收發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為加強公司收發(fā)文管理，確保文件傳遞的及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門及全體員工在收發(fā)文過程中的管理。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保文件管理的合法性、規(guī)范性。2.及時、準確、安全地處理收發(fā)文，提高文件流轉效率，避免延誤和丟失。3.明確職責分工，確保收發(fā)文各環(huán)節(jié)責任落實到人。二、收文管理（一）收文渠道1.公司設立專門的文件接收郵箱，用于接收外部來文。郵箱地址應向相關業(yè)務往來單位及合作伙伴公布。2.公司前臺負責接收當面送達的文件，并及時通知相關部門。（二）收文登記1.所有收到的文件均需進行詳細登記。登記內容包括文件名稱、文號、來文單位、日期、密級、份數等信息。2.對于重要文件或緊急文件，應在登記時注明“加急”或“重要”字樣，并及時提醒相關領導或部門處理。（三）文件分發(fā)1.根據文件內容及涉及部門，由綜合管理部進行文件分發(fā)。分發(fā)時應填寫《文件分發(fā)登記表》，明確文件去向及接收人。2.對于涉及多個部門的文件，應同時分發(fā)給相關部門，并確保各部門及時了解文件內容。（四）文件傳閱1.需要傳閱的文件，由綜合管理部按照規(guī)定的傳閱范圍進行傳遞。傳閱文件應使用《文件傳閱單》，記錄傳閱時間、傳閱人意見等信息。2.傳閱人應在收到文件后的一個工作日內完成傳閱，并簽署意見。如有不同意見，應詳細注明。3.綜合管理部應及時跟蹤文件傳閱情況，確保文件不積壓、不延誤。對于傳閱時間較長的文件，應及時提醒傳閱人。（五）文件辦理1.承辦部門收到文件后，應按照文件要求及時辦理。辦理過程中應明確責任人和辦理期限，并定期向綜合管理部反饋辦理進度。2.對于需要回復的文件，承辦部門應在規(guī)定的時間內起草回復文件，并經部門負責人審核后交綜合管理部統(tǒng)一發(fā)文。3.涉及多個部門共同辦理的文件，主辦部門應負責協調各部門之間的工作，確保文件辦理順利進行。（六）文件催辦1.綜合管理部負責對文件辦理情況進行催辦。對于超過辦理期限仍未完成的文件，應及時向承辦部門發(fā)出《文件催辦單》，督促其加快辦理進度。2.承辦部門應在收到《文件催辦單》后的兩個工作日內回復辦理情況，并說明未按時完成的原因及預計完成時間。（七）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔。歸檔文件應包括文件原件、相關附件、辦理過程中的記錄等。2.歸檔文件應按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，并移交公司檔案室統(tǒng)一保管。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.各部門如需發(fā)文，應填寫《發(fā)文審批表》，詳細說明發(fā)文事由、文件內容、主送單位、抄送單位等信息，并經部門負責人審核簽字。2.《發(fā)文審批表》提交至綜合管理部，由綜合管理部進行格式審核和編號。編號規(guī)則為：公司簡稱+年份+流水號，如[公司簡稱]〔20XX〕XX號。3.綜合管理部將審核后的《發(fā)文審批表》及文件初稿提交公司領導審批。領導審批通過后，文件進入發(fā)文程序。4.文件由綜合管理部負責排版、校對、印制。印制完成后，加蓋公司公章，并按照規(guī)定的發(fā)送方式進行分發(fā)。（二）發(fā)文格式1.公司發(fā)文應使用統(tǒng)一的格式模板，包括文件頭、正文、落款、附件等部分。文件頭應注明公司名稱、文件編號、發(fā)文日期等信息。2.正文應語言規(guī)范、邏輯清晰、表達準確。字體、字號、行距等應符合公司公文排版要求。3.落款應注明發(fā)文部門名稱及發(fā)文日期，并加蓋公章。公章應清晰、端正，不得模糊、歪斜。（三）發(fā)文審核1.部門負責人應對本部門起草的文件內容進行嚴格審核，確保文件符合法律法規(guī)、公司政策及實際工作需要。2.綜合管理部負責對文件的格式、編號、語言表達等進行審核，確保文件規(guī)范、統(tǒng)一。3.公司領導應對重要文件進行最終審批，確保文件的準確性、嚴肅性和權威性。（四）發(fā)文編號1.公司發(fā)文應按照規(guī)定的編號規(guī)則進行編號，確保每份文件都有唯一的標識。2.編號應連續(xù)、不重復，便于文件的管理和查詢。（五）發(fā)文印制1.發(fā)文印制應確保文件質量清晰、排版整齊。印制數量應根據文件的發(fā)送范圍和實際需要確定，避免浪費。2.印制完成后的文件應進行仔細校對，確保無錯別字、漏字等錯誤。（六）發(fā)文發(fā)送1.發(fā)文應根據文件內容和發(fā)送對象的不同，選擇合適的發(fā)送方式，如郵寄、專人送達、電子郵件等。2.對于重要文件或緊急文件，應優(yōu)先采用專人送達或郵寄掛號信的方式，確保文件安全、及時送達。3.通過電子郵件發(fā)送的文件，應確保收件人能夠正常接收，并在郵件主題中注明文件名稱及編號。四、文件保密管理（一）密級劃分1.根據文件內容的重要性和敏感性，將文件劃分為絕密、機密、秘密三個密級。2.絕密級文件是指涉及公司核心機密，一旦泄露會給公司造成重大損失的文件。3.機密級文件是指涉及公司重要業(yè)務信息，泄露后會對公司業(yè)務產生較大影響的文件。4.秘密級文件是指涉及公司一般業(yè)務信息，泄露后會對公司工作造成一定影響的文件。（二）保密措施1.嚴格控制文件的知悉范圍，確保只有經過授權的人員才能接觸和處理相應密級的文件。2.對于絕密級文件，應實行專人專管制度，存放于專門的保險柜中，并限制接觸人員。3.涉及機密級和秘密級文件的人員，應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。4.文件在傳遞、存儲、使用過程中，應采取加密、物理隔離等措施，防止文件泄露。（三）保密監(jiān)督1.綜合管理部負責定期對公司文件保密情況進行檢查，發(fā)現問題及時整改。2.對于違反文件保密規(guī)定的行為，應按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。五、文件銷毀管理（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文件。2.經鑒定確認不再需要保留的文件。3.因工作失誤或其他原因形成的重復、無效文件。（二）銷毀程序1.各部門如需銷毀文件，應填寫《文件銷毀申請表》，詳細說明銷毀文件的名稱、文號、數量、銷毀原因等信息，并經部門負責人審核簽字。2.《文件銷毀申請表》提交至綜合管理部，由綜合管理部進行審核。審核通過后，組織相關人員進行文件銷毀。3.文件銷毀應采用粉碎、焚燒等方式進行，確保文件信息無法恢復。銷毀過程中應安排專人負責監(jiān)督，并填寫《文件銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、參與人員等信息。（三）銷毀監(jiān)督1.綜合管理部應定期對文件銷毀情況進行檢查，確保文件銷毀工作符合規(guī)定要求。2.對于重要文件的銷