乙供材料管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織乙供材料的管理，規(guī)范乙供材料的采購、供應、驗收、存儲、使用等環(huán)節(jié)，確保工程質(zhì)量、進度和成本控制，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及乙供材料采購、使用的項目及部門。（三）定義1.乙供材料：指由乙方負責采購供應的用于本公司/組織項目建設的各類材料，包括但不限于建筑材料、構配件、設備等。2.采購部門：負責乙供材料采購工作的部門。3.使用部門：負責接收、驗收、存儲和使用乙供材料的部門。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準及本公司/組織的規(guī)章制度。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的乙供材料質(zhì)量符合工程要求和相關標準。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制乙供材料的采購成本。4.流程規(guī)范原則：明確各環(huán)節(jié)的工作流程和職責，確保管理工作有序進行。二、采購管理（一）采購計劃1.使用部門應根據(jù)項目進度和實際需求，提前編制乙供材料采購計劃。采購計劃應明確材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計到貨時間等詳細信息。2.采購計劃需經(jīng)使用部門負責人審核，報項目負責人批準后，提交給采購部門。（二）供應商選擇1.采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進行評估和審核。2.采購項目應優(yōu)先從合格供應商名錄中選擇供應商。如需新增供應商，采購部門應進行實地考察和評審，確保其符合要求。3.采購合同應明確供應商的權利和義務，包括材料質(zhì)量標準、交貨期、售后服務等條款。（三）采購合同簽訂1.采購部門應根據(jù)采購計劃和供應商評審結果，起草采購合同。采購合同應符合相關法律法規(guī)和本公司/組織的合同管理規(guī)定。2.采購合同需經(jīng)法務部門審核，報公司/組織領導審批后簽訂。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給使用部門、財務部門等相關部門。（四）采購執(zhí)行1.采購部門應按照采購合同的要求，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應。2.采購過程中如出現(xiàn)變更或其他問題，采購部門應及時與使用部門、供應商協(xié)商解決，并報項目負責人批準。3.采購部門應定期對采購工作進行總結和分析，不斷改進采購管理工作。三、供應管理（一）材料供應計劃1.供應商應根據(jù)采購合同的要求，編制材料供應計劃。供應計劃應明確材料的發(fā)貨時間、運輸方式、到貨地點等信息。2.供應商應將材料供應計劃提前通知采購部門和使用部門，以便做好接收準備。（二）運輸與交付1.供應商應負責將乙供材料運輸至合同約定的到貨地點。運輸過程中應采取必要的防護措施，確保材料不受損壞。2.材料到貨前，供應商應提前通知使用部門。使用部門應安排專人負責接收，并核對材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。3.如發(fā)現(xiàn)材料數(shù)量短缺、質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，使用部門應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協(xié)商解決。（三）供應協(xié)調(diào)1.采購部門應加強與供應商的溝通協(xié)調(diào)，及時解決供應過程中出現(xiàn)的問題。2.如因不可抗力或其他特殊原因?qū)е虏牧瞎舆t或中斷，采購部門應及時與使用部門、供應商協(xié)商解決方案，并報項目負責人批準。四、驗收管理（一）驗收準備1.使用部門應在材料到貨前，做好驗收準備工作，包括組建驗收小組、準備驗收工具和場地等。2.驗收小組應由使用部門、質(zhì)量部門、技術部門等相關人員組成，負責對乙供材料進行驗收。（二）驗收標準1.乙供材料的驗收應按照合同約定的質(zhì)量標準和相關行業(yè)標準進行。2.驗收內(nèi)容包括材料的外觀、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等。（三）驗收程序1.材料到貨后，驗收小組應首先核對材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保與合同一致。2.對材料的外觀進行檢查，如有破損、變形等情況，應做好記錄。3.按照相關標準對材料的質(zhì)量進行檢驗，可采用抽樣檢驗、見證取樣送檢等方式。4.檢查材料的質(zhì)量證明文件，確保其真實有效。5.驗收合格后，驗收小組應出具驗收報告，并簽字確認。驗收報告應包括材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量情況、驗收結論等信息。（四）不合格處理1.如驗收發(fā)現(xiàn)乙供材料不合格，驗收小組應及時通知采購部門和供應商。2.采購部門應與供應商協(xié)商處理方案，可采取退貨、換貨、補貨等措施。3.因不合格材料導致的損失，由責任方承擔。五、存儲管理（一）存儲場地1.使用部門應根據(jù)材料的特性和數(shù)量，選擇合適的存儲場地。存儲場地應具備通風、防潮、防火、防盜等條件。2.對易燃易爆、有毒有害等危險材料，應設置專門的存儲區(qū)域，并采取相應的安全防護措施。（二）存儲方式1.材料應按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并設置明顯的標識牌。2.對易受潮、易變質(zhì)的材料，應采取防潮、防雨、防曬等措施。3.對貴重材料和關鍵材料，應實行專人管理，嚴格控制出入庫。（三）庫存盤點1.使用部門應定期對乙供材料進行庫存盤點，確保賬物相符。2.庫存盤點應包括材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、存放位置等信息。3.如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應及時查明原因，并進行調(diào)整。（四）庫存預警1.使用部門應根據(jù)材料的消耗情況和采購周期，設定庫存預警指標。2.當庫存低于預警指標時，使用部門應及時通知采購部門進行補貨。六、使用管理（一）領用制度1.使用部門應建立乙供材料領用制度，明確領用流程和審批權限。2.領用材料時，使用人員應填寫領用申請表，注明材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人審批。3.倉庫管理人員應根據(jù)審批后的領用申請表發(fā)放材料，并做好記錄。（二）使用監(jiān)督1.質(zhì)量部門和技術部門應加強對乙供材料使用過程的監(jiān)督檢查，確保材料的使用符合相關標準和要求。2.如發(fā)現(xiàn)使用過程中存在質(zhì)量問題或其他違規(guī)行為，應及時制止并責令整改。（三）剩余材料管理1.工程結束后，使用部門應及時清理剩余乙供材料，并辦理退庫手續(xù)。2.剩余材料應妥善保管，可根據(jù)實際情況進行調(diào)劑使用或作價處理。七、成本管理（一）預算控制1.財務部門應根據(jù)項目預算，對乙供材料的采購成本進行控制。2.采購部門應在采購過程中嚴格控制成本，確保采購價格合理。（二）成本核算1.財務部門應建立乙供材料成本核算制度，對材料的采購成本、運輸成本、存儲成本、使用成本等進行核算。2.成本核算應定期進行，并形成成本報表，為成本分析和控制提供依據(jù)。（三）成本分析與控制1.采購部門和財務部門應定期對乙供材料成本進行分析，查找成本控制的薄弱環(huán)節(jié)，并采取相應的措施進行改進。2.通過優(yōu)化采購流程、選擇合適的供應商、合理控制庫存等方式，降低乙供材料成本。八、風險管理（一）風險識別1.采購部門、使用部門等相關部門應定期對乙供材料管理過程中的風險進行識別，包括市場風險、質(zhì)量風險、供應風險、合同風險等。2.風險識別應采用多種方法，如問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，確定其發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法。（三）風險應對1.根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施，如風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.采購部門和使用部門應按照風險應對措施，及時處理風險事件，降低風險損失。九、信息管理（一）信息收集1.采購部門、使用部門等相關部門應及時收集乙供材料管理過程中的各類信息，包括采購合同、供應商信息、驗收報告、庫存記錄等。2.信息收集應確保準確、完整、及時。（二）信息整理與分析1.對收集到的信息進行整理和分類，建立信息數(shù)據(jù)庫。2.定期對信息進行分析，為管理決策提供支持。（三）信息共享1.建立乙供材料管理信息共享平臺，實現(xiàn)采購部門、使用部門、質(zhì)量部門、財務部門等相關部門之間的信息共享。2.各部門應及時在信息共享平臺上更新和維護本部門的信息，確保信息的及時性和準確性。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應定期對乙供材料管理工作進行監(jiān)督檢查，確保各項管理規(guī)定的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購管理、供應管理、驗收管理、存儲管理、使用管理、成本管理、風險管理、信息管理等方面。（二）考核評價1.建立乙供材料管理考核評價制度，對采購部門、使用部門等相關部門的管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括工作質(zhì)量、工作效率、成本控制、風險管理等方面。3.考核評價結果應與部門和個人的