采購款管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購款的管理，規(guī)范采購付款流程，提高資金使用效率，保障公司資金安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有采購業(yè)務(wù)涉及的采購款支付管理。（三）基本原則1.合法性原則：采購款的支付必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保采購款支付的金額、對象、時間等信息準(zhǔn)確無誤。3.及時性原則：按照合同約定及時支付采購款，維護(hù)公司良好信譽。4.預(yù)算控制原則：采購款支付應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，不得超預(yù)算支付。5.審批監(jiān)督原則：建立健全審批流程，加強(qiáng)對采購款支付的監(jiān)督管理。二、采購款支付流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫采購申請表，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計到貨時間等信息。2.采購申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保采購需求真實合理，并符合部門預(yù)算安排。（二）采購審批1.采購申請表提交至采購部門后，采購人員對采購申請進(jìn)行初步審核，核實采購物品或服務(wù)的市場供應(yīng)情況、價格合理性等。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行市場調(diào)研、招標(biāo)或詢價，選擇合適的供應(yīng)商，并形成采購報告。3.采購報告連同采購申請表一并提交至公司管理層進(jìn)行審批。審批流程根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限執(zhí)行，一般采購項目由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大采購項目需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。（三）合同簽訂1.經(jīng)審批通過的采購申請，采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購合同簽訂前，需由公司法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)，避免潛在的法律風(fēng)險。3.合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、使用部門等，以便各部門及時了解合同內(nèi)容，做好后續(xù)工作。（四）到貨驗收1.采購物品或服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)提前通知使用部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.使用部門按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收要求，對到貨的物品或服務(wù)進(jìn)行驗收。驗收合格后，填寫驗收單，并由驗收人員簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)到貨物品或服務(wù)存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺等情況，使用部門應(yīng)及時與采購部門溝通，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并督促供應(yīng)商采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（五）發(fā)票審核1.供應(yīng)商根據(jù)采購合同約定開具發(fā)票后，應(yīng)及時提交給采購部門。采購部門收到發(fā)票后，對發(fā)票的真實性、合法性、完整性進(jìn)行審核。2.發(fā)票審核內(nèi)容包括發(fā)票開具日期、發(fā)票號碼、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等是否與采購合同及實際交易情況一致，發(fā)票是否加蓋發(fā)票專用章等。3.對于不符合要求的發(fā)票，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行更換或更正。（六）付款申請1.采購部門在完成發(fā)票審核、到貨驗收等工作后，根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，填寫付款申請表。付款申請表應(yīng)注明采購合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款事由等信息，并附上發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證。2.付款申請表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。（七）財務(wù)審核1.財務(wù)部門收到付款申請表后，對付款申請進(jìn)行財務(wù)審核。審核內(nèi)容包括采購合同執(zhí)行情況、發(fā)票合規(guī)性、資金預(yù)算安排、付款金額準(zhǔn)確性等。2.財務(wù)部門根據(jù)審核結(jié)果，在付款申請表上簽署審核意見。如審核通過，財務(wù)部門將付款申請?zhí)峤恢料鄳?yīng)的審批人進(jìn)行審批；如審核不通過，財務(wù)部門應(yīng)及時通知采購部門說明原因，并要求采購部門進(jìn)行整改。（八）付款審批1.付款申請按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般情況下，付款金額在一定額度以下的由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，超過一定額度的需經(jīng)總經(jīng)理或董事長審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核付款申請，確保付款事項符合公司規(guī)定和相關(guān)流程要求。如審批人對付款申請有疑問或異議，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通核實。（九）款項支付1.經(jīng)審批通過的付款申請，財務(wù)部門按照公司資金管理規(guī)定和銀行結(jié)算制度，及時安排款項支付。2.款項支付方式根據(jù)合同約定和實際情況選擇，如支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。在支付款項時，財務(wù)部門應(yīng)確保支付信息準(zhǔn)確無誤，避免支付錯誤或延誤。3.款項支付后，財務(wù)部門應(yīng)及時登記入賬，并將付款憑證復(fù)印件分發(fā)給采購部門等相關(guān)部門，以便各部門進(jìn)行賬務(wù)核對和檔案管理。三、采購款支付方式及結(jié)算周期（一）支付方式1.支票支付：適用于同城交易，具有支付方便、安全性較高等特點。采購部門應(yīng)在支票上填寫清楚收款單位名稱、金額、用途等信息，并確保支票的有效性和真實性。2.匯票支付：包括銀行匯票和商業(yè)匯票。銀行匯票適用于同城或異地結(jié)算，具有結(jié)算速度快、信譽度高的優(yōu)點；商業(yè)匯票分為商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票，商業(yè)承兌匯票由付款人承兌，銀行承兌匯票由銀行承兌，具有一定的信用風(fēng)險。在使用匯票支付時，采購部門應(yīng)按照銀行規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.電匯支付：適用于異地結(jié)算，具有結(jié)算速度快、手續(xù)簡便等特點。采購部門應(yīng)準(zhǔn)確填寫收款單位開戶銀行名稱、賬號、開戶行地址等信息，確保電匯款項及時到賬。4.網(wǎng)上銀行支付：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)上銀行支付已成為一種便捷、高效的支付方式。采購部門應(yīng)按照公司網(wǎng)上銀行操作流程進(jìn)行支付操作，確保支付安全。（二）結(jié)算周期1.采購款的結(jié)算周期應(yīng)根據(jù)采購合同約定執(zhí)行。一般情況下，結(jié)算周期分為貨到付款、月結(jié)、季結(jié)等。2.貨到付款：即供應(yīng)商將貨物送達(dá)并經(jīng)公司驗收合格后，公司立即支付采購款。這種結(jié)算方式適用于金額較小、交貨期較短的采購項目。3.月結(jié)：即供應(yīng)商每月定期向公司提供發(fā)票，公司在收到發(fā)票并審核無誤后的一定期限內(nèi)支付上月采購款。月結(jié)期限一般為30天或45天等，具體根據(jù)雙方協(xié)商確定。4.季結(jié)：即供應(yīng)商每季度向公司提供發(fā)票，公司在收到發(fā)票并審核無誤后的一定期限內(nèi)支付上季度采購款。季結(jié)期限一般為60天或90天等，具體根據(jù)雙方協(xié)商確定。四、采購款預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計劃和采購需求，編制本部門的采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計價格、采購時間等信息，并按照公司預(yù)算編制要求進(jìn)行分類匯總。2.采購部門負(fù)責(zé)對各部門提交的采購預(yù)算進(jìn)行審核和匯總，結(jié)合公司整體預(yù)算安排，編制公司年度采購預(yù)算草案。3.公司年度采購預(yù)算草案經(jīng)公司管理層審核通過后，報董事會審議批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的采購預(yù)算作為公司年度采購工作的依據(jù)，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動，嚴(yán)格控制采購成本，確保采購項目在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)填寫預(yù)算調(diào)整申請表，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整項目等信息，并按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。預(yù)算調(diào)整申請表經(jīng)審批通過后，采購部門方可執(zhí)行調(diào)整后的采購預(yù)算。（三）預(yù)算監(jiān)控1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購款預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期統(tǒng)計采購款支出情況，并與預(yù)算進(jìn)行對比分析。2.如發(fā)現(xiàn)采購款支出超出預(yù)算或預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度緩慢等情況，財務(wù)部門應(yīng)及時通知采購部門說明原因，并督促采購部門采取措施加以控制。3.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報采購款預(yù)算執(zhí)行情況，接受公司管理層的監(jiān)督和檢查。五、采購款支付的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購款支付情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購款支付流程是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全、支付金額是否準(zhǔn)確等。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購款支付進(jìn)行日常財務(wù)監(jiān)督，審核付款申請的財務(wù)合規(guī)性，確保采購款支付符合公司財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對采購款支付情況進(jìn)行財務(wù)分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決財務(wù)管理中存在的問題，提高資金使用效益。（三）采購部門自查1.采購部門應(yīng)定期對本部門的采購款支付工作進(jìn)行自查，檢查采購合同執(zhí)行情況、付款申請審批情況、發(fā)票管理情況等。2.采購部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購款支付工作中存在的問題，不斷完善采購款支付管理流程，提高工作質(zhì)量和效率。六、采購款支付的風(fēng)險防范與控制（一）合同風(fēng)險防范1.在簽訂采購合同前，應(yīng)嚴(yán)格審查供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、財務(wù)狀況等，確保供應(yīng)商具備履行合同的能力。2.合同條款應(yīng)明確、具體、合法，避免模糊不清或存在歧義的條款。特別是付款方式、結(jié)算周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款應(yīng)詳細(xì)約定，以保障公司的合法權(quán)益。3.加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利履行。（二）發(fā)票風(fēng)險防范1.加強(qiáng)對發(fā)票的審核管理，確保取得的發(fā)票真實、合法、有效。對于不符合要求的發(fā)票，堅決不予接收，并及時要求供應(yīng)商更換或更正。2.建立發(fā)票登記臺賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的取得時間、發(fā)票號碼、開票單位、金額、用途等信息，便于發(fā)票的查詢和管理。3.加強(qiáng)對發(fā)票開具和取得的內(nèi)部控制，防止虛開發(fā)票、假發(fā)票等違法行為的發(fā)生。（三）資金風(fēng)險防范1.合理安排資金，確保采購款支付有足夠的資金保障。避免因資金短缺導(dǎo)致逾期付款或影響公司正常運營。2.加強(qiáng)資金預(yù)算管理，嚴(yán)格控制采購款支出，防止超預(yù)算支付。對于重大采購項目，應(yīng)提前做好資金籌集和安排。3.關(guān)注供應(yīng)商的資金狀況和信用風(fēng)險，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在經(jīng)營困難、財務(wù)危機(jī)等情況，應(yīng)及時調(diào)整付款策略，防范資金風(fēng)險。（四）內(nèi)部控制風(fēng)險防范1.建立健全采購款支付內(nèi)部控制制度，明確各部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，規(guī)范采購款支付流程。2.加強(qiáng)對采購款支付相關(guān)人員的培訓(xùn)和教育，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和風(fēng)險意識，確保其嚴(yán)