專項(xiàng)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專項(xiàng)采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的專項(xiàng)采購活動(dòng)，包括但不限于工程項(xiàng)目、設(shè)備購置、物資采購、服務(wù)采購等各類專項(xiàng)采購項(xiàng)目。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：專項(xiàng)采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有潛在供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本和效益，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。4.誠信合作原則：與供應(yīng)商建立誠信合作關(guān)系，共同維護(hù)市場(chǎng)秩序，促進(jìn)公司與供應(yīng)商的共同發(fā)展。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立專項(xiàng)采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大專項(xiàng)采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：1.審議專項(xiàng)采購項(xiàng)目的采購策略、預(yù)算安排等重大事項(xiàng)。2.對(duì)采購項(xiàng)目的供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行決策。3.監(jiān)督采購項(xiàng)目的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司指定[具體部門名稱]作為專項(xiàng)采購的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的具體實(shí)施。其職責(zé)包括：1.根據(jù)采購需求，制定采購計(jì)劃和采購方案。2.組織開展供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等采購活動(dòng)。3.協(xié)調(diào)采購項(xiàng)目各相關(guān)方的工作，確保采購項(xiàng)目順利進(jìn)行。4.負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對(duì)采購質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。5.整理、歸檔采購項(xiàng)目的相關(guān)文件和資料。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出專項(xiàng)采購需求，明確采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期等詳細(xì)信息，并對(duì)采購需求的合理性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，確保采購資金的安全和合理使用。3.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《專項(xiàng)采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、預(yù)算金額等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.《專項(xiàng)采購需求申請(qǐng)表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購執(zhí)行部門。（二）采購計(jì)劃制定采購執(zhí)行部門收到《專項(xiàng)采購需求申請(qǐng)表》后，對(duì)采購需求進(jìn)行評(píng)估和分析，結(jié)合公司采購政策和實(shí)際情況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購方式、采購時(shí)間安排、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商征集：采購執(zhí)行部門通過多種渠道征集潛在供應(yīng)商，包括但不限于供應(yīng)商庫、行業(yè)網(wǎng)站、招標(biāo)公告、供應(yīng)商推薦等。2.供應(yīng)商篩選：采購執(zhí)行部門對(duì)征集到的潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和篩選，確定符合要求的供應(yīng)商名單。資格審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。3.供應(yīng)商評(píng)估：采購執(zhí)行部門組織相關(guān)人員對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，確定入圍供應(yīng)商名單。4.供應(yīng)商管理：采購執(zhí)行部門建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估情況、合作記錄等進(jìn)行記錄和管理。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，淘汰不合格供應(yīng)商，建立優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源庫。（四）采購方式選擇根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和金額大小，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等。1.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項(xiàng)目。采購執(zhí)行部門通過發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的采購項(xiàng)目，或者采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的采購項(xiàng)目。采購執(zhí)行部門向符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，邀請(qǐng)其參加投標(biāo)，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的采購項(xiàng)目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的采購項(xiàng)目，或者采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的采購項(xiàng)目，或者不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購項(xiàng)目。采購執(zhí)行部門與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的采購項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的采購項(xiàng)目，或者必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項(xiàng)目。采購執(zhí)行部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購合同。5.詢價(jià)采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。采購執(zhí)行部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其一次報(bào)出不得更改的價(jià)格，根據(jù)報(bào)價(jià)結(jié)果確定成交供應(yīng)商。（五）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購方式的要求，組織與供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判內(nèi)容包括采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款。在談判過程中，應(yīng)保持公平、公正、公開的原則，充分溝通協(xié)商，爭(zhēng)取有利的談判結(jié)果。2.合同簽訂：采購談判達(dá)成一致意見后，采購執(zhí)行部門起草采購合同，并提交給財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核通過后，按照公司合同管理規(guī)定，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購貨物的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。（六）采購項(xiàng)目實(shí)施與監(jiān)控1.采購項(xiàng)目實(shí)施：采購合同簽訂后，采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)組織采購項(xiàng)目的實(shí)施。按照合同約定，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量提供貨物或服務(wù)。需求部門應(yīng)積極配合采購執(zhí)行部門，做好采購項(xiàng)目的接收、驗(yàn)收等工作。2.采購項(xiàng)目監(jiān)控：采購執(zhí)行部門應(yīng)建立采購項(xiàng)目監(jiān)控機(jī)制，對(duì)采購項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、成本等進(jìn)行跟蹤監(jiān)控。定期向采購決策機(jī)構(gòu)匯報(bào)采購項(xiàng)目的進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決采購過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，追究其違約責(zé)任。（七）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購項(xiàng)目完成后，采購執(zhí)行部門應(yīng)提前通知需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。2.驗(yàn)收實(shí)施：驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收方案對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，包括對(duì)采購貨物的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)性能等進(jìn)行檢查，對(duì)采購服務(wù)的內(nèi)容、質(zhì)量、效果等進(jìn)行評(píng)估。驗(yàn)收過程中，應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收小組應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或退換貨物。如供應(yīng)商拒絕承擔(dān)責(zé)任，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。（八）采購付款1.付款申請(qǐng)：采購項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定提交付款申請(qǐng)。采購執(zhí)行部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.付款審批：采購執(zhí)行部門將審核通過的付款申請(qǐng)?zhí)峤唤o財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行付款審批。付款審批通過后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.付款監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立采購付款監(jiān)督機(jī)制，對(duì)采購付款情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保采購資金的安全和合理使用。如發(fā)現(xiàn)付款過程中存在問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施針對(duì)識(shí)別出的采購風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任。建立供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，加強(qiáng)采購過程中的質(zhì)量監(jiān)控，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和檢測(cè)報(bào)告。驗(yàn)收時(shí)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其承擔(dān)責(zé)任。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，了解同類產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格行情，合理確定采購預(yù)算。在采購談判中爭(zhēng)取有利的價(jià)格條款，采用多種采購方式進(jìn)行比較，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商。4.交貨期風(fēng)險(xiǎn)：在采購合同中明確交貨期，并要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的交貨計(jì)劃。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解交貨進(jìn)度，如發(fā)現(xiàn)可能影響交貨期的問題，及時(shí)采取措施進(jìn)行解決。5.法律風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購行為合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，由法務(wù)部門或?qū)I(yè)律師對(duì)合同條款進(jìn)行審核，避免合同糾紛。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)發(fā)生異常變化，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。同時(shí)，對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷完善采購風(fēng)險(xiǎn)管理體系。五、采購績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)建立采購績(jī)效評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)采購執(zhí)行部門和采購人員的工作績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)包括但不限于采購成本、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面。1.采購成本：包括采購價(jià)格、采購費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲(chǔ)費(fèi)用等，評(píng)估采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)，是否實(shí)現(xiàn)了采購成本的降低。2.采購質(zhì)量：評(píng)估采購貨物或服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求，是否滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。3.采購效率：包括采購周期、合同簽訂時(shí)間、交貨期等，評(píng)估采購工作是否及時(shí)、高效地完成。4.供應(yīng)商管理：評(píng)估供應(yīng)商的選擇、評(píng)估、管理等工作是否到位，供應(yīng)商的滿意度和忠誠度是否較高。5.風(fēng)險(xiǎn)管理：評(píng)估采購風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估、應(yīng)對(duì)等工作是否有效，是否避免或降低了采購風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。（二）評(píng)估方法采用定量與定性相結(jié)合的評(píng)估方法，對(duì)采購績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。1.定量評(píng)估：通過對(duì)采購成本、采購質(zhì)量、采購效率等指標(biāo)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析，計(jì)算相應(yīng)的績(jī)效得分，直觀反映采購工作的績(jī)效水平。2.定性評(píng)估：通過對(duì)供應(yīng)商管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面進(jìn)行問卷調(diào)查、實(shí)地考察、專家評(píng)價(jià)等方式，獲取相關(guān)信息，對(duì)采購工作進(jìn)行定性評(píng)價(jià)。（三）評(píng)估周期采購績(jī)效評(píng)估周期為[具體評(píng)估周期，如季度、年度等]。采購執(zhí)行部門應(yīng)在評(píng)估周期結(jié)束后，及時(shí)整理和分析采購工作數(shù)據(jù)，撰寫采購績(jī)效評(píng)估報(bào)告