倉(cāng)庫(kù)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司倉(cāng)庫(kù)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與供應(yīng)商、客戶等簽訂的涉及倉(cāng)庫(kù)租賃、倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)、貨物保管等相關(guān)合同的管理。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：注重對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和控制，確保公司利益不受損失。3.全面管理原則：涵蓋合同從起草到終止的全過(guò)程管理。4.協(xié)作高效原則：各部門應(yīng)密切協(xié)作，提高合同管理效率。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格進(jìn)行審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人身份證明等。2.核實(shí)對(duì)方是否具有簽訂合同的合法權(quán)限，如是否為授權(quán)代表簽字等。3.對(duì)于重要合同，可通過(guò)信用調(diào)查機(jī)構(gòu)等渠道了解對(duì)方的信用狀況、經(jīng)營(yíng)情況等。（二）合同條款擬定1.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。2.主要條款應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的（貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量等）、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。3.對(duì)于涉及倉(cāng)庫(kù)租賃的合同，應(yīng)明確租賃面積、租金計(jì)算方式、租賃期限、交付時(shí)間、倉(cāng)庫(kù)用途、維修責(zé)任、保險(xiǎn)責(zé)任等條款。4.倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)合同應(yīng)明確服務(wù)內(nèi)容、貨物出入庫(kù)流程、保管期限、保管費(fèi)用、貨物損壞賠償?shù)葪l款。（三）合同審批1.合同草案擬定后，應(yīng)提交業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求、風(fēng)險(xiǎn)是否可控等。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的價(jià)格、支付方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款，確保公司財(cái)務(wù)利益。3.法務(wù)部門對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，對(duì)存在法律風(fēng)險(xiǎn)的條款提出修改意見(jiàn)。4.經(jīng)各部門審核通過(guò)后的合同，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大合同需報(bào)總經(jīng)理審批。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門與合同對(duì)方簽訂。簽訂時(shí)應(yīng)確保合同文本與審批通過(guò)的版本一致。2.合同簽訂人應(yīng)在合同上簽字并加蓋公司合同專用章或公章，不得使用其他印章代替。3.合同一式多份，分別由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等留存歸檔。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的具體執(zhí)行，應(yīng)建立合同執(zhí)行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同履行情況。2.定期對(duì)合同履行進(jìn)度進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.如發(fā)現(xiàn)對(duì)方未按合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商，要求其限期整改。（二）貨物出入庫(kù)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定及公司相關(guān)規(guī)定辦理貨物出入庫(kù)手續(xù)。2.入庫(kù)時(shí)，應(yīng)對(duì)貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行核對(duì)，確保與合同約定相符。3.出庫(kù)時(shí)，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門的發(fā)貨指令進(jìn)行發(fā)貨，確保發(fā)貨準(zhǔn)確無(wú)誤。4.建立貨物出入庫(kù)記錄，詳細(xì)記錄貨物的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、去向等信息。（三）質(zhì)量控制1.對(duì)于有質(zhì)量要求的貨物，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)配合質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行檢驗(yàn)。2.如發(fā)現(xiàn)貨物質(zhì)量不符合合同約定，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門，并按照公司相關(guān)規(guī)定處理。3.對(duì)質(zhì)量問(wèn)題的處理過(guò)程及結(jié)果進(jìn)行記錄，作為合同履行的重要依據(jù)。（四）費(fèi)用結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門按照合同約定的結(jié)算方式和時(shí)間進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。2.結(jié)算前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提供相關(guān)的結(jié)算依據(jù)，如發(fā)票、出入庫(kù)清單等。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)結(jié)算數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無(wú)誤。4.如對(duì)方對(duì)結(jié)算金額有異議，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)，協(xié)商解決。四、合同變更管理（一）變更情形1.合同履行過(guò)程中，因不可抗力、市場(chǎng)變化、政策調(diào)整等原因需要變更合同條款的，可提出合同變更申請(qǐng)。2.合同變更涉及標(biāo)的、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式等主要條款的，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查。（二）變更申請(qǐng)與審批1.業(yè)務(wù)部門提出合同變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響。2.按照合同簽訂時(shí)的審批流程，對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核審批。3.經(jīng)審批通過(guò)后的變更申請(qǐng)，作為合同變更的依據(jù)。（三）變更合同簽訂1.合同變更經(jīng)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門與合同對(duì)方簽訂變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容、生效時(shí)間等，與原合同具有同等法律效力。3.變更協(xié)議簽訂后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)合同執(zhí)行臺(tái)賬等進(jìn)行更新。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同履行期限屆滿，雙方不再續(xù)簽的，合同終止。2.合同雙方協(xié)商一致提前終止合同的，合同終止。3.因不可抗力、一方嚴(yán)重違約等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行而終止的。（二）終止通知1.合同終止前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前通知合同對(duì)方，明確合同終止的原因、時(shí)間等。2.通知應(yīng)采用書面形式，并留存相關(guān)記錄。（三）終止清算1.合同終止后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行清算，包括貨物盤點(diǎn)、費(fèi)用結(jié)算等。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)清算數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保清算結(jié)果準(zhǔn)確無(wú)誤。3.如合同終止涉及保證金、違約金等事項(xiàng)，按照合同約定及公司相關(guān)規(guī)定處理。（四）資料歸檔合同終止后，相關(guān)部門應(yīng)將合同文本、變更協(xié)議、履行記錄、清算資料等整理歸檔，妥善保管。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析合同簽訂、履行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)加強(qiáng)審核審批，采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避等措施。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行核對(duì)、登記，確保檔案資料完整。（二）檔案整理與保管1.檔案管理部門按照合同類別、時(shí)間順序等對(duì)合同檔案進(jìn)行整理，編制檔案目錄。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，確保檔案安全、完整。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，防止檔案損壞、丟失。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借等。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指