公章制作管理辦法一、總則（一）目的為加強公司公章的制作、使用和保管管理，保障公司合法權(quán)益，維護公司正常運營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在涉及公司公章使用的各類活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：公章的制作、使用和保管必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準。2.謹慎規(guī)范原則：確保公章使用的準確性、嚴肅性和安全性，防止公章被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.責任明確原則：明確公章制作、使用和保管過程中各環(huán)節(jié)的責任主體，做到責任到人。二、公章的種類及用途（一）公司公章1.用于以公司名義對外簽訂的各類合同、協(xié)議、文件等具有法律效力的文書。2.代表公司參與各類訴訟、仲裁等法律程序。3.其他經(jīng)公司管理層批準需要加蓋公章的事項。（二）法定代表人章用于辦理銀行結(jié)算賬戶、稅務申報、財務報表等涉及公司財務事項的簽章。（三）財務專用章用于公司財務收支、資金結(jié)算、開具發(fā)票等財務活動。（四）合同專用章專門用于簽訂各類合同，明確合同的法律效力。（五）部門章各部門根據(jù)工作需要，經(jīng)公司批準刻制的部門章，用于本部門內(nèi)部文件、通知、報表等的蓋章確認，但不得用于對外簽訂合同或具有法律效力的文件。三、公章的制作（一）制作申請1.因工作需要新刻制公章的部門或個人，應填寫《公章制作申請表》，詳細說明公章的種類、用途、制作原因等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.申請表提交至公司行政管理部門，由行政管理部門對申請事項進行初步審核，確保申請理由充分、符合公司實際需求。（二）審批流程1.行政管理部門將審核通過的《公章制作申請表》提交至公司分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導根據(jù)公司業(yè)務情況和管理要求，對公章制作申請進行全面審查，簽署審批意見。2.對于涉及重要業(yè)務或金額較大的合同專用章、公司公章等的制作申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意。（三）制作單位選擇1.經(jīng)審批同意制作公章后，行政管理部門應選擇具有合法資質(zhì)、信譽良好的公章制作單位進行制作。優(yōu)先選擇公安機關(guān)指定的公章刻制單位，確保公章的質(zhì)量和安全性符合相關(guān)標準。2.與選定的公章制作單位簽訂《公章制作合同》，明確雙方的權(quán)利義務，包括制作規(guī)格、材質(zhì)要求、制作時間、交付方式、保密責任等條款。（四）制作過程監(jiān)督1.行政管理部門應安排專人對公章制作過程進行監(jiān)督，確保制作單位嚴格按照合同要求和相關(guān)標準進行制作。2.監(jiān)督人員有權(quán)檢查制作單位的制作工藝、原材料質(zhì)量等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應及時要求制作單位整改，確保公章制作質(zhì)量合格。（五）公章驗收1.公章制作完成后，制作單位應將公章及相關(guān)印模、使用說明等資料交付給公司行政管理部門。2.行政管理部門組織相關(guān)人員對公章進行驗收，驗收內(nèi)容包括公章的外觀、尺寸、字體、材質(zhì)、防偽標識等是否符合合同要求和相關(guān)標準。3.驗收合格后，填寫《公章驗收單》，由驗收人員簽字確認。如驗收不合格，應及時要求制作單位重新制作，直至驗收合格為止。四、公章的使用（一）使用申請1.需要使用公章的部門或個人，應填寫《公章使用申請表》，詳細注明用章事項、用章文件名稱及編號、用章時間、用章份數(shù)等信息，并附上相關(guān)文件或資料。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公司行政管理部門。（二）審批流程1.行政管理部門對《公章使用申請表》及相關(guān)附件進行審核，重點審查用章事項是否符合公司規(guī)定、文件內(nèi)容是否準確無誤等。2.對于一般性用章事項，經(jīng)行政管理部門負責人審批同意后即可蓋章；對于涉及重要業(yè)務、重大決策、金額較大的合同等用章事項，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批；對于涉及公司核心利益、可能產(chǎn)生重大法律后果的用章事項，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）用章登記1.每次公章使用前，行政管理部門應進行詳細的用章登記，記錄用章時間、用章部門、用章人員、用章事項、文件名稱及編號、用章份數(shù)等信息，并由用章人員簽字確認。2.用章登記應建立專門的臺賬，以便日后查詢和追溯。（四）用章操作1.公章保管人員應嚴格按照審批后的《公章使用申請表》進行用章操作，確保用章位置準確、清晰，不得在空白紙張、空白合同等文件上加蓋公章。2.用章過程中，應注意保護公章的安全，防止公章?lián)p壞或丟失。用章完畢后，應及時將公章放回保管箱（柜）。（五）用章監(jiān)督1.在公章使用現(xiàn)場，行政管理部門應安排專人進行監(jiān)督，確保用章過程符合規(guī)定，防止違規(guī)用章行為發(fā)生。2.監(jiān)督人員有權(quán)對用章事項進行核實，如發(fā)現(xiàn)與申請內(nèi)容不符或存在其他問題，應立即制止用章行為，并及時向相關(guān)領(lǐng)導報告。五、公章的保管（一）保管人員確定1.公司公章由行政管理部門指定專人負責保管，法定代表人章、財務專用章、合同專用章等分別由相應的部門負責人或授權(quán)人員保管。2.公章保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉公章管理規(guī)定，嚴格遵守保密制度。（二）保管設施要求1.公章應存放在專門的保管箱（柜）內(nèi)，保管箱（柜）應具備防盜、防火、防潮、防蟲等功能。2.保管箱（柜）應設置兩把以上不同鑰匙或密碼鎖，分別由不同人員保管，確保公章保管的安全性。（三）保管場所規(guī)定1.公章保管場所應選擇在公司內(nèi)部安全、保密的區(qū)域，避免公章存放在人員流動頻繁、易發(fā)生丟失或被盜的地方。2.未經(jīng)公司批準，公章不得帶出公司辦公區(qū)域。如因特殊情況需要帶出公司，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并采取嚴格的安全措施，確保公章安全。（四）保管責任1.公章保管人員應妥善保管公章，不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人或讓他人代管。2.如因保管不善導致公章丟失、被盜、損壞等情況，保管人員應立即向公司行政管理部門報告，并采取相應的補救措施，如登報聲明作廢、向公安機關(guān)報案等。同時，應承擔相應的責任，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。六、公章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司名稱變更、業(yè)務調(diào)整、機構(gòu)撤銷等原因，原公章不再使用。2.公章?lián)p壞、磨損嚴重，無法正常使用。3.其他經(jīng)公司管理層批準需要停用公章的情形。（二）停用申請1.相關(guān)部門或人員應填寫《公章停用申請表》，詳細說明公章停用的原因、停用時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.申請表提交至公司行政管理部門，由行政管理部門進行審核后，報公司分管領(lǐng)導審批。（三）停用處理1.經(jīng)審批同意公章停用時，行政管理部門應及時通知公章保管人員將公章妥善保管，并停止使用。2.在公章停用后，應在公司內(nèi)部發(fā)布公告，告知全體員工公章停用的相關(guān)信息，防止因不知情而誤用公章。（四）銷毀申請1.對于已停用且無需保留的公章，由行政管理部門填寫《公章銷毀申請表》，提出銷毀申請，并附上需要銷毀公章的詳細清單。2.申請表經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批同意后，方可進行公章銷毀。（五）銷毀方式1.公章銷毀應采用安全、可靠的方式進行，一般可采用粉碎、熔毀等方式，確保公章無法恢復使用。2.銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，由行政管理部門指定專人負責，并邀請公司內(nèi)部審計、監(jiān)察等部門人員參與，確保銷毀過程的合規(guī)性和公正性。（六）銷毀記錄1.公章銷毀完成后，應填寫《公章銷毀記錄單》，記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認。2.《公章銷毀記錄單》應作為公司檔案資料妥善保存，以備日后查詢和審計。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對公章制作、使用和保管情況進行審計檢查，重點審查公章管理制度的執(zhí)行情況、用章審批流程的合規(guī)性、公章保管的安全性等方面。對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）行政管理部門檢查行政管理部門應不定期對公章制作、使用和保管情況進行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門或人員進行整改。檢查內(nèi)容包括公章保管設施是否完好、用章登記是否規(guī)范、審批流程是否執(zhí)行到位等。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自制作、使用、保管公章或違規(guī)用章的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同