公司保單管理辦法一、總則（一）目的為加強公司保單管理，規(guī)范保單業(yè)務流程，確保保單信息的準確性、完整性和安全性，提高公司風險管理水平，保障公司和客戶的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內涉及保單管理的所有部門和人員，包括但不限于銷售部門、核保部門、理賠部門、客服部門、財務部門以及檔案管理部門等。（三）基本原則1.合法性原則：保單管理活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)監(jiān)管要求，確保公司經(jīng)營活動合法合規(guī)。2.準確性原則：保單信息應準確無誤地記錄和傳遞，避免因信息錯誤導致的風險和糾紛。3.完整性原則：涵蓋保單從生成、銷售、承保、批改、理賠到終止等全過程的管理，確保各個環(huán)節(jié)信息完整。4.安全性原則：采取有效措施保障保單信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。5.高效性原則：優(yōu)化保單管理流程，提高工作效率，降低運營成本，為客戶提供優(yōu)質服務。二、保單管理職責分工（一）銷售部門1.負責向客戶介紹保險產(chǎn)品和條款，準確記錄客戶需求和投保信息，并及時傳遞給核保部門。2.協(xié)助客戶填寫投保單，確保投保單內容真實、完整、準確。3.跟進保單銷售進度，及時解答客戶關于保單的疑問。（二）核保部門1.對銷售部門提交的投保信息進行審核，評估風險，確定是否承保以及承保條件。2.根據(jù)核保結果，出具核保意見，通知銷售部門。3.與銷售部門溝通，對不符合承保條件的客戶進行解釋說明。（三）客服部門1.負責保單的日常咨詢服務，解答客戶關于保單權益、條款解讀、理賠流程等方面的問題。2.受理客戶的保單批改申請，審核申請內容，協(xié)調相關部門進行處理。3.定期回訪客戶，收集客戶對保單服務的意見和建議，提升客戶滿意度。（四）理賠部門1.負責受理客戶的理賠申請，審核理賠資料的真實性、完整性和有效性。2.根據(jù)保險條款和理賠規(guī)定，進行理賠調查和定損，確定理賠金額。3.及時向客戶反饋理賠結果，處理理賠糾紛。（五）財務部門1.負責保單保費的核算、收取和管理，確保保費資金的安全。2.與其他部門協(xié)作，核對保單財務信息，保證財務數(shù)據(jù)的準確性。3.根據(jù)理賠結果，進行保險金的支付和賬務處理。（六）檔案管理部門1.負責保單檔案的整理、歸檔、保管和查閱工作。2.按照規(guī)定的期限和要求，妥善保存保單相關資料，確保檔案的完整性和可追溯性。3.建立檔案管理制度，對檔案的借閱、歸還等進行嚴格登記。三、保單生成與銷售管理（一）投保信息收集1.銷售員工在與客戶溝通保險需求時，應詳細了解客戶基本信息、保險標的情況、保險金額、保險期限等內容，并如實記錄在投保單上。2.對于客戶提供的重要信息，如身份證號碼、聯(lián)系方式、財務狀況等，應進行核實，確保信息真實可靠。（二）投保單填寫規(guī)范1.投保單應使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，各項內容填寫應清晰、完整、準確。2.客戶簽字確認處必須由客戶本人簽字，不得代簽。如有特殊情況需要代簽，應提供合法有效的授權委托書。3.銷售員工應對投保單內容進行初步審核，確保信息無誤后提交給核保部門。（三）核保流程1.核保部門收到投保單后，應在規(guī)定時間內進行審核。審核內容包括客戶風險狀況、保險金額合理性、保險條款適用性等。2.根據(jù)審核結果，核保人員可做出以下決定：正常承保：符合公司承保標準，同意按照客戶申請的保險條件進行承保。加費承保：客戶風險較高，需要增加保費才能承保。核保人員應向銷售部門說明加費原因和金額，并由銷售部門與客戶溝通協(xié)商。部分責任除外承保：對于某些風險較高的標的或風險因素，部分保險責任不予承保。核保人員應明確除外責任范圍，并告知銷售部門和客戶。拒保：客戶風險超出公司承保能力，拒絕承保。核保人員應向銷售部門說明拒保原因，并由銷售部門向客戶解釋。（四）保單生成與交付1.經(jīng)核保通過的投保單，由系統(tǒng)自動生成正式保單。保單內容應與投保單一致，并包含保險條款、保險金額、保險期限、保費金額、繳費方式等關鍵信息。2.保單生成后，應及時交付給客戶。交付方式可根據(jù)客戶需求選擇紙質保單郵寄、電子保單發(fā)送等。3.如采用紙質保單郵寄方式，應確保保單在封裝過程中無損壞、遺漏，并按照客戶提供的準確地址進行郵寄。同時，應保留郵寄憑證，以備查詢。四、保單批改管理（一）批改申請受理1.客戶如有保單批改需求，應向客服部門提出批改申請，并提交相關證明材料。2.客服部門收到批改申請后，應審核申請內容是否符合公司規(guī)定，證明材料是否齊全、有效。（二）批改審核流程1.對于涉及保險金額、保險期限、被保險人等重要信息變更的批改申請，客服部門應將申請材料轉交給核保部門進行審核。核保部門應重新評估風險狀況，確定是否同意批改以及批改后的承保條件。2.對于其他一般性批改申請，如投保人聯(lián)系方式變更、受益人選變更等，客服部門可直接審核并辦理批改手續(xù)，但需確保批改內容符合保險條款規(guī)定。（三）批改操作與通知1.經(jīng)審核通過的批改申請，由客服部門負責在系統(tǒng)中進行批改操作，并生成批改后的保單。2.批改后的保單應及時通知客戶，告知客戶批改內容和生效時間。通知方式可采用短信、郵件或電話等。五、保單理賠管理（一）理賠報案1.客戶發(fā)生保險事故后，應及時向客服部門或公司指定的理賠報案渠道進行報案。報案時應提供詳細的事故經(jīng)過、損失情況等信息。2.客服部門接到報案后，應記錄報案信息，并及時通知理賠部門。（二）理賠資料提交1.理賠部門在接到報案后，應向客戶發(fā)出理賠通知書，告知客戶需要提交的理賠資料清單。2.客戶應按照理賠通知書要求，在規(guī)定時間內提交完整、真實、有效的理賠資料。理賠資料一般包括保險單、事故證明、損失清單、醫(yī)療費用發(fā)票、身份證明等。3.理賠部門收到客戶提交的理賠資料后，應進行初步審核，如發(fā)現(xiàn)資料不齊全或不符合要求，應及時通知客戶補充或更正。（三）理賠調查與定損1.根據(jù)案件情況，理賠部門可能需要進行理賠調查。調查方式包括實地查勘、詢問相關人員、查閱資料等。2.對于涉及財產(chǎn)損失的案件，理賠部門應進行定損工作，確定損失金額和損失程度。定損結果應與客戶溝通確認。（四）理賠審核與賠付1.理賠人員根據(jù)保險條款和理賠規(guī)定，對理賠資料和調查結果進行全面審核，確定是否屬于保險責任范圍以及應賠付的金額。2.審核通過的理賠案件，由財務部門按照規(guī)定進行保險金支付。支付方式可根據(jù)客戶選擇和實際情況，采用銀行轉賬、支票等方式。3.理賠部門應及時向客戶反饋理賠結果，如賠付金額、賠付方式、賠付時間等。對于拒賠案件，應向客戶說明拒賠原因，并提供相關依據(jù)。六、保單檔案管理（一）檔案分類與整理1.保單檔案應按照類別進行分類，主要包括投保檔案、承保檔案、批改檔案、理賠檔案等。2.各類檔案應按照時間順序進行整理，每份檔案應包含完整的相關資料，如投保單、核保意見、保單副本、批改申請及批復、理賠資料等。（二）檔案歸檔要求1.檔案管理人員應及時將整理好的保單檔案進行歸檔，確保檔案資料齊全、完整。2.歸檔的檔案應進行編號，以便于查詢和管理。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映檔案的類別、年份、順序等信息。（三）檔案保管期限1.保單檔案的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，短期保單檔案保管期限為[X]年，長期保單檔案保管期限為[X]年。2.對于涉及重大案件或有特殊規(guī)定的保單檔案，保管期限應適當延長。（四）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱保單檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。2.因特殊原因需要借閱保單檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司主管領導審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應妥善保管檔案，按時歸還。七、保單信息系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)功能要求1.保單信息系統(tǒng)應具備保單生成、銷售管理、批改管理、理賠管理、檔案管理等核心功能，滿足公司保單業(yè)務流程的需求。2.系統(tǒng)應能夠實時記錄和更新保單信息，確保信息的準確性和及時性。同時，應具備數(shù)據(jù)備份和恢復功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）系統(tǒng)安全管理1.加強保單信息系統(tǒng)的安全防護，設置不同級別的用戶權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作相關功能模塊。2.定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全隱患。同時，安裝防火墻、防病毒軟件等安全防護工具，防止外部網(wǎng)絡攻擊。（三）系統(tǒng)維護與升級1.安排專人負責保單信息系統(tǒng)的日常維護工作，及時處理系統(tǒng)故障和問題，確保系統(tǒng)正常運行。2.根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和技術進步的需要，定期對系統(tǒng)進行升級，優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)性能和穩(wěn)定性。八、監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門應定期對保單管理工作進行審計，檢查保單業(yè)務流程是否合規(guī)，各項管理制度是否執(zhí)行到位。2.審計內容包括投保信息真實性、核保流程合規(guī)性、理賠審核準確性、檔案管理規(guī)范性等方面。（二）日常檢查1.各部門應定期對本部門的保單管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司風險管理部門應不定期對保單管理情況進行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、績效扣分等。2.如因違規(guī)行為給公司或客