借閱合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司借閱合同的規(guī)范化管理，維護公司合法權(quán)益，提高資源利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、員工以及與公司有借閱業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：借閱合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.明確權(quán)責原則：明確借閱雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的公平性和可操作性。3.規(guī)范管理原則：對借閱合同的全過程進行規(guī)范管理，提高管理效率和質(zhì)量。4.風險防控原則：加強對借閱合同風險的識別、評估和防控，保障公司利益。二、借閱合同的簽訂（一）借閱申請1.內(nèi)部借閱：公司員工因工作需要借閱公司資料、文件等，應(yīng)填寫《內(nèi)部借閱申請表》，注明借閱內(nèi)容、用途、借閱期限等，并提交所在部門負責人審批。2.外部借閱：與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人因工作需要借閱公司資料、文件等，應(yīng)填寫《外部借閱申請表》，注明借閱內(nèi)容、用途、借閱期限等，并提交公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后辦理。（二）合同起草1.根據(jù)借閱申請，由公司法務(wù)部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門起草借閱合同。借閱合同應(yīng)明確雙方當事人的基本信息、借閱內(nèi)容、借閱期限、借閱費用（如有）、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責任、爭議解決方式等條款。2.借閱合同應(yīng)使用規(guī)范的合同文本格式，語言表達準確、清晰、簡潔，避免歧義。（三）合同審核1.借閱合同起草完成后，應(yīng)提交公司法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同條款進行審查，確保合同的合法性、合規(guī)性和有效性。2.如合同涉及公司重要業(yè)務(wù)或重大利益，法務(wù)部門審核后還應(yīng)提交公司管理層進行審批。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的借閱合同，由借閱雙方當事人簽字（或蓋章）確認。簽字（或蓋章）應(yīng)真實、有效，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.借閱合同簽訂后，應(yīng)及時將合同原件交公司檔案室或相關(guān)業(yè)務(wù)部門存檔，并留存復印件供借閱雙方當事人查閱。三、借閱合同的履行（一）借閱資料交付1.借閱方應(yīng)按照合同約定的時間和方式接收借閱資料。如因特殊原因需要變更接收時間或方式，應(yīng)提前與出借方協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。2.出借方應(yīng)按照合同約定的內(nèi)容和質(zhì)量交付借閱資料，并提供必要的協(xié)助和指導。（二）借閱期限管理1.借閱方應(yīng)在合同約定的借閱期限內(nèi)歸還借閱資料。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向出借方提出書面申請，經(jīng)出借方同意后簽訂書面補充協(xié)議。2.出借方應(yīng)定期對借閱期限進行跟蹤檢查，提醒借閱方按時歸還借閱資料。如發(fā)現(xiàn)借閱方逾期未歸還，應(yīng)及時采取措施催還。（三）借閱費用支付（如有）1.如借閱合同約定有借閱費用，借閱方應(yīng)按照合同約定的時間和方式支付費用。2.出借方應(yīng)及時向借閱方開具合法有效的發(fā)票，并做好費用核算和管理工作。（四）資料保管與使用1.借閱方應(yīng)妥善保管借閱資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復制、泄露或用于其他非合同約定的用途。如因保管不善導致資料損壞、丟失或泄露，應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。2.借閱方在使用借閱資料過程中，應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得違反保密協(xié)議或侵犯第三方知識產(chǎn)權(quán)。四、借閱合同的變更與解除（一）變更情形1.因法律法規(guī)、政策調(diào)整或公司業(yè)務(wù)需要，需對借閱合同的部分條款進行變更的。2.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導致借閱合同無法履行或部分無法履行，需對合同條款進行變更的。3.經(jīng)借閱雙方協(xié)商一致，同意對借閱合同的部分條款進行變更的。（二）變更程序1.由提出變更申請的一方起草《借閱合同變更申請表》，注明變更原因、變更內(nèi)容等，并提交對方當事人。2.對方當事人應(yīng)在收到變更申請表后的[X]個工作日內(nèi)進行審核，并反饋審核意見。如同意變更，雙方應(yīng)簽訂書面變更協(xié)議；如不同意變更，應(yīng)說明理由。3.變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時將變更協(xié)議原件交公司檔案室或相關(guān)業(yè)務(wù)部門存檔，并留存復印件供借閱雙方當事人查閱。（三）解除情形1.因法律法規(guī)、政策調(diào)整或公司業(yè)務(wù)需要，需解除借閱合同的。2.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導致借閱合同無法履行或部分無法履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致，同意解除合同的。3.一方嚴重違反借閱合同約定，另一方有權(quán)解除合同的。（四）解除程序1.由提出解除申請的一方起草《借閱合同解除申請表》，注明解除原因、解除時間等，并提交對方當事人。2.對方當事人應(yīng)在收到解除申請表后的[X]個工作日內(nèi)進行審核，并反饋審核意見。如同意解除，雙方應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議；如不同意解除，應(yīng)說明理由。3.解除協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時將解除協(xié)議原件交公司檔案室或相關(guān)業(yè)務(wù)部門存檔，并留存復印件供借閱雙方當事人查閱。同時，出借方應(yīng)及時收回借閱資料，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。五、違約責任（一）借閱方違約責任1.如借閱方未按照合同約定的時間和方式歸還借閱資料，每逾期一天，應(yīng)按照合同約定的逾期費用標準向出借方支付逾期違約金。逾期超過[X]天的，出借方有權(quán)解除合同，并要求借閱方返還借閱資料，同時承擔相應(yīng)的賠償責任。2.如借閱方擅自轉(zhuǎn)借、復制、泄露或用于其他非合同約定的用途，出借方有權(quán)解除合同，并要求借閱方返還借閱資料，同時承擔相應(yīng)的賠償責任。如因借閱方的違約行為給第三方造成損失的，借閱方還應(yīng)承擔賠償?shù)谌綋p失的責任。3.如借閱方未按照合同約定支付借閱費用（如有），每逾期一天，應(yīng)按照合同約定的逾期費用標準向出借方支付逾期違約金。逾期超過[X]天的，出借方有權(quán)解除合同，并要求借閱方支付拖欠的費用及逾期違約金。（二）出借方違約責任1.如出借方未按照合同約定的時間和方式交付借閱資料，每逾期一天，應(yīng)按照合同約定的逾期費用標準向借閱方支付逾期違約金。逾期超過[X]天的，借閱方有權(quán)解除合同，并要求出借方返還已支付的費用，同時承擔相應(yīng)的賠償責任。2.如出借方提供的借閱資料存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，導致借閱方無法正常使用，出借方應(yīng)及時采取措施予以解決。如因出借方的原因給借閱方造成損失的，出借方應(yīng)承擔賠償責任。六、爭議解決（一）協(xié)商解決借閱雙方在履行合同過程中如發(fā)生爭議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商應(yīng)遵循平等、自愿、公平、合法的原則，達成一致意見后簽訂書面協(xié)議。（二）仲裁或訴訟如協(xié)商不成，借閱雙方可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇向有管轄權(quán)的仲裁機構(gòu)申請仲裁或向人民法院提起訴訟。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.借閱合同簽訂后，承辦部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)附件、審批文件等資料收集整理，并移交公司檔案室歸檔。2.檔案室應(yīng)建立借閱合同檔案臺賬，對合同檔案的名稱、編號、簽訂時間、借閱雙方當事人、合同內(nèi)容、履行情況等信息進行詳細記錄。（二）檔案保管1.檔案室應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對借閱合同檔案進行妥善保管。檔案應(yīng)分類存放，便于查閱和管理。2.借閱合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，如需銷毀，應(yīng)按照檔案銷毀的相關(guān)程序進行審批和處理。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱借閱合同檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、用途等，并提交所在部門負責人審批。經(jīng)審批同意后，方可到檔案室查閱。2.與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人因工作需要查閱借閱合同檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、用途等，并提交公