單一采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織的單一采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質量，控制采購成本，防范采購風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內部各部門涉及的單一采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的降低和采購效益的最大化。3.公正性原則：采購過程應公開、公平、公正，維護公司/組織及供應商的合法權益。4.誠信原則：采購活動各方應誠實守信，履行各自的責任和義務。二、采購職責分工（一）采購部門職責1.負責制定采購計劃，明確采購需求，選擇合適的供應商。2.組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。3.建立和維護供應商檔案，評估供應商績效。4.協(xié)調解決采購過程中的問題和糾紛。（二）需求部門職責1.提出明確的采購需求，包括物資規(guī)格、數(shù)量、質量要求、服務內容等。2.參與采購供應商的選擇和評估。3.協(xié)助采購部門進行采購談判和合同簽訂。4.對采購物資和服務進行驗收。（三）財務部門職責1.審核采購預算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，監(jiān)督采購資金的支付。3.負責采購成本的核算和分析。（四）審計部門職責1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性。2.審查采購合同的合法性和有效性。3.對采購項目進行績效審計和評價。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、用途、預計采購時間等內容。2.《采購申請表》經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行聯(lián)合評審，評估采購項目的風險和效益。3.采購申請經(jīng)采購部門負責人審核、分管領導審批后，方可進入采購實施階段。（三）供應商選擇與確定1.采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、資質證書、業(yè)績情況、信譽狀況等。3.邀請符合條件的供應商參與報價，采購部門對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、質量可靠、信譽良好的供應商作為中標候選人。4.采購部門可以根據(jù)需要組織供應商進行實地考察，進一步了解供應商的生產(chǎn)能力、管理水平、質量控制等情況。5.確定最終供應商后，采購部門應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。（四）采購合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。2.合同內容應包括采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同經(jīng)采購部門負責人、法務部門審核、公司/組織法定代表人或授權代表簽字蓋章后生效。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同的約定，及時向供應商下達采購訂單，明確采購要求和交貨時間。2.供應商應按照采購訂單的要求組織生產(chǎn)或提供服務，并在規(guī)定的時間內將貨物或服務交付至指定地點。3.采購部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。4.如因供應商原因導致交貨延遲、質量不符合要求等情況，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。（六）驗收與付款1.需求部門負責對采購物資或服務進行驗收，驗收內容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質量、性能等是否符合采購合同的要求。2.驗收合格后，需求部門應填寫《驗收單》，并由驗收人員簽字確認。3.采購部門根據(jù)《驗收單》和采購合同，辦理付款手續(xù)。付款申請經(jīng)采購部門負責人、財務部門審核、分管領導審批后，按照公司/組織的財務制度進行付款。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應商壟斷、市場供應短缺等風險。2.質量風險：采購物資或服務的質量不符合要求，影響公司/組織的正常運營。3.合同風險：采購合同條款不明確、不合理，導致合同糾紛和損失。4.信用風險：供應商信用狀況不佳，無法按時履行合同義務。5.法律風險：采購活動違反法律法規(guī)，導致法律糾紛和處罰。（二）風險評估1.采購部門應定期對采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施，優(yōu)先處理高風險事件。（三）風險應對1.市場風險應對：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)；與多家供應商建立合作關系，避免供應商壟斷；優(yōu)化采購計劃，提前儲備物資，應對市場供應短缺。2.質量風險應對：加強供應商質量管理，要求供應商提供質量保證文件；增加檢驗檢測環(huán)節(jié)，確保采購物資或服務的質量符合要求；建立質量反饋機制，及時處理質量問題。3.合同風險應對：加強合同審核管理，確保合同條款明確、合理、合法；在合同中約定明確的違約責任和爭議解決方式；定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和評估。4.信用風險應對：建立供應商信用評估體系，對供應商的信用狀況進行定期評估；要求供應商提供信用擔?；蝾A付款擔保；加強與供應商的溝通和合作，及時了解供應商的經(jīng)營狀況和信用變化情況。5.法律風險應對：加強采購人員的法律法規(guī)培訓，提高法律意識；在采購活動中嚴格遵守法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)；聘請專業(yè)法律顧問，對重大采購項目進行法律審查和風險防范。五、采購監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性和有效性、采購資金的使用情況等。2.采購部門應建立內部監(jiān)督機制，定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門的工作，如實提供采購活動的相關資料。2.接受社會公眾的監(jiān)督，對采購活動中的違法違規(guī)行為，歡迎社會公眾進行舉報和投訴。六、供應商管理（一）供應商準入1.建立供應商準入標準，明確供應商應具備的資質條件、生產(chǎn)能力、質量控制水平、信譽狀況等要求。2.供應商申請準入時，應提交營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、資質證書、業(yè)績證明、產(chǎn)品質量檢測報告、財務狀況報告等相關資料。3.采購部門對供應商提交的資料進行審核，必要時進行實地考察，符合準入標準的供應商方可進入公司/組織的供應商名錄。（二）供應商評價與考核1.采購部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評價和考核。2.評價和考核結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，對于評價結果為不合格的供應商，采購部門應及時采取措施，如減少采購量、暫停合作、取消供應商資格等。3.建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予表彰和獎勵，如增加采購量、優(yōu)先合作等。