關(guān)注文件接收渠道，包括但不限于傳真機(jī)、電子郵箱、專人送達(dá)等。2.收到文件后，值班人員應(yīng)立即在文件接收記錄上詳細(xì)登記文件的來(lái)源、日期、文號(hào)、標(biāo)題、份數(shù)等信息。3.對(duì)于傳真文件，值班人員應(yīng)及時(shí)打印，并在傳真件上加蓋“收訖章”，注明接收日期和時(shí)間。（二）文件初審1.值班人員對(duì)收到的文件進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)檢查文件的完整性、格式規(guī)范性、簽字蓋章等情況。2.對(duì)于不符合要求的文件，值班人員應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。3.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，初步判斷文件的緊急程度和處理方式。（三）文件呈批1.對(duì)于需要呈批的文件，值班人員應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程，及時(shí)將文件呈遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人。2.在呈批文件時(shí)，值班人員應(yīng)附上文件初審意見(jiàn)，注明文件的主要內(nèi)容、緊急程度、建議處理方式等。3.領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行批示，并將批示意見(jiàn)反饋給值班人員。（四）文件傳閱1.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)，值班人員組織文件傳閱。傳閱范圍應(yīng)嚴(yán)格按照批示要求執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大或縮小。2.在文件傳閱過(guò)程中，值班人員應(yīng)做好跟蹤記錄，確保文件及時(shí)傳遞給相關(guān)人員，并及時(shí)收回。3.對(duì)于重要文件或緊急文件，值班人員應(yīng)采取專人專送等方式，確保文件傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（五）文件辦理1.承辦部門或人員收到傳閱文件后，應(yīng)按照批示意見(jiàn)及時(shí)辦理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給值班人員。2.對(duì)于需要回復(fù)的文件，承辦部門或人員應(yīng)按照公文格式要求起草回復(fù)文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給值班人員呈批。3.值班人員對(duì)回復(fù)文件進(jìn)行審核后，按照審批流程呈遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（六）文件歸檔1.文件辦理完畢后，值班人員應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)包括文件原件、領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦部門回復(fù)文件等相關(guān)材料。2.歸檔文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理和清查，防止文件丟失或損壞。三、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.上級(jí)來(lái)文：包括黨和國(guó)家各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、上級(jí)主管部門發(fā)來(lái)的文件。2.平行單位來(lái)文：與公司具有平行關(guān)系的單位發(fā)來(lái)的文件。3.下級(jí)單位來(lái)文：公司所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)發(fā)來(lái)的文件。4.內(nèi)部文件：公司內(nèi)部制發(fā)的各類文件，如通知、通報(bào)、報(bào)告等。（二）文件編號(hào)1.為便于文件管理和查詢，對(duì)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：年份：取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。部門代碼：按照公司內(nèi)部部門設(shè)置，為每個(gè)部門分配一個(gè)兩位數(shù)字代碼，如“01”表示公司辦公室。文件順序號(hào)：按照文件收文順序，為每份文件分配一個(gè)四位數(shù)字順序號(hào)，如“0001”。2.文件編號(hào)格式為：[年份][部門代碼][文件順序號(hào)]，例如：23010001。四、文件保管與保密（一）文件保管1.設(shè)立專門的文件保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，如文件柜、保險(xiǎn)柜等，確保文件安全存放。2.文件應(yīng)按照分類存放，便于查找和管理。對(duì)于重要文件和機(jī)密文件，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取加密存儲(chǔ)等措施。3.定期對(duì)文件保管場(chǎng)所進(jìn)行檢查和清理，確保文件存放環(huán)境安全、整潔。（二）文件保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等文件進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.值班人員和文件處理相關(guān)人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在文件傳遞、處理過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如密封包裝、專人傳遞等，防止文件泄露。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、傳播公司機(jī)密文件。對(duì)于確因工作需要查閱機(jī)密文件的，應(yīng)按照公司規(guī)定履行審批手續(xù)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)值班收文管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保收文流程規(guī)范、文件處理及時(shí)準(zhǔn)確。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件收取登記情況、初審意見(jiàn)準(zhǔn)確性、呈批流程合規(guī)性、傳閱跟蹤記錄完整性、文件辦理結(jié)果反饋及時(shí)性等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門或人員限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立值班收文管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門和值班人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括文件處理及時(shí)率、文件辦理準(zhǔn)確率、文件保密情況等。3.考核結(jié)果與部門和個(gè)人績(jī)效掛鉤，對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰