國密文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司國密文件管理，確保國家秘密信息的安全，規(guī)范文件流轉(zhuǎn)與使用流程，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及國家秘密文件（以下簡稱“國密文件”）的起草、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存、銷毀等全過程管理。（三）管理原則1.嚴格保密原則對國密文件的管理必須遵循嚴格保密要求，防止國家秘密信息泄露。所有接觸國密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任與義務(wù)。2.規(guī)范流程原則建立健全國密文件管理流程，確保文件流轉(zhuǎn)各個環(huán)節(jié)有章可循、規(guī)范有序，避免因流程混亂導(dǎo)致的安全風(fēng)險。3.專人專管原則指定專人負責(zé)國密文件管理工作，明確其職責(zé)與權(quán)限，確保文件管理工作的專業(yè)性與穩(wěn)定性。二、職責(zé)分工（一）公司保密委員會1.全面領(lǐng)導(dǎo)公司國密文件管理工作，制定保密工作方針與策略。2.審批國密文件管理的重要制度、流程及重大事項。3.監(jiān)督檢查國密文件管理工作的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行處理。（二）綜合管理部門1.負責(zé)制定、修訂和完善國密文件管理制度，并組織實施。2.歸口管理國密文件，負責(zé)文件的收發(fā)、登記、編號、歸檔、保管和銷毀等工作。3.對涉及國密文件的計算機信息系統(tǒng)、存儲設(shè)備等進行安全管理與維護。4.組織開展國密文件管理相關(guān)培訓(xùn)與宣傳教育工作。（三）文件產(chǎn)生部門1.負責(zé)本部門起草、承辦的國密文件的保密管理工作，明確專人負責(zé)文件的日常管理。2.嚴格按照規(guī)定的流程處理國密文件，確保文件在流轉(zhuǎn)過程中的安全。3.對本部門工作人員進行國密文件保密教育，督促其遵守保密規(guī)定。（四）文件使用人員1.嚴格遵守國密文件管理規(guī)定，妥善保管所使用的國密文件，不得擅自擴大知悉范圍。2.在工作范圍內(nèi)正確使用國密文件，不得私自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借他人。3.工作結(jié)束后，及時將國密文件歸還文件管理部門或按規(guī)定進行妥善處理。三、文件的起草與審批（一）起草要求1.國密文件起草應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、政策要求及公司實際情況，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.起草過程中應(yīng)嚴格控制知悉范圍，盡量減少不必要的人員接觸。對于涉及多個部門的文件，應(yīng)加強溝通協(xié)調(diào)，確保文件內(nèi)容的一致性與協(xié)調(diào)性。（二）審批流程1.起草完成的國密文件須經(jīng)部門負責(zé)人審核，確保文件內(nèi)容符合部門工作要求及保密規(guī)定。2.審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對文件的必要性、準(zhǔn)確性、保密性等進行全面審查，簽署審批意見。3.對于涉及重大事項或敏感信息的國密文件，須經(jīng)公司保密委員會主任審批。四、文件的收發(fā)與傳遞（一）收文管理1.綜合管理部門指定專人負責(zé)國密文件的接收工作。收到文件后，應(yīng)立即進行登記，詳細記錄文件的名稱、文號、密級、份數(shù)、來文單位、日期等信息。2.對收到的國密文件進行初步審核，檢查文件的包裝、密封是否完好，文件標(biāo)識是否清晰準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系核實。3.根據(jù)文件的密級和內(nèi)容，按照規(guī)定的傳閱范圍和流程進行傳閱。傳閱過程中，應(yīng)跟蹤文件去向，確保文件及時、準(zhǔn)確傳遞到相關(guān)人員手中，避免延誤或丟失。（二）發(fā)文管理1.文件產(chǎn)生部門擬制好國密文件后，填寫發(fā)文審批單，注明文件的名稱、文號、密級、主送單位、抄送單位、印發(fā)份數(shù)等信息，按照審批流程報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，將文件交綜合管理部門進行編號、排版、印刷。印刷過程中，應(yīng)嚴格控制印刷數(shù)量，確保文件不流失。3.綜合管理部門對印刷好的國密文件進行封裝，并在封口處加蓋密封章。封裝后的文件應(yīng)通過機要通信、專人送達等安全方式傳遞給收件單位。（三）傳遞要求1.國密文件傳遞應(yīng)通過機要渠道進行，嚴禁通過普通郵政、快遞、互聯(lián)網(wǎng)等非保密途徑傳遞。2.傳遞過程中，應(yīng)由專人負責(zé)護送，確保文件安全。如遇特殊情況需委托他人傳遞，應(yīng)選擇具有保密資質(zhì)的單位或人員，并簽訂保密協(xié)議。3.傳遞人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自打開文件包裝或泄露文件內(nèi)容。到達目的地后，應(yīng)及時將文件交予收件人，并辦理交接手續(xù)。五、文件的使用與保管（一）使用規(guī)定1.文件使用人員應(yīng)根據(jù)工作需要，在規(guī)定的范圍內(nèi)使用國密文件。如需超出范圍使用，須經(jīng)文件管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴格控制知悉范圍。2.使用國密文件時，應(yīng)在符合保密要求的場所進行，不得在公共場所隨意擺放或談?wù)撐募?nèi)容。3.不得擅自復(fù)制、摘抄、匯編國密文件。如因工作需要確需復(fù)制、摘抄的，須經(jīng)文件管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制、摘抄的日期、份數(shù)、用途等信息，嚴格按照規(guī)定進行保管和使用。（二）保管措施1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的國密文件保管場所，配備必要的保密設(shè)備，如保險柜、密碼鎖、監(jiān)控設(shè)備等，確保文件存儲安全。2.國密文件應(yīng)按照密級、年度、類別等進行分類存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立文件目錄索引，詳細記錄文件的存放位置、編號等信息。3.定期對國密文件進行清查盤點，核對文件數(shù)量、完整性及保管情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施進行處理。4.對存儲國密文件的計算機信息系統(tǒng)、存儲設(shè)備等應(yīng)進行嚴格的安全防護，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。六、文件的復(fù)制與銷毀（一）復(fù)制管理1.因工作需要復(fù)制國密文件的，須填寫復(fù)制審批單，注明復(fù)制的文件名稱、文號、密級、份數(shù)、用途等信息，經(jīng)文件管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后方可復(fù)制。2.復(fù)制國密文件應(yīng)使用符合保密要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件具有相同的密級和質(zhì)量。復(fù)制過程中應(yīng)進行登記，記錄復(fù)制的日期、人員、份數(shù)等信息。3.復(fù)制完成后，對復(fù)制件進行編號、蓋章，并按照原件的保管要求進行保管。復(fù)制審批單及相關(guān)記錄應(yīng)存檔備查。（二）銷毀管理1.國密文件不再使用或超過保管期限時，應(yīng)及時進行銷毀。銷毀前，由文件產(chǎn)生部門或使用部門提出銷毀申請，填寫銷毀審批單，注明文件的名稱、文號、密級、份數(shù)、銷毀原因等信息。2.經(jīng)文件管理部門負責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門組織實施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的保密場所進行，確保銷毀過程安全、徹底。3.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等物理方法，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，并填寫銷毀記錄，注明銷毀的日期、地點、方式、文件名稱、文號、密級、份數(shù)等信息。銷毀記錄應(yīng)存檔備查。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司保密委員會定期對國密文件管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件管理制度的執(zhí)行情況、文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的操作規(guī)范性、文件保管措施的落實情況等。2.綜合管理部門應(yīng)不定期對各部門國密文件管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）外部審計1.公司可根據(jù)需要委托具有資質(zhì)的外部審計機構(gòu)對國密文件管理工作進行審計，確保公司的文件管理工作符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.外部審計機構(gòu)應(yīng)出具審計報告，對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議。公司應(yīng)根據(jù)審計報告及時進行整改，完善文件管理工作。八、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃綜合管理部門應(yīng)制定年度國密文件管理培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)的內(nèi)容、對象、方式、時間等。培訓(xùn)計劃應(yīng)根據(jù)公司實際情況和國家保密政策法規(guī)的變化及時進行調(diào)整。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國家保密法律法規(guī)及相關(guān)政策解讀，使員工了解國密文件管理的法律依據(jù)和要求。2.公司國密文件管理制度、流程及操作規(guī)范，確保員工熟悉文件管理的各項規(guī)定。3.保密意識與技能培訓(xùn)，包括保密知識、保密技術(shù)、應(yīng)急處理等方面，提高員工的保密意識和防范能力。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請保密專家或公司內(nèi)部管理人員進行授課，系統(tǒng)講解國密文件管理知識。2.開展專題培