專門檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司專門檔案的科學管理，確保專門檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類專門檔案的管理，包括但不限于科研項目檔案、基本建設項目檔案、設備儀器檔案、產(chǎn)品檔案、會計檔案、人事檔案等。（三）管理原則專門檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級負責、分類科學、便于利用的原則。公司設立專門的檔案管理機構(gòu)或配備專人負責專門檔案的管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和科學化。二、專門檔案的分類與編號（一）分類標準1.科研項目檔案：按照科研項目的類別、階段進行分類，如基礎研究項目檔案、應用研究項目檔案、開發(fā)研究項目檔案等，每個項目檔案再按照項目研究過程中的文件材料形成階段進行細分，如項目立項文件、研究實驗記錄、成果鑒定文件等。2.基本建設項目檔案：依據(jù)基本建設項目的性質(zhì)、階段分類，如工業(yè)建設項目檔案、民用建設項目檔案等，進一步按照項目建設程序分為項目前期文件、工程設計文件、工程施工文件、工程竣工驗收文件等。3.設備儀器檔案：根據(jù)設備儀器的類別、型號進行分類，如機械設備檔案、電子設備檔案、儀器儀表檔案等，每臺設備儀器檔案包括設備儀器的購置文件、安裝調(diào)試記錄、運行維護記錄、報廢文件等。4.產(chǎn)品檔案：按照產(chǎn)品的種類、型號分類，如電子產(chǎn)品檔案、機械產(chǎn)品檔案等，產(chǎn)品檔案涵蓋產(chǎn)品設計文件、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗文件、產(chǎn)品說明書等。5.會計檔案：按照會計核算的內(nèi)容和形式分類，包括會計憑證檔案、會計賬簿檔案、財務報告檔案、其他會計資料檔案等。6.人事檔案：根據(jù)人事管理的不同方面分類，如員工履歷檔案、工資檔案、考核檔案、獎懲檔案、培訓檔案等。（二）編號規(guī)則1.專門檔案編號采用“分類代碼+年度+順序號”的結(jié)構(gòu)。2.分類代碼：根據(jù)上述分類標準，為各類專門檔案賦予相應的代碼，如科研項目檔案代碼為“KY”，基本建設項目檔案代碼為“JS”等。3.年度：采用公元紀年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“22”表示2022年。4.順序號：按照各類專門檔案形成的先后順序依次編號，從“001”開始。例如，一份2022年形成的科研項目檔案，其編號為“KY22001”；一份2023年的基本建設項目檔案編號為“JS23001”。三、專門檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專門檔案的收集責任人，負責及時收集本部門在工作活動中形成的各類專門檔案。2.收集的專門檔案應齊全完整，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的資料。3.對于重要的專門檔案，應在形成后及時收集，確保檔案的時效性。（二）整理方法1.科研項目檔案：按照項目研究過程的自然階段，將文件材料進行分類整理，同一階段的文件材料按重要程度和時間順序排列。2.基本建設項目檔案：依據(jù)項目建設程序，對文件材料進行分類組卷，不同階段的文件分別組卷，卷內(nèi)文件按順序排列。3.設備儀器檔案：以每臺設備儀器為單位，將相關文件材料進行整理，按照設備儀器的生命周期順序排列。4.產(chǎn)品檔案：根據(jù)產(chǎn)品的生產(chǎn)流程，對產(chǎn)品設計、生產(chǎn)、檢驗等環(huán)節(jié)的文件材料進行分類整理，同一環(huán)節(jié)的文件按時間順序排列。5.會計檔案：按照會計檔案的分類標準，對會計憑證、賬簿、報告等進行分類裝訂，每冊檔案應編有頁碼，并填寫檔案目錄。6.人事檔案：按照人事檔案的分類內(nèi)容，對員工的各類人事資料進行整理歸檔，確保檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性和完整性。四、專門檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.科研項目檔案應在項目完成后三個月內(nèi)歸檔。2.基本建設項目檔案在項目竣工驗收后一個月內(nèi)歸檔。3.設備儀器檔案在設備儀器驗收合格后及時歸檔。4.產(chǎn)品檔案在產(chǎn)品定型或停產(chǎn)前歸檔。5.會計檔案在會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交檔案管理機構(gòu)保管。6.人事檔案應及時歸檔，員工離職后，其人事檔案應在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理機構(gòu)。（二）歸檔手續(xù)1.檔案形成部門在歸檔時，應填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、年度等信息。2.檔案管理機構(gòu)接收檔案時，應對檔案的完整性、準確性進行檢查，核對無誤后雙方簽字確認。（三）保管期限1.科研項目檔案：基礎研究項目檔案保管期限為長期，應用研究項目檔案保管期限為15年，開發(fā)研究項目檔案保管期限為10年。2.基本建設項目檔案：保管期限為長期。3.設備儀器檔案：保管期限為設備儀器的使用年限加5年。4.產(chǎn)品檔案：保管期限為產(chǎn)品停產(chǎn)或換代后5年。5.會計檔案：保管期限按照國家有關會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行。6.人事檔案：永久保管。（四）保管要求1.檔案管理機構(gòu)應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應進行定期備份，存儲介質(zhì)應妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、專門檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱利用專門檔案。涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案的利用，應按照公司相關保密規(guī)定執(zhí)行。（二）利用手續(xù)1.查閱利用專門檔案時，利用者應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理機構(gòu)審批。3.檔案管理機構(gòu)根據(jù)審批意見，為利用者提供相應的檔案，并做好查閱記錄。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱專門檔案的，借閱者應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理機構(gòu)負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱者應及時歸還檔案，檔案管理機構(gòu)應對歸還的檔案進行檢查，如有損壞或丟失，應追究借閱者的責任。六、專門檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立專門檔案鑒定小組，由檔案管理機構(gòu)負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成，負責專門檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)專門檔案的保管期限和實際利用價值，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理機構(gòu)編制檔案銷毀清冊，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、類別、年度等信息。2.銷毀清冊經(jīng)鑒定小組組長簽字確認后，報公司主管領導審批。3.經(jīng)批準后，由檔案管理機構(gòu)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、專門檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立專門檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)專門檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)專門檔案進行掃描，形成電子檔案，掃描分辨率應符合國家規(guī)定的標準。2.對電子檔案進行分類、編號、著錄等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.對重要的電子檔案應進行加密存儲，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)專門檔案信息的快速錄入和修改。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理功能：對檔案借閱情況進行記錄和管理，實現(xiàn)借閱流程的自動化。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的利用情況、保管狀況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四