款收繳管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織的款收繳管理，規(guī)范收繳流程，確保款項及時、足額收繳，保障公司/組織的資金安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內涉及款收繳的所有業(yè)務活動，包括但不限于銷售業(yè)務、服務業(yè)務、租賃業(yè)務等產生的各類款項收繳。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確?？钍绽U活動合法合規(guī)。2.及時足額原則：各相關部門和人員應積極履行職責，確?？铐椉皶r收繳到位，足額上繳公司/組織。3.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責任主體，確保責任落實到人，避免出現推諉扯皮現象。4.風險防控原則：對款收繳過程中的風險進行有效識別、評估和防控，保障資金安全。二、收繳職責分工（一）業(yè)務部門1.負責與客戶簽訂業(yè)務合同，明確款項支付方式、時間、金額等條款，并確保合同條款符合公司/組織利益和法律法規(guī)要求。2.負責跟蹤業(yè)務進展情況，及時與客戶溝通協調，提醒客戶按照合同約定支付款項。3.對逾期未付款項進行催收，收集客戶相關信息，協助財務部門進行款項追繳工作。（二）財務部門1.負責制定款收繳計劃，并根據業(yè)務部門提供的信息進行款項核算和跟蹤。2.負責開具合法有效的收款憑證，及時記錄款項收繳情況，并定期與業(yè)務部門核對賬目。3.對逾期未收繳款項進行分析，采取相應的催繳措施，必要時啟動法律程序進行追繳。4.負責與銀行等金融機構溝通協調，確?？铐椉皶r到賬，并做好資金的安全管理工作。（三）法務部門1.負責審核業(yè)務合同中涉及款項支付的條款，確保合同的合法性和有效性。2.為款收繳過程中遇到的法律問題提供專業(yè)意見和支持，協助制定法律解決方案。3.代表公司/組織處理涉及款收繳的法律糾紛，維護公司/組織的合法權益。三、收繳流程（一）合同簽訂階段1.業(yè)務部門在與客戶簽訂業(yè)務合同前，應將合同草案提交給法務部門進行審核。法務部門重點審核合同中關于款項支付的條款，包括支付方式、支付時間、逾期付款責任等，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，不存在歧義或潛在風險。2.業(yè)務部門根據法務部門審核意見對合同草案進行修改完善后，提交給公司/組織管理層審批。管理層審批通過后，業(yè)務部門方可與客戶簽訂正式合同。3.業(yè)務部門應將簽訂后的合同副本及時送交財務部門備案，財務部門據此建立款項收繳臺賬，明確款項收繳的依據、金額、時間等信息。（二）款項催收階段1.在合同約定的款項支付時間前，業(yè)務部門應提前與客戶溝通，提醒客戶按時付款。對于重要客戶或大額款項，可安排專人進行跟蹤提醒。2.若客戶逾期未付款項，業(yè)務部門應及時進行催收。催收方式可包括電話催收、郵件催收、上門催收等。催收過程中，業(yè)務部門應詳細記錄催收情況，包括催收時間、催收人員、客戶反饋等信息，并及時反饋給財務部門。3.財務部門定期對逾期未收繳款項進行梳理分析，根據款項逾期時間、金額大小、客戶信用狀況等因素，制定相應的催繳策略。對于逾期時間較長、金額較大或多次催收無果的款項，財務部門應及時會同業(yè)務部門、法務部門共同研究解決方案。（三）款項收繳階段1.客戶按照合同約定支付款項后，業(yè)務部門應及時將付款信息通知財務部門。財務部門在收到款項后，應認真核對款項金額、付款方式、付款時間等信息，確保與合同約定一致。2.財務部門根據核對無誤的付款信息，及時開具合法有效的收款憑證，并按照公司/組織財務管理制度進行賬務處理。收款憑證應妥善保管，以備后續(xù)查詢和核對。3.財務部門定期與業(yè)務部門核對款項收繳情況，確保雙方賬目一致。如發(fā)現賬目差異，應及時查明原因并進行調整。（四）特殊情況處理1.如客戶因不可抗力等特殊原因無法按時支付款項，業(yè)務部門應及時與客戶溝通，了解具體情況，并協助客戶辦理相關延期付款手續(xù)。同時，業(yè)務部門應將相關情況及時反饋給財務部門，財務部門根據實際情況調整款項收繳計劃。2.對于存在爭議的款項，業(yè)務部門應積極與客戶協商解決。如協商無果，可提交法務部門介入處理。法務部門應根據具體情況進行調查核實，收集相關證據，通過協商、調解、仲裁或訴訟等方式解決爭議，確?？铐椉皶r收繳到位。四、收繳監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.公司/組織內部審計部門定期對款收繳情況進行審計監(jiān)督，檢查業(yè)務部門和財務部門在款收繳過程中的職責履行情況、流程執(zhí)行情況、款項核算情況等，確?？钍绽U工作規(guī)范有序進行。2.審計部門在審計過程中發(fā)現問題的，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違反本辦法規(guī)定的行為，應按照公司/組織相關規(guī)定進行嚴肅處理。（二）考核機制1.建立款收繳考核制度，將款收繳指標納入業(yè)務部門和相關人員的績效考核體系?？己酥笜税铐検绽U率、逾期款項回收率、客戶滿意度等。2.根據考核結果，對在款收繳工作中表現優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對未完成考核指標的部門和個人進行相應的處罰。處罰方式可包括績效扣分、獎金扣減、崗位調整等。五、檔案管理（一）檔案范圍款收繳過程中形成的各類文件、資料、記錄等均應作為檔案進行管理，包括業(yè)務合同、收款憑證、催收記錄、對賬單、法律文書等。（二）檔案整理1.業(yè)務部門和財務部門應按照檔案管理要求，定期對各自產生的款收繳檔案進行整理。整理內容包括文件分類、編號、裝訂、編目等，確保檔案資料完整、有序。2.檔案管理人員應定期對業(yè)務部門和財務部門提交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案及時反饋并要求整改。（三）檔案保管1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保檔案安全存放。檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.按照檔案保管期限的要求，對款收繳檔案進行分類保管。檔案保管期限分為短期、中期和長期，具體保管期限根據相關法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定執(zhí)行。3.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數量準確、質量完好。如發(fā)現檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因并采取相應的補救措施。（四）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱款收繳檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保查閱過程規(guī)范、安全。2.如需借閱款收繳檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，借閱人應按時歸還檔案。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉借、復印、泄露檔案內容。如因保管不善導致檔案丟失、損壞的，借閱人應承擔相應的賠償責任。六、信息化管理（一）建立款收繳管理系統1.公司/組織應建立款收繳管理系統，實現業(yè)務部門、財務部門等相關部門之間的信息共享和協同工作?？钍绽U管理系統應涵蓋合同管理、款項催收、收繳記錄、統計分析等功能模塊，提高款收繳工作的效率和準確性。2.業(yè)務部門在簽訂合同后，應及時將合同信息錄入款收繳管理系統。財務部門根據系統中的合同信息建立款項收繳臺賬，并實時跟蹤款項收繳情況。系統應自動提醒業(yè)務部門和財務部門在款項支付時間前進行催收和核對工作。（二）數據安全管理1.加強款收繳管理系統的數據安全管理，采取必要的安全防護措施，防止數據泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。數據備份應定期進行，備份數據應存儲在安全的介質上，并異地存放。2.對涉及款收繳管理系統的操作人員進行權限管理，根據崗位職責分配不同的系統操作權限，確保操作人員只能訪問和操作與其職責相關的數據和功能模塊。操作人員應定期更換密碼，密碼應具備一定的強度要求。七、附則（一）解釋權本辦法由公司/組織[具體部門]負責解釋。（二）修訂與廢止1.本辦法應根據國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織實際情況的變