關(guān)于數(shù)字管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織對數(shù)字資源的有效管理，規(guī)范數(shù)字信息的處理流程，確保數(shù)字資產(chǎn)的安全性、完整性和可用性，提高公司/組織運營效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本數(shù)字管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及數(shù)字信息的部門、崗位及人員，包括但不限于數(shù)字資產(chǎn)的創(chuàng)建、存儲、傳輸、使用、共享和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：數(shù)字管理活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保公司/組織的數(shù)字行為合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障數(shù)字信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失，保護公司/組織及相關(guān)方的利益。3.準(zhǔn)確性原則：確保數(shù)字信息的真實、準(zhǔn)確、完整，避免因錯誤或虛假信息導(dǎo)致的決策失誤和業(yè)務(wù)風(fēng)險。4.規(guī)范性原則：建立統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)字管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，使各項數(shù)字活動有序進(jìn)行。5.可追溯性原則：對數(shù)字信息的處理過程進(jìn)行記錄，以便在需要時能夠追溯和審計。二、數(shù)字資產(chǎn)分類與標(biāo)識（一）數(shù)字資產(chǎn)分類1.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類：包括公司/組織在業(yè)務(wù)運營過程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)，如銷售數(shù)據(jù)、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)等。2.文檔資料類：涵蓋各種電子文檔，如合同、報告、規(guī)章制度、技術(shù)文檔等。3.多媒體資料類：包含圖片、音頻、視頻等多媒體文件，用于宣傳、培訓(xùn)、產(chǎn)品展示等。4.系統(tǒng)軟件類：公司/組織使用的各類操作系統(tǒng)、辦公軟件、業(yè)務(wù)管理軟件等。5.網(wǎng)絡(luò)資源類：如公司/組織的網(wǎng)站、域名、網(wǎng)絡(luò)賬號等。（二）數(shù)字資產(chǎn)標(biāo)識為便于數(shù)字資產(chǎn)的管理和識別，對每類數(shù)字資產(chǎn)賦予唯一的標(biāo)識。標(biāo)識應(yīng)遵循以下規(guī)則：1.簡潔性：標(biāo)識應(yīng)簡潔明了，易于記憶和識別。2.系統(tǒng)性：按照一定的編碼規(guī)則進(jìn)行編制，確保標(biāo)識具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.穩(wěn)定性：一旦確定，非特殊情況不得隨意更改。例如，對于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類資產(chǎn)，可采用“業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)年份部門代碼流水號”的格式進(jìn)行標(biāo)識；文檔資料類資產(chǎn)可標(biāo)識為“文檔類別代碼年份編號”等。三、數(shù)字資產(chǎn)創(chuàng)建與錄入（一）創(chuàng)建要求1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：創(chuàng)建數(shù)字資產(chǎn)時，應(yīng)確保所錄入信息的真實、準(zhǔn)確、完整。錄入人員應(yīng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核對，必要時進(jìn)行實地調(diào)研或驗證。2.格式規(guī)范性：遵循統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字資產(chǎn)的創(chuàng)建，如文件命名規(guī)范、數(shù)據(jù)字段格式等，以便于后續(xù)的管理和檢索。3.權(quán)限管理：明確不同人員對數(shù)字資產(chǎn)創(chuàng)建的權(quán)限，重要或敏感數(shù)據(jù)的創(chuàng)建應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。（二）錄入流程1.數(shù)據(jù)收集：相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)收集數(shù)字資產(chǎn)所需的數(shù)據(jù)，并進(jìn)行初步整理。2.錄入操作：指定專人按照規(guī)定的格式和要求，將數(shù)據(jù)錄入到相應(yīng)的系統(tǒng)或存儲介質(zhì)中。3.審核校驗：錄入完成后，由審核人員對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知錄入人員進(jìn)行修正。四、數(shù)字資產(chǎn)存儲與保管（一）存儲方式1.內(nèi)部存儲：根據(jù)數(shù)字資產(chǎn)的類型和重要性，選擇合適的內(nèi)部存儲設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等。對于關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，應(yīng)采用冗余存儲和備份機制，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。2.外部存儲：對于部分?jǐn)?shù)據(jù)或需要長期保存的資料，可考慮使用外部存儲服務(wù)提供商，如云存儲。選擇云存儲服務(wù)時，應(yīng)評估其安全性、可靠性和服務(wù)質(zhì)量，并簽訂詳細(xì)的服務(wù)協(xié)議。（二）存儲環(huán)境1.物理環(huán)境：存儲設(shè)備應(yīng)放置在安全、穩(wěn)定、適宜的物理環(huán)境中，具備防火、防潮、防盜、防雷等設(shè)施。定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。2.邏輯環(huán)境：建立完善的存儲管理系統(tǒng)，對數(shù)字資產(chǎn)進(jìn)行分類存儲、索引和檢索。設(shè)置合理的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。（三）保管責(zé)任1.指定專人：明確數(shù)字資產(chǎn)保管的責(zé)任人員，負(fù)責(zé)存儲設(shè)備的日常管理、維護和數(shù)據(jù)備份等工作。2.定期盤點：保管人員應(yīng)定期對數(shù)字資產(chǎn)進(jìn)行盤點，核對資產(chǎn)數(shù)量、存儲位置和狀態(tài)等信息，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取相應(yīng)措施。3.應(yīng)急處理：制定數(shù)字資產(chǎn)存儲的應(yīng)急預(yù)案，在發(fā)生自然災(zāi)害、設(shè)備故障等緊急情況時，能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)，減少損失。五、數(shù)字資產(chǎn)傳輸與共享（一）傳輸安全1.加密傳輸：在數(shù)字資產(chǎn)傳輸過程中，應(yīng)采用加密技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，確保傳輸數(shù)據(jù)的保密性和完整性。2.傳輸協(xié)議：選擇安全可靠的傳輸協(xié)議，如SSL/TLS等，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。3.傳輸監(jiān)控：建立傳輸監(jiān)控機制，對重要數(shù)據(jù)的傳輸進(jìn)行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理傳輸異常情況。（二）共享管理1.共享審批：明確數(shù)字資產(chǎn)共享的審批流程，共享申請應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)的審批，確保共享行為符合公司/組織的規(guī)定和安全要求。2.共享范圍：嚴(yán)格限定數(shù)字資產(chǎn)的共享范圍，根據(jù)共享目的和數(shù)據(jù)敏感性，確定共享對象和共享內(nèi)容。3.共享記錄：對數(shù)字資產(chǎn)的共享情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括共享時間、共享對象、共享內(nèi)容等，以便進(jìn)行追溯和審計。六、數(shù)字資產(chǎn)使用與維護（一）使用規(guī)范1.授權(quán)使用：數(shù)字資產(chǎn)的使用應(yīng)獲得相應(yīng)的授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。使用人員應(yīng)按照授權(quán)范圍和規(guī)定的用途使用數(shù)字資產(chǎn)。2.合規(guī)使用：在使用數(shù)字資產(chǎn)過程中，應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得將數(shù)字資產(chǎn)用于非法或違規(guī)目的。3.使用記錄：對數(shù)字資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行記錄，包括使用時間、使用人員、使用內(nèi)容等，以便進(jìn)行統(tǒng)計和分析。（二）維護更新1.定期維護：對數(shù)字資產(chǎn)進(jìn)行定期維護，包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級、設(shè)備檢查等，確保數(shù)字資產(chǎn)的正常運行和數(shù)據(jù)的時效性。2.內(nèi)容更新：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和實際需要，及時對數(shù)字資產(chǎn)的內(nèi)容進(jìn)行更新和完善，保證數(shù)字資產(chǎn)的準(zhǔn)確性和有效性。3.問題處理：對數(shù)字資產(chǎn)使用過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行處理和解決。建立問題反饋機制，跟蹤問題處理進(jìn)度，直至問題得到徹底解決。七、數(shù)字資產(chǎn)安全管理（一）安全策略制定1.風(fēng)險評估：定期對公司/組織的數(shù)字資產(chǎn)進(jìn)行風(fēng)險評估，識別潛在的安全威脅和風(fēng)險點。2.安全策略制定：根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的數(shù)字資產(chǎn)安全策略，包括訪問控制策略、數(shù)據(jù)加密策略、安全審計策略等。3.策略更新：隨著業(yè)務(wù)發(fā)展和安全形勢的變化，及時對安全策略進(jìn)行更新和完善，確保其有效性和適應(yīng)性。（二）訪問控制1.用戶認(rèn)證：采用多種認(rèn)證方式，如用戶名/密碼、數(shù)字證書、指紋識別等，對用戶進(jìn)行身份認(rèn)證，確保只有授權(quán)用戶能夠訪問數(shù)字資產(chǎn)。2.權(quán)限管理：根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配不同的訪問權(quán)限，嚴(yán)格限制用戶對數(shù)字資產(chǎn)的訪問范圍。定期對用戶權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限的合理性和安全性。3.訪問審計：建立訪問審計機制，對用戶的訪問行為進(jìn)行記錄和審計。審計內(nèi)容包括訪問時間、訪問地點、訪問內(nèi)容等，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理異常訪問行為。（三）數(shù)據(jù)加密1.加密技術(shù)應(yīng)用：對重要的數(shù)字資產(chǎn)采用加密技術(shù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的保密性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求。2.密鑰管理：建立嚴(yán)格的密鑰管理制度，對加密密鑰進(jìn)行安全存儲、備份和更新。密鑰的生成、分發(fā)、使用和銷毀應(yīng)遵循規(guī)范的流程，防止密鑰泄露。（四）安全審計與監(jiān)控1.審計系統(tǒng)建設(shè)：建立數(shù)字資產(chǎn)安全審計系統(tǒng)，對數(shù)字資產(chǎn)的訪問、操作、變更等行為進(jìn)行全面審計。審計數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行長期保存，以便進(jìn)行追溯和分析。2.監(jiān)控機制：設(shè)置實時監(jiān)控系統(tǒng)，對數(shù)字資產(chǎn)的運行狀態(tài)、網(wǎng)絡(luò)流量、系統(tǒng)日志等進(jìn)行監(jiān)控。及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警安全事件，以便采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。3.應(yīng)急響應(yīng)：制定數(shù)字資產(chǎn)安全應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案，明確安全事件發(fā)生時的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處理能力。八、數(shù)字資產(chǎn)銷毀與處置（一）銷毀原則1.合規(guī)性原則：數(shù)字資產(chǎn)的銷毀應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.徹底性原則：確保數(shù)字資產(chǎn)被徹底銷毀，無法恢復(fù)或還原其中的數(shù)據(jù)。3.記錄可追溯原則：對數(shù)字資產(chǎn)的銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等，以便進(jìn)行審計和追溯。（二）銷毀流程1.申請審批：由相關(guān)部門或人員提出數(shù)字資產(chǎn)銷毀申請，說明銷毀原因、銷毀資產(chǎn)清單等信息。申請經(jīng)審批通過后，方可進(jìn)行銷毀操作。2.銷毀方式選擇：根據(jù)數(shù)字資產(chǎn)的類型和存儲介質(zhì)，選擇合適的銷毀方式，如物理粉碎、數(shù)據(jù)擦除、格式化等。對于涉及敏感信息的數(shù)字資產(chǎn)，應(yīng)采用更為嚴(yán)格的銷毀方式。3.銷毀實施：由指定的專業(yè)人員按照規(guī)定的銷毀方式進(jìn)行數(shù)字資產(chǎn)的銷毀操作。在銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性。4.銷毀記錄：對數(shù)字資產(chǎn)的銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成銷毀報告。報告應(yīng)包括銷毀資產(chǎn)清單、銷毀方式、銷毀時間、銷毀人員等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的數(shù)字管理監(jiān)督小組，定期對數(shù)字管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.外部審計：定期委托專業(yè)的審計機構(gòu)對公司/組織的數(shù)字管理情況進(jìn)行審計，確保數(shù)字管理活動符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查數(shù)字管理相關(guān)制度的執(zhí)行情況，是否存在違反制度的行為。2.流程規(guī)范情況：審查數(shù)字資產(chǎn)創(chuàng)建、存儲、傳輸、使用、共享和銷毀等環(huán)節(jié)的操作流程是否規(guī)范，是否存在漏洞和風(fēng)險。3.安全措施落實情況：檢查數(shù)字資產(chǎn)安全管理措施的落實情況，如訪問控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計等，是否有效防范安全風(fēng)險。4.資產(chǎn)狀況：核實數(shù)字資產(chǎn)的數(shù)量、存儲位置、狀態(tài)等信息是否準(zhǔn)確，賬實是否相符。（三）問題整改1.問題反饋：對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時向相關(guān)部門或人員反饋，并下達(dá)整改通知書。2.整改措施制定：相關(guān)部門或人員應(yīng)針對問題制定具體的整改措施，明確整改