環(huán)衛(wèi)公司辦公用品管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定適用于環(huán)衛(wèi)公司全體員工。旨在加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等流程，合理控制辦公用品費(fèi)用支出，提高辦公用品的使用效率，以更好地支持公司日常運(yùn)營，踐行公司“高效服務(wù)、環(huán)保為民”的企業(yè)文化和“以優(yōu)質(zhì)服務(wù)創(chuàng)社會效益，以合理運(yùn)營獲經(jīng)濟(jì)效益”的經(jīng)營理念。二、辦公用品的分類與定義1.辦公文具類：包括但不限于筆（中性筆、圓珠筆、鉛筆等）、筆記本、便簽紙、文件夾、文件袋、訂書機(jī)、訂書釘、回形針、膠水、膠棒等日常書寫及文件整理用品。2.辦公設(shè)備類：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等具備一定價(jià)值且使用年限較長的設(shè)備。3.辦公耗材類：打印機(jī)墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、傳真紙等用于辦公設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的消耗性材料。4.其他用品類：如垃圾桶、拖把、掃帚等清潔用品，以及綠植、裝飾擺件等辦公環(huán)境布置用品。三、辦公用品的采購管理1.采購需求申報(bào)-各部門每月末根據(jù)實(shí)際工作需求，填寫《辦公用品采購需求申請表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交至行政部門。-對于臨時(shí)緊急需求的辦公用品，部門可填寫《臨時(shí)辦公用品采購申請表》，及時(shí)提交給行政部門。2.采購流程-行政部門負(fù)責(zé)匯總各部門的采購需求，結(jié)合庫存情況，制定月度辦公用品采購計(jì)劃。-采購計(jì)劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門安排專人負(fù)責(zé)采購。在采購過程中，需遵循公司扁平化管理原則，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，提高采購效率。采購人員應(yīng)通過多渠道比較供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行合作，以確保所采購的辦公用品性價(jià)比最高。-對于辦公設(shè)備類采購，需根據(jù)公司實(shí)際需求和預(yù)算，進(jìn)行詳細(xì)的市場調(diào)研和評估，必要時(shí)組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行論證，確保采購的設(shè)備滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要。四、辦公用品的庫存管理1.入庫管理-辦公用品采購回來后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。倉庫管理人員需對照采購清單，對辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對，確保無誤后辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》。-對于辦公設(shè)備，倉庫管理人員應(yīng)協(xié)同技術(shù)人員進(jìn)行安裝調(diào)試，確認(rèn)設(shè)備正常運(yùn)行后再辦理入庫。2.庫存盤點(diǎn)-倉庫管理人員應(yīng)定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制《辦公用品盤點(diǎn)表》，如實(shí)反映庫存數(shù)量、出入庫情況等信息。-若發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。如因人為原因造成損失，將追究相關(guān)人員責(zé)任。3.庫存安全-倉庫應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保辦公用品的存儲安全。對于有特殊存儲要求的辦公用品，如電子設(shè)備、耗材等，應(yīng)按照規(guī)定的環(huán)境條件進(jìn)行存放。五、辦公用品的使用管理1.領(lǐng)用制度-員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，到倉庫領(lǐng)取辦公用品。倉庫管理人員按照登記表發(fā)放相應(yīng)物品，并做好記錄。-對于貴重辦公用品或限量使用的物品，如高檔筆記本電腦、專業(yè)繪圖工具等，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可領(lǐng)用。2.使用規(guī)范-員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，避免浪費(fèi)。對于辦公設(shè)備，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用，不得擅自拆卸、改裝。若因違規(guī)操作導(dǎo)致設(shè)備損壞，使用者需承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用。-公用辦公用品，如會議室的投影儀、音響設(shè)備等，使用部門應(yīng)提前預(yù)約，并在使用后及時(shí)歸還倉庫，確保設(shè)備完好無損。-鼓勵(lì)員工對辦公用品進(jìn)行二次利用，如紙張雙面打印、廢舊文件夾重復(fù)使用等，以踐行公司的環(huán)保理念，提高經(jīng)濟(jì)效益。六、辦公用品的維護(hù)與報(bào)廢管理1.維護(hù)保養(yǎng)-對于辦公設(shè)備，公司應(yīng)建立定期維護(hù)保養(yǎng)制度。行政部門可與專業(yè)的維修服務(wù)公司簽訂維保協(xié)議，定期對設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。同時(shí)，也應(yīng)鼓勵(lì)員工在日常使用中做好設(shè)備的清潔、簡單維護(hù)工作。-對于一些易損的辦公用品，如打印機(jī)墨盒、硒鼓等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換和維護(hù)，以保證辦公效率。2.報(bào)廢處理-辦公用品因損壞無法修復(fù)、達(dá)到使用年限或因技術(shù)更新等原因失去使用價(jià)值時(shí)，由使用部門填寫《辦公用品報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)行政部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行報(bào)廢處理。-對于報(bào)廢的辦公設(shè)備，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理，如交由專業(yè)的回收公司進(jìn)行環(huán)保拆解，防止對環(huán)境造成污染，體現(xiàn)公司的社會效益。七、辦公用品費(fèi)用管理1.預(yù)算編制-行政部門根據(jù)公司歷史辦公用品費(fèi)用支出情況、各部門業(yè)務(wù)發(fā)展需求以及市場價(jià)格波動(dòng)等因素，編制年度辦公用品費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算應(yīng)細(xì)化到各類辦公用品的采購、維修、保養(yǎng)等費(fèi)用項(xiàng)目。-年度預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為各部門辦公用品費(fèi)用支出的控制依據(jù)。2.費(fèi)用核算與控制-財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對辦公用品費(fèi)用進(jìn)行核算，將費(fèi)用按照部門進(jìn)行分?jǐn)偂Ｃ吭履?，?cái)務(wù)部門向各部門提供辦公用品費(fèi)用使用情況報(bào)表，讓各部門及時(shí)了解費(fèi)用支出情況。-各部門應(yīng)嚴(yán)格控制辦公用品費(fèi)用支出，不得超出預(yù)算。如因特殊情況需要超預(yù)算支出，需提前向公司領(lǐng)導(dǎo)提交申請，說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。八、績效考核與激勵(lì)1.將辦公用品的管理與使用情況納入員工績效考核體系。對于在辦公用品節(jié)約、合理使用、維護(hù)保養(yǎng)等方面表現(xiàn)突出的員工，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神表彰，如頒發(fā)“節(jié)能標(biāo)兵”等榮譽(yù)稱號，以激勵(lì)員工積極踐行公司的文化理念。2.對于因浪費(fèi)、違規(guī)使用辦公用品等行為導(dǎo)致公司成本增加的員工，在績效考核中予以扣分處理，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。九、人力資源相關(guān)支持1.行政部門定期組織辦公用品管理培訓(xùn)，向員工介紹辦公用品的正確使用方法、維護(hù)保養(yǎng)知識等，提高員工對辦公用品的管理意識和技能水平。2.在人力資源招聘環(huán)節(jié)，注重選拔具有節(jié)約意識、責(zé)任心強(qiáng)的員工，以更好地適應(yīng)公司辦公用品管理的要求。十、安全生產(chǎn)與人文關(guān)懷1.在辦公用品的采購、使用過程中，要充分考慮安全生產(chǎn)因素。如采購符合國家安全標(biāo)準(zhǔn)的辦公設(shè)備、用品，避免因質(zhì)量問題給員工帶來安全隱患。2.關(guān)注員工對辦公用品的實(shí)際需求，在合理范圍內(nèi)盡量滿足員工對辦公用品的個(gè)性化要求，體現(xiàn)公司的人文關(guān)懷。例如，為長時(shí)間使用電腦的員工提供符合人體工程學(xué)的座椅、鍵盤等設(shè)備，提高