7.1政府機關干部編配統(tǒng)計與工作設想展示文件的制作7.2公務員結構分析與比較表的制作7.3自動記錄考勤表的制作第7章政務應用案例分析

7.1政府機關干部編配統(tǒng)計與

工作設想展示文件的制作

1．目的與要求

通過該案例制作過程的學習，掌握PowerPoint軟件的幻燈片制作、幻燈片動畫設置、幻燈片鏈接等技術。

2．案例分析與實現(xiàn)方法

1)政府機關某局的干部編配情況

(1)總體情況：

XX局是在市政府領導下的職能機構。該局機關共設7個部門，下轄3個事業(yè)單位，現(xiàn)有人員239人。

(2)機構設置：

張局長：主管本局全面工作

王副局長：主管辦公室、機關黨委、人事處

李副局長：主管外事處和綜合處

趙副局長：主管服務處和經(jīng)管處

(3)人員情況：

①職務

局級：機關4人、事業(yè)單位0人、合計4人

處級：機關16人、事業(yè)單位10人、合計26人

科級：機關21人、事業(yè)單位56人、合計77人

②職稱

高級：機關12人、事業(yè)單位24人、合計36人

中級：機關20人、事業(yè)單位26人、合計46人

初級：機關9人、事業(yè)單位16人、合計25人

(4)人員變動情況見表7.1：表7.1人員變動情況表

(5)?2007年工作設想：

建立健全與社會主義市場經(jīng)濟體制相適應的人事管理體制，強化宏觀管理、法制建設、協(xié)調指導和信息服務職能。

①加強對全局國家公務員和專業(yè)技術人員的綜合管理工作，加強機關、事業(yè)單位職工人數(shù)和工資總額宏觀調控和檢查監(jiān)督。

②加強對全局人才需求的預測、規(guī)劃、培養(yǎng)、開發(fā)工作和人才結構的調整，加速培肓和發(fā)展人才市場，促進人才合理配置。③加強機關、事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老、工傷、失業(yè)保險制度改革和管理工作。弱化微觀管理，搞活企事業(yè)人事管理制度，下放管理具體事務的職權。

請綜合利用辦公軟件技術和上述材料，制作一個圖文并茂的演示文稿來說明該局的干部編配情況。

2)制作詳細步驟

(1)啟動PowerPoint2003，將自動建立一張新幻燈片，在“插入”菜單中選擇“新幻燈片”選項再添加四張幻燈片。

(2)在“格式”菜單中選擇“幻燈片版式”選項，打開如圖7.1所示的“幻燈片版式”任務窗格，在圖7.2所示的“其他版式”列表中，選擇第二行第一個版式，將第1張幻燈片設為“標題、文本與剪貼畫”版式。選中第2張幻燈片，在圖7.3所示的“其他版式”列表中，選擇第五行第二個版式，將第2張幻燈片設為“標題和圖示或組織結構圖”版式。選中第3張幻燈片，在圖7.4所示的“其他版式”列表中，選擇第五行第一個版式，將第3張幻燈片設為“標題和表格”版式。用同樣的方法分別選第三行第一個版式，將第4張幻燈片設為“標題、文本和圖表”版式，在圖7.5所示的“文字版式”列表中，選擇第二行第一個版式，將第5張幻燈片設為“標題和文本”版式。圖7.1“幻燈片版式”窗格圖7.2“標題、文本與剪貼畫”版式圖7.3“標題和圖示或組織結構圖”版式圖7.4“標題和表格”版式圖7.5“標題和文本”版式

(3)在第1張幻燈片的的標題處輸入“政府機關某局的干部編配情況”，設為“黑體”、“加粗”、“44”、“藍色”；在左側框內輸入小標題“總體情況”，設為“華文隸書”、“加粗”、“44”、“綠色”；下面輸入文字“本局機關共設7個部門，下轄3個事業(yè)單位，現(xiàn)有人員239人?！?，設為“華文中宋”、“加粗”、“36”、“藍色”；在右側的圖框中插入一會議圖案的剪貼畫；背景用淺紅與白色相間的漸變色填充，效果如圖7.6所示。圖7.6“總體情況”幻燈片效果圖

(4)在第2張幻燈片的的標題處輸入“機構設置”，在“格式”菜單中選擇“背景”選項，在打開的“背景”對話框中選擇“填充效果”選項，在打開的“填充效果”對話框的“紋理”選項卡中選擇“綠色大理石”；文字設為“華文琥珀”、“加粗”、“44”、“白色”；在下面插入一組織結構圖，分別輸入各位局長的管轄部門；利用“設置自選圖形格式”對話框中的“顏色與線條”選項卡的“顏色”填充效果分別將四個局長的職務框的背景填充為“羊皮紙”、“花束”、“藍色面巾紙”和“白色大理石”紋理，效果如圖7.7所示。

(5)在第3張幻燈片的的標題處輸入“人員分布情況”，設為“華文新魏”、“加粗”、“44”、“黑色”；在下面分別插入兩個文本框，分別輸入“職務”和“職稱”，插入兩個4行4列的表格，輸入相應的職務和職稱分布情況，根據(jù)實際情況分別設置字體、字號和顏色，背景用藍與白色相間的漸變色填充，效果如圖7.8所示。圖7.7“機構設置”幻燈片效果圖圖7.8“人員分布情況”幻燈片效果圖

(6)在第4張幻燈片的的標題處輸入“人員變動情況”，設為“宋體”、“加粗”、“44”、“黑色”；在左邊表格框中插入一個4行5列的表格，輸入相應內容，定義字體、字號。在右邊的圖表框中單擊“”按鈕，待出現(xiàn)圖7.9所示的表格和圖表時，分別將圖7.9所示的“數(shù)據(jù)表”中的數(shù)據(jù)用“人員情況表”對應單元格中的數(shù)據(jù)替換，效果如圖7.10所示。單擊鼠標左鍵，調整坐標的字體、字號，背景用淺紅與白色相間的漸變色填充。即可得到如圖7.11所示的效果。

(7)在第5張幻燈片的的標題處輸入“2007年工作設想”，設為“宋體”、“加粗”、“44”、“黑色”；在下面的文本框中輸入設想內容，根據(jù)實際情況設置字體、字號和顏色，背景用綠色與白色相間的漸變色填充，即可得到圖7.12所示的效果。圖7.9插入時默認圖表圖7.10“數(shù)據(jù)表”中的數(shù)據(jù)替換后的圖表效果圖7.11“人員變動情況”幻燈片效果圖圖7.12“2007年工作設想”幻燈片效果圖

(8)利用“幻燈片放映”菜單下的“自定義動畫”選項可對幻燈片中的對象設置動畫效果。

(9)為了使幻燈片可以按自己的需要進行播放，可以借助超級鏈接控制幻燈片的播放順序。在最前面再插入一張新幻燈片，版式為“標題和文本”，在其內輸入后面各張幻燈片的標題，然后將每一個標題與后面的對應幻燈片建立超級鏈接，并在每一張幻燈片上設置返回動作按鈕，以利于播放。

(10)為了使演示文稿的播放過程更精彩，可為每張幻燈片設置切換方式。在“幻燈片放映”菜單中選擇“幻燈片切換”選項可對每張幻燈片設置相應的切換方式。

(11)設置完畢后，在“幻燈片放映”菜單中選擇“觀看放映”選項可從第1張幻燈片開始放映演示文稿，或單擊屏幕左下方的“”按鈕，從當前幻燈片開始放映演示文稿。

7.2公務員結構分析與比較表的制作

1．目的與要求

通過該案例的制作過程的學習，掌握Excel軟件的工作表編輯、公式計算、圖表制作等技術。

2．案例分析與實現(xiàn)方法

1)某政府部門的公務員情況

某政府部門的公務員情況如表7.2所示。表7.2某局公務員情況匯總表

2)制作要求

(1)利用辦公軟件技術制作上表，并計算出合計數(shù)，要求合計數(shù)用百分數(shù)來表示。

(2)以上表中的數(shù)據(jù)為依據(jù)，創(chuàng)建該部門人員的文化程度對比圖表。

3)制作詳細步驟

(1)啟動Excel2003軟件，從第2行開始按照某局公務員情況匯總表建立并輸入內容。

(2)選中A1:K1區(qū)域，單擊“”合并及居中按鈕，使標題居中，輸入“某局公務員情況匯總表”；設置字體為“宋體”、字號為“14”。

(3)選中A2:K7區(qū)域，單擊“格式”工具欄上的“”按鈕右側向下的箭頭，在如圖7.13所示的邊框面板中選擇“”樣式，為單元格添加邊框線；分別選擇A2:A3和B2:B3，利用合并及居中功能將其分別合并且居中；分別選擇C2:E2、F2:H2和I2:K2，利用“”合并及居中功能將“年齡結構”、“文化程度”、“職務”居中放置。

(4)分別選中A2:A3和B2:B3單元格合并區(qū)域，在其上按右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”選項，在“對齊”選項卡內設置水平、垂直都為居中。

(5)求總人數(shù)：在B7單元格中插入公式：“=sum(B4:B6)”，計算出總人數(shù)；在C7單元格中輸入公式：“=sum(C4:C6)/$b$7”，利用公式復制拖動法將該公式復制到后面相應單元格內，選中C7:K7區(qū)域單元格，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”選項，打開如圖7.14所示的“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項卡中的“分類”區(qū)的列表中選擇“百分比”選項，在“小數(shù)位數(shù)”右邊的文本框中輸入“0”或利用上下箭頭選擇“0”，單擊“確定”按鈕，將所有計算結果變?yōu)榘俜直雀袷?。圖7.13邊框面板圖7.14“單元格格式”對話框

(6)選定單元格區(qū)域F3:H3，按住Ctrl鍵，再選定單元格區(qū)域F7:H7，在“插入”菜單中選擇“圖表”選項，打開如圖7.15所示的“圖表向導-4步驟之1-圖表類型”對話框，在“圖表類型”列表中選擇“餅圖”選項，在“子圖表類型”列表中選擇第一排第二個(三維餅圖)類型，單擊“下一步”按鈕。

(7)打開如圖7.16所示的“圖表向導-4步驟之2-圖表源數(shù)據(jù)”對話框，在“系列產(chǎn)生在”區(qū)域選中“行”單選項，單擊“下一步”。圖7.15“圖表類型”對話框圖7.16“圖表源數(shù)據(jù)”對話框

(8)打開如圖7.17所示的“圖表向導-4步驟之3-圖表選項”對話框，在“數(shù)據(jù)標志”選項卡的“數(shù)據(jù)標簽包括”區(qū)，分別選中“類別名稱”、“百分比”兩個多選項，選中“顯示引導線”選項，單擊“下一步”按鈕。

(9)打開如圖7.18所示的“圖表向導-4步驟之4-圖表位置”對話框，選中“作為其中的對象插入”單選項，單擊“完成”按鈕，最后效果如圖7.19所示。圖7.17“圖表選項”對話框圖7.18“圖表位置”對話框圖7.19“作為其中的對象插入”后的效果

7.3自動記錄考勤表的制作

1．目的與要求

通過該案例的制作過程的學習，掌握Excel統(tǒng)計函數(shù)、宏的使用方法與技巧。

2．案例分析與實現(xiàn)方法

單位傳統(tǒng)的考勤登記方式有工作量大、出錯幾率高、統(tǒng)計分析麻煩等特點，現(xiàn)在已經(jīng)進入了信息時代，我們用Excel2003制作簡單、快捷、準確的考勤表，可以切身體會到信息時代的方便與快捷。

1)基本框架設置

首先要進行的工作是新建工作簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的基本框架。步驟如下：

(1)啟動Excel2003，新建一個工作簿，命名為“2007年員工考勤表”，在工作簿中建立12個工作表，將工作表名分別命名為“1月”～“12月”。

(2)在第4個工作表的A1、B1單元格中分別輸入“姓名”、“日期”，在A2單元格中輸入第1個員工的姓名，接著選擇A2:A3單元格，然后單擊“”合并及居中按鈕將兩個單元格合并為1個單元格。按照以上方法錄入其他員工的姓名，如圖7.20所示。圖7.20創(chuàng)建考勤表圖7.21“智能填充”快捷菜單

(3)在C1單元格中輸入“4-1”，程序將自動轉成“4月1日”(這里假定考勤為4月份，從4月1日開始)。用鼠標點選單元格C1，并移動鼠標到單元格的右下角“”處，待出現(xiàn)實心“”字的填充柄后，按住左鍵向右拖動到需要的位置，這樣在4月1日后便形成了一個日期序列。

(4)單擊日期序列最后的“”自動填充選項的“”智能填充標記，在彈出如圖7.21所示的下拉列表中單擊“以工作日填充”項，程序便自動將星期六、日去掉，不記入考勤日期。效果如圖7.22所示。圖7.22星期六、日不記入考勤日期效果

(5)選中整個日期行，將光標放入該行，單擊鼠標右鍵，在彈出如圖7.23所示的快捷菜單中選中“設置單元格格式”選項，打開如圖7.24所示的“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項卡的“分類”區(qū)的下拉列表中選擇“自定義”選項，在“類型”區(qū)的文本框中輸入“d"日"”，單擊“確定”按鈕，即可將“月日”表示變?yōu)椤叭铡北硎?，效果如圖7.25所示。圖7.23右鍵快捷菜單圖7.24“單元格格式”對話框圖7.25“月日”表示變?yōu)椤叭铡北硎拘Ч?/p>

2)錄制宏

(1)單擊選擇工作表中的任意一個單元格，然后在“工具”菜單的“宏”菜單項中選擇“錄制新宏”選項，打開如圖7.26所示的“錄制新宏”對話框。在“宏名”文本框中輸入準備錄制的宏的名稱——“返回當前時間”，在“說明”文本框中輸入“記錄的宏考勤表統(tǒng)計”，單擊“確定”即可進入宏的錄制階段。

(2)輸入公式“=now()”，然后按回車鍵，接著單擊“停止錄制”工具欄中的“停止錄制”按鈕結束錄制。圖7.26“錄制新宏”對話框

3)制作宏按鈕

(1)在“視圖”菜單的“工具欄”菜單項中選擇“繪圖”選項，打開“繪圖”工具欄，單擊“繪圖”工具欄中的“繪圖”按鈕右側向下的“”，在打開如圖7.27所示的下拉菜單的“自動靠齊”菜單項中選擇“對齊網(wǎng)格”選項。

(2)在“視圖”菜單的“工具欄”菜單項中選擇“窗體”選項，打開如圖7.28所示的“窗體”工具欄，然后單擊“窗體”工具欄上的

“”按鈕，接著在單元格B2中拖動鼠標繪制一個按鈕，Excel將自動打開如圖7.29所示的“指定宏”對話框，點選其中的“返回當前時間”宏，并單擊“確定”按鈕。圖7.27“繪圖”下拉菜單圖7.28“窗體”工具欄圖7.29選擇“返回當前時間”宏

(3)在工作表上單擊剛設置的按鈕，將按鈕上的文字更改為“上班”，并對文字大小、字體進行設置。然后單擊“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕，并按住“Ctrl”鍵，用鼠標將剛才制作的按鈕拖到B3中，即將制作好的按鈕復制到B3中，并將按鈕上的“上班”更改為“下班”。

(4)選中“繪圖”工具欄上的“”選擇對象按鈕，單擊“下班”按鈕，然后按住“Shift”鍵再單擊“上班”按鈕，將兩個按鈕同時選中。單擊“Ctrl”鍵，用鼠標將選中的兩個按鈕拖動復制到B列的其余單元格中，最后效果如圖7.30所示。

4)記錄出勤

(1)選中待插入上下班時間的單元格，單擊同一行中的“上班”或“下班”按鈕即可。在單擊“上班”、“下班”按鈕時，如圖7.30所示，會返回很長一串數(shù)字，其實我們只需顯示諸如“13:30”這樣的時間即可。

(2)單擊C2單元格，在“格式”菜單中選擇“單元格”選項，打開如圖7.31所示的“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項卡的“分類”列表框中選擇“時間”選項，在“類型”列表框中選擇“13:30”，最后單擊“確定”即可。圖7.30創(chuàng)建“上、下班”按鈕宏圖7.31“單元格格式”對話框“數(shù)字”選項卡

(3)要把出勤的所