兵團檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強兵團檔案管理，有效保護和利用檔案資源，提高檔案管理工作水平，服務兵團經濟社會發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，結合兵團實際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于兵團各級機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理工作。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領導、分級管理，維護檔案完整與安全，便于社會各方面利用的原則。（四）定義本辦法所稱檔案，是指單位在履行職能、從事業(yè)務活動及其他各項工作中形成的對國家和社會具有保存價值的各種形式的歷史記錄。二、檔案管理體制與職責（一）管理體制兵團檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的體制。兵團檔案局主管兵團檔案工作，對兵團各單位的檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導。各師（市）檔案局負責本師（市）檔案工作的監(jiān)督指導，各單位應當明確檔案管理機構或者配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位的檔案管理工作。（二）職責分工1.兵團檔案局職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定兵團檔案工作規(guī)章制度并組織實施。統(tǒng)籌規(guī)劃兵團檔案事業(yè)發(fā)展，組織開展檔案業(yè)務培訓、學術研究和經驗交流。監(jiān)督指導兵團各單位的檔案工作，依法查處檔案違法行為。組織征集、整理、保管和利用兵團重要檔案資料。2.師（市）檔案局職責貫徹執(zhí)行兵團檔案工作規(guī)章制度，結合本師（市）實際，制定具體實施辦法。監(jiān)督指導本師（市）各單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務檢查和考核。組織本師（市）檔案人員培訓，負責檔案專業(yè)技術職務評審的有關工作。征集、整理、保管和利用本師（市）重要檔案資料。3.單位檔案管理機構及人員職責貫徹執(zhí)行國家和兵團有關檔案工作的法律法規(guī)、方針政策及本辦法，建立健全本單位檔案管理制度。負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。指導本單位各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作。組織開展檔案信息化建設，推進檔案資源數(shù)字化、管理信息化、服務網(wǎng)絡化。三、文件材料的形成與歸檔（一）文件材料形成要求1.單位應當建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，確保文件材料的真實、完整、準確、系統(tǒng)。2.文件材料的形成應當符合國家和兵團有關規(guī)定，使用規(guī)范的書寫材料、字跡材料和裝訂材料，保證文件材料的耐久性。3.電子文件的形成應當符合國家有關電子文件管理的標準和規(guī)范，采用可靠的載體進行存儲，確保電子文件的可讀性、完整性和安全性。（二）歸檔范圍1.單位在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式，均應歸檔。2.具體歸檔范圍按照國家檔案局和兵團檔案局制定的相關檔案保管期限表執(zhí)行。一般包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。（三）歸檔時間1.文書檔案一般在次年上半年歸檔。2.科技檔案應當在項目完成后三個月內歸檔。3.會計檔案在會計年度終了后，由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。4.人事檔案在人員離職后一個月內歸檔。5.業(yè)務檔案按照相關業(yè)務規(guī)定的時間歸檔。（四）歸檔要求1.歸檔的文件材料應當齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。2.整理歸檔的文件材料應當遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.歸檔的電子文件應當與其元數(shù)據(jù)、背景信息等一并歸檔，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應當遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案按照年度、機構（問題）、保管期限進行分類整理，編制檔號。2.科技檔案按照項目、專業(yè)、時間等進行分類整理，建立檔案目錄和編號系統(tǒng)。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。4.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關規(guī)定進行整理，建立檔案目錄和編號系統(tǒng)。5.業(yè)務檔案按照業(yè)務特點和管理要求進行分類整理，建立檔案目錄和編號系統(tǒng)。（三）檔號編制檔號是檔案的編號，具有唯一性和系統(tǒng)性。檔號編制應當遵循以下原則：1.穩(wěn)定性原則，檔號一經確定，不應隨意更改。2.簡明性原則，檔號應當簡潔明了，便于記憶和使用。3.系統(tǒng)性原則，檔號應當反映檔案的分類體系和排列順序。檔號一般由全宗號、年度號、保管期限號、機構（問題）號、件號或卷號等組成。五、檔案的保管（一）保管場所1.單位應當設立專門的檔案庫房，檔案庫房應當符合國家有關檔案保管的標準和規(guī)范，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應當配備必要的設施設備，如溫濕度調節(jié)設備、消防設備、防盜報警設備、防蟲防鼠設備等。（二）保管要求1.檔案應當按照分類方案和編號順序進行排列上架，便于查找和利用。2.檔案管理人員應當定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應當及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。4.電子檔案應當進行備份，存儲在不同的載體上，并異地存放，確保電子檔案的安全性。（三）檔案鑒定1.單位應當定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，鑒定工作應當在檔案管理機構負責人的主持下，由檔案管理人員和有關業(yè)務人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應當根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷、逐件審查，提出存毀意見。3.對經過鑒定確無保存價值的檔案，應當編制銷毀清冊，報經單位負責人批準后予以銷毀。銷毀檔案時，應當指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案信息的安全。（四）檔案統(tǒng)計1.單位應當建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并按照規(guī)定及時向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應當真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、拒報、遲報。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應當遵循合法、合理、安全、保密的原則，在維護國家利益和單位合法權益的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為社會各方面提供優(yōu)質服務。（二）利用方式1.單位應當建立檔案查閱制度，明確查閱檔案的范圍、程序和要求。查閱檔案應當填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內容等信息。2.檔案管理人員應當根據(jù)查閱登記表，及時提供檔案，并做好查閱記錄。查閱檔案應當在檔案查閱場所進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.因工作需要復印、復制檔案的，應當經檔案管理機構負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。復印、復制的檔案應當與原件核對無誤，并加蓋檔案管理機構印章。4.單位應當積極開展檔案數(shù)字化建設，通過網(wǎng)絡平臺等方式為社會提供檔案信息服務。利用電子檔案應當遵守國家有關電子文件管理的規(guī)定，確保電子檔案的安全和有效利用。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應當嚴格按照國家有關保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。2.對檔案中涉及的敏感信息、重要數(shù)據(jù)等，應當進行技術處理或屏蔽，確保在利用過程中不發(fā)生信息泄露。七、檔案信息化建設（一）建設目標單位應當將檔案信息化建設納入本單位信息化建設總體規(guī)劃，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）建設內容1.檔案數(shù)字化對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。對電子文件進行規(guī)范化管理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.檔案管理系統(tǒng)建設建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應當與單位內部其他信息系統(tǒng)進行有效集成，實現(xiàn)信息資源共享。3.檔案網(wǎng)站建設建立檔案網(wǎng)站，發(fā)布檔案工作動態(tài)、檔案信息資源、檔案利用指南等，為社會提供檔案信息服務。檔案網(wǎng)站應當具備在線查閱、下載、咨詢等功能，方便社會公眾利用檔案。（三）安全管理1.單位應當建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，確保檔案信息的安全。2.檔案信息化系統(tǒng)應當采取身份認證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、備份恢復等安全技術措施，防止檔案信息被篡改、泄露、丟失。3.檔案管理人員應當定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.兵團檔案局和各師（市）檔案局應當定期對單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤督促整改落實情況。2.監(jiān)督檢查的內容包括檔案管理機構設置、人員配備、制度建設、文件材料歸檔、檔案整理、保管、利用、信息化建設等方面。（二）責任追究1.單位違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案管理部門責令限期改正；情節(jié)嚴重的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分：未建立檔案管理制度的；未按規(guī)定歸檔文件材料的；檔案整理不符合要求的；檔案保管不善，造成檔案損毀、丟失的；擅自銷毀檔案的；違反檔案利用規(guī)定，造成檔案信息泄露的；未