采購申請與審批流程標準化手冊（成本控制版）前言為規(guī)范公司采購行為，統(tǒng)一采購申請與審批標準，強化全流程成本管控，避免資源浪費與不規(guī)范支出，特制定本手冊。本手冊旨在通過標準化流程明確各部門職責、優(yōu)化審批節(jié)點、規(guī)范采購行為，實現(xiàn)“需求合理、價格公允、流程高效、成本可控”的采購管理目標，為公司運營提供堅實的物資保障與成本支持。一、手冊適用范圍與核心目標（一）適用范圍本手冊適用于公司各部門（含總部、各分支機構、子公司）的所有采購活動，包括但不限于：辦公用品、設備耗材、服務外包、工程物資、營銷物料等非生產(chǎn)性采購（生產(chǎn)性采購可參照執(zhí)行，具體以生產(chǎn)采購管理辦法為準）。（二）核心目標成本可控：通過預算管控、比價審核、分級審批等機制，保證采購支出不超預算、價格合理，降低采購成本。流程規(guī)范：統(tǒng)一采購申請與審批標準，避免流程混亂、職責不清，提高采購效率。責任明確：清晰界定需求部門、采購部、財務部、審批人的職責，保證各環(huán)節(jié)可追溯、可追責。風險防范：通過供應商管理、驗收審核等環(huán)節(jié)，防范采購質(zhì)量風險、廉潔風險及合規(guī)風險。二、采購申請與審批全流程操作指南（一）第一步：需求提出與部門初審責任人：需求部門經(jīng)辦人、需求部門負責人操作說明：需求確認：需求部門根據(jù)實際工作需要（如新員工入職、設備更新、活動開展等），明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途及期望到貨日期，填寫《采購需求申請表》（詳見附件1）。注意：需求描述需具體、清晰，避免“一批辦公用品”“類似設備”等模糊表述；如涉及技術參數(shù)，需附技術說明或圖紙。預算核對：需求部門經(jīng)辦人需登錄公司預算管理系統(tǒng)，核對本次采購支出是否在部門年度預算內(nèi)。如超預算，需填寫《超預算采購說明》（詳見附件1-1），詳細說明超預算原因及必要性，經(jīng)需求部門負責人簽字確認后，隨《采購需求申請表》一并提交。部門初審：需求部門負責人對需求的合理性、必要性及預算匹配性進行審核，重點確認：需求是否符合部門工作計劃；數(shù)量是否為最低必要需求；預算是否充足（超預算部分是否有合理說明）。審核通過后，在《采購需求申請表》上簽字，并提交至采購部。輸出物：《采購需求申請表》（含超預算說明，如有）。（二）第二步：采購需求復核與尋源責任人：采購部專員、采購部經(jīng)理操作說明：需求復核：采購部收到《采購需求申請表》后，1個工作日內(nèi)完成復核，重點確認：需求描述是否清晰、完整，技術參數(shù)是否明確；預算是否合規(guī)（超預算是否已附說明）；是否存在可替代的現(xiàn)有資源（如閑置設備、庫存物資）。復核不通過的，退回需求部門補充材料；復核通過的，進入下一步。供應商尋源：常規(guī)采購：采購部從《合格供應商名錄》（由采購部定期維護更新）中篩選至少3家供應商，進行詢價或比價。單一來源采購：如只能從唯一供應商處采購（如專利產(chǎn)品、定制化服務），需填寫《單一來源采購申請表》（詳見附件1-2），說明理由并附供應商獨家授權證明，經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，報分管副總審批。緊急采購：因突發(fā)情況需緊急采購（如設備故障搶修、應急物資），需求部門可先口頭申請，采購部立即啟動緊急采購流程，事后24小時內(nèi)補辦書面手續(xù)。比價議價：采購部向供應商索取書面報價單，對比價格、質(zhì)量、交貨期、付款條件等，填寫《供應商比價表》（詳見附件2），形成初步采購建議（推薦供應商、擬成交價格、理由）。輸出物：《供應商比價表》《單一來源采購申請表》（如適用）。（三）第三步：采購申請?zhí)峤慌c分級審批責任人：采購部專員、各級審批人操作說明：采購部根據(jù)采購金額及類型，將《采購申請單》（詳見附件3）與《采購需求申請表》《供應商比價表》等材料，按以下分級審批流程提交：采購金額（人民幣）審批流程5,000元以下需求部門負責人→采購部專員→采購部經(jīng)理5,000元-20,000元需求部門負責人→采購部專員→采購部經(jīng)理→分管副總*20,000元-50,000元需求部門負責人→采購部專員→采購部經(jīng)理→分管副總*→財務部經(jīng)理→總經(jīng)理*50,000元以上需求部門負責人→采購部專員→采購部經(jīng)理→分管副總*→財務部經(jīng)理→總經(jīng)理*→董事會審批要點：需求部門負責人：確認需求必要性及預算匹配性；采購部經(jīng)理：審核采購流程合規(guī)性、比價合理性；分管副總/財務部經(jīng)理/總經(jīng)理：重點審核成本控制、預算執(zhí)行、供應商資質(zhì)等；董事會：審批重大采購項目（如金額超過50萬元或戰(zhàn)略物資采購）。審批通過后，《采購申請單》流轉(zhuǎn)至采購部；審批不通過的，退回采購部重新尋源或需求部門調(diào)整需求。輸出物：審批通過的《采購申請單》。（四）第四步：合同簽訂與訂單下達責任人：采購部專員、法務部（如需）、供應商操作說明：合同擬定：采購部根據(jù)審批通過的《采購申請單》與供應商報價，擬定《采購合同》（詳見附件4）。合同內(nèi)容需包括：采購物品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、質(zhì)量標準、交貨期限、付款方式、違約責任、爭議解決方式等。注意：單筆采購金額超過10,000元或涉及重要服務/工程采購，需經(jīng)法務部審核合同條款，保證合規(guī)性。合同審批：《采購合同》按《采購申請單》審批流程進行審批（審批人可適當簡化，但需至少采購部經(jīng)理、分管副總簽字）。簽訂與下單：審批通過后，采購部與供應商簽訂正式合同，并向供應商下達《采購訂單》（詳見附件4-1），明確交貨時間、地點、聯(lián)系人等信息。輸出物：《采購合同》《采購訂單》。（五）第五步：驗收與入庫責任人：需求部門、倉庫管理員、采購部專員操作說明：到貨驗收：供應商按訂單交貨后，需求部門與倉庫管理員共同進行現(xiàn)場驗收，重點核對：物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與訂單一致；質(zhì)量是否符合合同約定（如檢查設備運行狀態(tài)、物品外觀、合格證等）；是否有破損、短缺等情況。驗收合格后，填寫《采購驗收單》（詳見附件5），需求部門驗收人、倉庫管理員簽字確認；驗收不合格的，當場拒收并通知采購部，采購部需在2個工作日內(nèi)與供應商協(xié)商退換貨或解決方案。入庫登記：倉庫管理員憑《采購驗收單》辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，并將《采購驗收單》復印件反饋至采購部、財務部。輸出物：《采購驗收單》。（六）第六步：付款申請與結算責任人：財務部專員、采購部專員、總經(jīng)理操作說明：單據(jù)審核：財務部收到供應商開具的合規(guī)發(fā)票（與合同、訂單、驗收單信息一致）后，與采購部共同審核單據(jù)的完整性、合規(guī)性，重點確認：發(fā)票抬頭、稅號等是否與公司信息一致；金額是否與合同約定一致；是否已收到《采購驗收單》及審批通過的《采購申請單》。付款申請：審核通過后，財務部填寫《付款申請表》（詳見附件6），按以下流程審批：5,000元以下：財務部經(jīng)理→采購部經(jīng)理→總經(jīng)理*；5,000元以上：財務部經(jīng)理→采購部經(jīng)理→分管副總*→總經(jīng)理*。資金支付：審批通過后，財務部通過銀行轉(zhuǎn)賬/電匯等方式支付款項，付款后更新應付賬款臺賬，并將付款憑證復印件反饋至采購部歸檔。輸出物：《付款申請表》、付款憑證。三、標準化采購流程配套表單模板附件1：采購需求申請表申請部門申請日期申請單號需求人聯(lián)系方式期望到貨日期采購物品/服務名稱規(guī)格型號/技術要求單位數(shù)量預估單價（元）需求用途說明（簡述）附件清單（技術參數(shù)圖紙等）部門負責人簽字：日期：備注（如超預算、緊急采購等）附件1-1：超預算采購說明申請部門原申請單號日期超預算金額（元）原預算金額（元）現(xiàn)申請金額（元）超預算原因說明（請詳細說明必要性及成本構成）部門負責人簽字：日期：采購部審核意見：簽字：日期：分管副總審批意見：簽字：日期：附件1-2：單一來源采購申請表申請部門申請日期申請單號采購物品/服務名稱單一來源供應商名稱單一來源理由（附獨家授權證明等材料）預估總價（元）采購部經(jīng)理意見：簽字：日期：分管副總審批意見：簽字：日期：附件2：供應商比價表采購項目名稱申請單號比價日期需求部門序號供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話123推薦供應商及理由采購部經(jīng)理簽字：日期：附件3：采購申請單申請部門申請日期申請單號采購類型（□物資□服務□工程）金額（元）是否超預算供應商名稱（暫填）采購物品/服務明細（可附頁）采購部審核意見：簽字：日期：需求部門負責人意見：簽字：日期：分管副總意見（如需）：簽字：日期：財務部意見（如需）：簽字：日期：總經(jīng)理意見（如需）：簽字：日期：附件4：采購合同（模板節(jié)選）合同編號：_________甲方（采購方）：_________公司乙方（供應商）：_________公司簽訂日期：____年__月__日采購內(nèi)容規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）交貨時間交貨地點質(zhì)量標準付款方式違約責任附件4-1：采購訂單訂單號下單日期供應商名稱收貨地址聯(lián)系人聯(lián)系電話采購物品/服務明細交貨要求采購部簽字：日期：附件5：采購驗收單驗收日期驗收部門驗收單號供應商名稱訂單號物品名稱規(guī)格型號應收數(shù)量實收數(shù)量質(zhì)量描述（合格/不合格/問題說明）驗收人簽字：倉庫管理員簽字：日期：不合格處理意見（如適用）：采購部簽字：日期：附件6：付款申請表供應商名稱合同號申請單號付款金額（元）付款方式預付款尾款付款事由附件清單（發(fā)票、驗收單、合同等）財務部審核意見：簽字：日期：采購部經(jīng)理意見：簽字：日期：總經(jīng)理意見（如需）：簽字：日期：四、關鍵風險控制與操作要點（一）預算控制要點嚴格執(zhí)行“無預算不采購、超預算不審批”原則，需求部門需在預算內(nèi)提出采購需求，超預算采購必須附詳細說明并經(jīng)高級別審批。財務部每月匯總各部門采購支出與預算執(zhí)行情況，對超預算部門進行預警，督促分析原因并控制后續(xù)采購。（二）供應商管理要點采購部需建立《合格供應商名錄》，定期對供應商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關許可證、質(zhì)量體系認證等）進行審核，每年更新一次。大額采購（單筆超過5萬元）需對供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量保障能力及履約記錄。采購完成后，需求部門需對供應商的服務質(zhì)量、交貨及時性等進行評價，評價結果作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。（三）審批時效要求各審批人需在收到審批材料后1個工作日內(nèi)完成審批（緊急采購除外），無正當理由不得拖延。審批過程中如需補充材料，審批人需一次性告知需求部門或采購部，避免反復退回影響效率。（四）資料留存要求采購全流程資料（含需求申請、比價表、合同、驗收單、付款憑證等）需由采購部統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于5年。電子資料需同步至公司OA系統(tǒng)，保證可在線查詢與追溯。（五）廉潔風險防范嚴禁采購人員收受供應商回扣、禮品或接受宴請，違者將按公司規(guī)定嚴肅處理，情節(jié)嚴重者移送司法機關。涉及采購決策的人員，如與供應商存在關聯(lián)關系，需主動申并回避。（六）緊急采購特殊要求緊急采購僅限突發(fā)、不可預見情況（如自然災害、生產(chǎn)），需由需求部門負責人書面說明緊急原因，經(jīng)分管副總批準后執(zhí)行。緊急采購完成后，采購