內(nèi)部合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司內(nèi)部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與子公司之間以及公司與關(guān)聯(lián)方之間簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.公平公正原則：合同雙方應在平等、自愿、公平的基礎上簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務，不得損害對方利益。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。4.風險防范原則：加強合同風險評估和防控，對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險進行提前預警和應對，確保公司利益不受損失。（四）職責分工1.合同管理部門：負責制定和完善合同管理制度，指導和監(jiān)督各部門合同管理工作，審核合同文本，參與重大合同的談判和簽訂，協(xié)調(diào)合同糾紛處理等。2.業(yè)務部門：負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等工作，對合同的真實性、合法性、有效性負責，及時向合同管理部門報送合同相關(guān)信息。3.財務部門：負責審核合同中的財務條款，監(jiān)督合同款項的收付，協(xié)助合同管理部門進行合同風險評估。4.法務部門：負責對合同進行法律審查，提供法律咨詢和建議，處理合同糾紛的法律事務。二、合同的簽訂（一）合同立項1.業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、金額、履行期限、對方當事人等基本情況，并附上相關(guān)背景資料。2.合同立項申請經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導應從業(yè)務合理性、風險可控性等方面進行全面評估，做出審批決定。（二）合同起草1.合同一般由業(yè)務部門負責起草。起草合同應遵循本辦法規(guī)定的基本原則，明確雙方的權(quán)利和義務，條款應具體、清晰、準確，避免模糊不清或歧義性表述。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，引用的法律法規(guī)、行業(yè)標準等應準確無誤。涉及專業(yè)術(shù)語的，應進行必要的解釋說明。3.合同文本應包括以下主要條款：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息；合同標的；數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等要求；價格及付款方式；履行期限、地點和方式；違約責任；爭議解決方式；其他需要約定的事項。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交合同管理部門進行審核。合同管理部門應從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、嚴謹性等方面進行全面審核，并提出審核意見。2.合同管理部門審核通過后，將合同文本送財務部門審核財務條款，送法務部門進行法律審查。財務部門應重點審核合同中的付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等財務條款是否符合公司財務制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。法務部門應從法律角度對合同進行審查，確保合同不存在法律風險，對合同條款的合法性、有效性提出法律意見。3.各審核部門應在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給業(yè)務部門。業(yè)務部門應根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，直至審核通過。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審核通過后，由業(yè)務部門負責與對方當事人簽訂合同。簽訂合同應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，合同文本應加蓋公司公章或合同專用章。2.簽訂合同的授權(quán)代表應具有相應的授權(quán)委托書，授權(quán)委托書應明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。授權(quán)代表應在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)權(quán)限。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本送合同管理部門、財務部門、法務部門等相關(guān)部門備案。備案的合同副本應與原件一致，如有修改，應注明修改情況。三、合同的履行（一）履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務部門應根據(jù)合同約定制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節(jié)點、責任人等，并將履行計劃報送合同管理部門備案。2.履行計劃應具有可操作性，能夠確保合同順利履行。業(yè)務部門應按照履行計劃組織開展工作，及時解決履行過程中出現(xiàn)的問題。（二）履行跟蹤與監(jiān)控1.合同管理部門應定期對合同履行情況進行跟蹤與監(jiān)控，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時督促業(yè)務部門采取措施解決。2.業(yè)務部門應定期向合同管理部門報送合同履行情況報告，報告應包括合同履行進度、存在的問題及解決方案、下一步工作計劃等內(nèi)容。3.在合同履行過程中，如出現(xiàn)重大問題或風險，業(yè)務部門應及時向分管領(lǐng)導報告，并會同合同管理部門、財務部門、法務部門等相關(guān)部門共同研究制定應對措施。（三）款項收付管理1.財務部門應按照合同約定的付款方式和時間節(jié)點及時辦理款項收付手續(xù)。付款前，業(yè)務部門應提交相關(guān)審批文件，如合同執(zhí)行情況報告、驗收報告等，經(jīng)審核無誤后，財務部門方可付款。2.業(yè)務部門應及時催收合同款項，對逾期未付款項應采取有效措施進行催討。如因?qū)Ψ皆驅(qū)е驴铐棢o法按時收回，業(yè)務部門應及時向合同管理部門報告，并會同相關(guān)部門采取法律手段維護公司權(quán)益。（四）變更與解除1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務部門應提出書面申請，填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并附上相關(guān)證明材料。2.合同變更申請經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導應從業(yè)務合理性、風險可控性等方面進行全面評估，做出審批決定。合同變更申請經(jīng)審批通過后，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議，并按照本辦法規(guī)定的合同簽訂程序進行審核、簽訂和備案。3.合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務部門應提出書面申請，填寫《合同解除申請表》，詳細說明解除合同的原因、對合同履行的影響等，并附上相關(guān)證明材料。4.合同解除申請經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導應從業(yè)務合理性、風險可控性等方面進行全面評估，做出審批決定。合同解除申請經(jīng)審批通過后，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議，并按照本辦法規(guī)定的合同簽訂程序進行審核、簽訂和備案。四、合同的歸檔與保管（一）歸檔范圍公司簽訂的各類合同及其相關(guān)文件資料，包括合同立項申請表、合同文本、審核意見、履行情況報告、變更協(xié)議、解除協(xié)議等，均應進行歸檔。（二）歸檔要求1.合同歸檔應按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.合同檔案應使用統(tǒng)一的檔案盒或文件夾進行存放，并在檔案盒或文件夾上標明合同類別、年度、保管期限等信息。3.合同檔案應編制詳細的目錄，目錄應包括合同編號、合同名稱、簽訂時間、對方當事人、合同金額、履行期限等內(nèi)容，便于查閱和管理。（三）保管期限合同檔案的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定確定。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年，重要合同檔案的保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，方可進行銷毀。（四）查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審核后，報合同管理部門審批。合同管理部門應在規(guī)定的時間內(nèi)安排查閱，并做好查閱記錄。2.因工作需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審核后，報合同管理部門審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續(xù)。借閱人應妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在合同檔案上涂改、標記、污損等。五、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.合同管理部門應加強對合同簽訂、履行過程的管理，督促各部門嚴格按照合同約定履行義務，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.業(yè)務部門在簽訂合同前，應充分了解對方當事人的主體資格、信用狀況、經(jīng)營狀況等情況，對存在風險的合同應采取必要的防范措施。3.在合同履行過程中，業(yè)務部門應及時與對方當事人溝通協(xié)調(diào)，妥善解決出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化引發(fā)合同糾紛。（二）糾紛處理程序1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時向合同管理部門報告，并會同合同管理部門、財務部門、法務部門等相關(guān)部門共同研究分析糾紛原因，制定解決方案。2.對于一般性合同糾紛，業(yè)務部門應首先嘗試與對方當事人進行協(xié)商解決。協(xié)商解決應遵循平等、自愿、公平的原則，通過友好協(xié)商達成一致意見，簽訂和解協(xié)議。3.如協(xié)商不成，業(yè)務部門應及時向合同管理部門提出申請，填寫《合同糾紛處理申請表》，詳細說明糾紛的情況、協(xié)商過程及處理建議等，并附上相關(guān)證明材料。合同管理部門應組織相關(guān)部門進行研究討論，制定糾紛處理方案，并報